Page mise à jour le 21/08/2024

4 conseils pour bien accueillir votre stagiaire ou alternant

Vous avez recruté un stagiaire ou un alternant ? Une fois le process de recrutement finalisé, il convient maintenant d’accueillir votre nouvelle recrue dans les règles de l’art. Voici quelques bonnes pratiques pour vous y aider !

L’intégration de votre alternant ou votre stagiaire est une étape clé pour la réussite de votre future collaboration.
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Conseil n° 1 : choisir un tuteur

Le stagiaire ou l’alternant est là avant tout pour apprendre et observer. Pour être certain de l’accueillir dans de bonnes conditions, il est essentiel de désigner un tuteur qui a la volonté de transmettre ses connaissances et qui saura faire preuve de patience, de disponibilité et de pédagogie.

Vous rappellerez aussi à ce référent toutes les précautions indispensables au bon déroulé du parcours.

Pour un stage :

Un stagiaire n’est pas tenu par des obligations de production et ne peut être sanctionné en cas d’erreur ;
Les tâches qui lui sont assignées doivent être conformes à celles définies dans la convention de stage ;
Il est interdit de lui confier des missions régulières qui correspondraient à un poste de travail permanent.

Pour une alternance :

Pour un contrat d’apprentissage, le maître d’apprentissage peut être le chef d’entreprise ou un salarié. Il doit avoir la compétence professionnelle requise pour former son apprenti (diplôme, 2 années d’expérience dans le métier) et ne peut encadrer plus de 2 jeunes et un redoublant ;
Pour un contrat de professionnalisation, l’accompagnement d’un tuteur est également obligatoire. La personne doit être volontaire et justifier de plus de 2 ans d’expérience dans le métier (en relation directe avec celui de l’alternant).

Conseil n°2 : soigner la phase d’onboarding

Avant l’arrivée de votre stagiaire ou alternant

Bien accueillir votre stagiaire ou votre alternant commence avant son arrivée dans votre entreprise. Pour répondre à ses questions et faciliter son arrivée, pensez à lui envoyer en amont un mail de bienvenue comprenant toutes les informations nécessaires :

L’heure d’arrivée souhaitée ;
L’adresse de l’entreprise et si besoin les indications pour s’y rendre (transport, formalité d’entrée …) ;
L’emplacement de son bureau ou de celui de son tuteur ;
Les documents et matériel à apporter.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à lui communiquer quelques informations sur le déroulé de sa première journée. Un mail bien ficelé permet à votre nouvelle rerue de commencer son parcours dans votre entreprise dans les meilleures conditions.

Assurez-vous également qu’il aura les moyens de travailler dans de bonnes conditions :

Faites en sorte qu’il dispose bien de tous les outils et matériels dont il aura besoin, et cela dès son premier jour ;
Selon votre activité, prévoyez-lui un espace de travail confortable, si possible au plus près de votre équipe afin qu’il puisse participer pleinement à vos projets.

Le jour J

Pour faire en sorte que votre stagiaire ou alternant se sente bien accueilli dès le jour J, vous pouvez :

Prévoir un moment de convivialité comme un petit déjeuner ou déjeuner avec votre équipe, pour faire les présentations de manière informelle ;
Organiser une visite des lieux (son bureau, la cafétéria, salle de pause, salle de conférence …) ;
Lui remettre un welcome pack avec un livret d’accueil comprenant toutes les informations sur le fonctionnement de l’entreprise (présentation, missions, enjeux, règlement intérieur) et pourquoi pas quelques goodies comme un tote bag ou une gourde.

Libérez du temps dès son premier jour pour organiser un entretien de découverte réciproque. Ce temps d’échange vise à lui donner toutes les informations nécessaires sur le fonctionnement de l’entreprise pour qu’il s’imprègne des différents pôles, de la manière dont les équipes travaillent et de la culture d’entreprise.

