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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Gérez l’administratif de votre entreprise au quotidien

La fonction administrative reste un élément essentiel à la sauvegarde du patrimoine de votre entreprise, l’un des piliers de sa pérennité, sa colonne vertébrale. Voici en 3 étapes les principes à suivre pour faire de cette fonction un véritable outil de pilotage et de développement de votre société.

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Une gestion administrative bien organisée garantit la pérennité d’une entreprise.
©seyomedo/shutterstock

En tant que dirigeant d’entreprise, l’administratif fait partie de votre quotidien. Un travail parfois fastidieux tant les tâches sont nombreuses et répétitives. Elles couvrent un large panel et leur variété dépend de votre structure et de votre activité. Gestion des achats, ventes ou prestations : bon de commande fournisseur/client, devis, factures, règlements, relances. Mais aussi traitement du courrier, gestion du personnel, suivi juridique, obligations fiscales et sociales. Bref, autant de tâches qui finissent par vous occuper à plein temps en tant que dirigeant. 

C’est pourquoi une bonne organisation de la gestion administrative, adaptée au fonctionnement de votre entreprise, est nécessaire. Votre objectif est de faire vite, bien et à coût réduit. Elle vous permet de gagner en temps, confort et sérénité et ainsi de faire de la fonction administrative un véritable outil de pilotage et de développement de votre entreprise.

1. Anticipez et classez pour une gestion administrative efficace

La première étape indispensable est donc de savoir organiser et planifier les missions, en tenant compte du principe qu’elles sont dépendantes les unes des autres et toutes essentielles au bon fonctionnement de votre activité. Cela nécessite tout d’abord un traitement rapide de l’information. Courriers, mails, factures ou tout autre document administratif doivent être triés et classés par ordre d’arrivée, en fonction du degré d’urgence. Ainsi priorisées, les tâches administratives sont traitées plus rapidement. Ce classement en amont vous aidera à gagner en efficacité et en temps. Vous retrouverez plus facilement tous les documents relatifs à la gestion de votre entreprise. Un soutien utile et précieux pour répondre aux éventuelles interrogations des organismes de contrôle. 

Mais surtout, vous parviendrez à anticiper et à prévoir vos obligations. Vous pourrez les planifier en vous appuyant, par exemple, sur un calendrier d’échéances liées aux déclarations, aux paiements de charges et autres règlements. 

2. Organisation administrative : respectez les délais et déléguez

La deuxième étape consiste à s’accorder du temps de manière ponctuelle pour gérer l’administratif. S’imposer ce temps d’arrêt est important pour éviter d’être débordé et de subir des conséquences dommageables pour votre entreprise. 

Par exemple, les règles fiscales, sociales ou juridiques auxquelles votre entreprise est soumise sont toujours assorties de délais. Le non-respect de ces délais engendre le paiement d’intérêts de retard. Ce principe vaut également pour la gestion des achats : à défaut de règlement des factures, les fournisseurs peuvent, là aussi, appliquer des majorations de retard. 

Dans certaines circonstances, et notamment en fonction de la taille de votre entreprise, vous devez vous entourer de collaborateurs. La fonction administrative se fait autour de vous. Apprenez à piloter et déléguer certaines tâches à des responsables intermédiaires. L’affectation des missions doit être claire et précise afin que chaque collaborateur ait connaissance de ses attributions et conscience de ses responsabilités. 

La gestion des achats peut être un exemple de délégations. Lors de la réception d’une facture, celle-ci est vérifiée par un collaborateur à l’aide du bon de commande et du bon de livraison. Ce n’est qu’après validation que vous pourrez effectuer son règlement. Privilégier les virements et les prélèvements reste un moyen efficace pour maîtriser les délais de paiement et limiter les impayés. Cela réduit aussi le temps de gestion administratif. Ces délégations n’impliquent pas pour autant un désengagement de votre part dans la gestion de votre entreprise. Au contraire, vous conserverez ainsi une vision plus générale de l’administratif. Vous profitez ainsi de temps complémentaire pour la mise en place de procédures plus structurées au sein des services, améliorant ainsi la productivité de votre activité, et pour instaurer des stratégies de développement.

3. Réactivité et suivi dans la gestion administrative

Cependant, l’organisation et la gestion de la fonction administrative demandent de la souplesse et de la flexibilité. En effet, les tâches sont si évolutives qu’elles exigent de votre part et de votre éventuelle équipe d’être réactifs. 

Pour répondre à cette exigence de réactivité, la troisième étape essentielle repose sur le suivi des tâches administratives. Donnez-vous les moyens de détecter rapidement les problèmes et de prendre les mesures correctives éventuelles. Pour cela, vous devez donc mettre en place tous les indicateurs de suivi que vous jugez utiles et qui vous sont propres. Ce contrôle des opérations peut être réalisé par tout moyen, notamment par des tableaux de bord. 

Facturation, règlements, trésorerie, 3 suivis incontournables. Pour vous, l’objectif est de déterminer à tout moment ce qui est dû à votre entreprise, mais aussi ce que vous devez. La qualité du suivi des facturations et donc des règlements consécutifs impacte directement le délai des encaissements clients. Il modifie donc de manière considérable la trésorerie de votre entreprise. Elle est indispensable à sa survie. Quelle que soit la solution trouvée pour pallier un manque de trésorerie, elle reste très souvent coûteuse. Et peut conduire une entreprise à perdre son autonomie. Un bon suivi de trésorerie doit vous permettre d’anticiper les tensions financières. 

Article réalisé en partenariat avec Cerfrance.

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