Profitez-en pour lui communiquer des informations sur ses missions à court et moyen terme ainsi que quelques conseils pratiques pour bien communiquer avec les membres de l’équipe et l’accompagner dans ses démarches administratives, en lui expliquant notamment son droit à la complémentaire santé d’entreprise et la nature des garanties offertes.

Vous pouvez également lui demander de travailler sur un rapport d’étonnement pour recueillir son ressenti concernant l'entreprise, son arrivée, son intégration, l'ambiance et l'environnement de travail.

BON À SAVOIR

Pensez également à avertir vos équipes et le reste de l’entreprise de l’arrivée de votre alternant en rédigeant un mail de bienvenue.

Assurer l’accompagnement de votre alternant ou votre stagiaire sur le long terme

Une fois la phase d’onboarding réussie, il faut maintenant accompagner votre alternant sur le long terme.

Pour cela, vous pouvez :

Organiser vos semaines de travail de manière à avoir toujours assez de temps à lui accorder ;
Lui montrer comment faire et lui préciser les critères pour évaluer si une tache est bien réalisée ;
Suivre sa progression et sa montée en compétences en vue de l’obtention de son diplôme. Par exemple, vous pouvez prévoir des entretiens réguliers pour évaluer les progrès réalisés et traiter les difficultés rencontrées ;
Vous tenir informé du contenu des enseignements qu’il suit (par le biais du livret d’apprentissage, des rencontres éventuellement organisées par le CFA…). Vous pourrez ainsi adapter les tâches que vous choisirez de lui confier ;
L’inviter à participer aux formations internes ainsi qu’aux moments forts de votre entreprise comme les salons professionnels…

Conseil n°3 : prévoir des moments pour rencontrer les équipes

C’est un aspect souvent négligé et pourtant essentiel pour une intégration réussie. En tant que dirigeant, c’est à vous qu’il revient de présenter votre recrue aux différents membres de l’équipe ainsi qu’aux autres services de l’entreprise. Pour cela vous pouvez inciter votre équipe et d’autres collaborateurs à prévoir des points de partage avec votre alternant.

Ces échanges dédiés permettront à votre stagiaire ou votre alternant d’identifier ses futurs interlocuteurs et inversement, de connaitre leur périmètre d’activité et in fine d’avoir une vision plus affinée et concrète des différents pôles et services de l’entreprise.

Conseil n°4 : suivre une formation pour les maîtres d’apprentissage

Quelle méthode pour transmettre au mieux vos connaissances ? Comment bien accueillir un apprenti ? Quels droits et obligations pour chacun d’entre vous ? L’encadrement d’un jeune peut s’accompagner d’un certain nombre d’interrogations.

Selon votre secteur, une formation peut être obligatoire pour les maîtres d’apprentissage. C’est le cas par exemple dans la branche des hôtels, cafés, restaurants (avec le permis de former).

Même si vous n’êtes pas concerné, une formation pour devenir tuteur reste recommandée. Elle vous permettra d’acquérir les techniques de pédagogie nécessaires pour remplir au mieux vos missions.

BON À SAVOIR

Les chambres des métiers et de l’artisanat vous proposent de devenir « maître d’apprentissage confirmé » (MAC). Cette reconnaissance de votre savoir-faire et de vos aptitudes relationnelles pourra être mise en avant lors de vos recrutements et vous aidera à attirer les meilleurs profils.

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Assurance santé collective : prenez soin de la santé de vos salariés⁽¹⁾

Au moment de l’embauche, vous devez proposer à votre alternant la complémentaire santé collective de votre entreprise. S’il ne rentre pas dans un cas de dispense, il aura l’obligation d’y souscrire.
Et si vous faisiez le point avec votre Agent MMA ?

^{(1) Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites ainsi que des conditions, limites, exclusions de garanties fixées aux conditions générales et aux conditions particulières du contrat souscrit et disponibles sur mma.fr ou en agence. Pour en savoir plus, contactez votre Agent général MMA ou rendez-vous sur le site mma.fr.}

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