3 règles pour gérer l’administratif de votre entreprise au quotidien

La fonction administrative est un élément essentiel à la sauvegarde du patrimoine de votre entreprise et l’un des piliers de sa pérennité. Voici en 3 étapes les principes à suivre pour faire de cette fonction un véritable outil de pilotage et de développement pour votre société.

Une gestion administrative bien organisée garantit la pérennité d’une entreprise.
© seyomedo/shutterstock

Gestion administrative : de quoi parle-t-on ?

En tant que dirigeant d’entreprise, l’administratif fait partie de votre quotidien. Un travail parfois fastidieux tant les tâches sont nombreuses et répétitives. Elles couvrent un large panel et leur variété dépend de votre structure et de votre activité.

Comptabilité : devis, factures, paiement des cotisations sociales, paiements des impôts, relances clients...
Ressources humaines : fiches de paie, remplacements, embauches, licenciements, suivi des formations, charges sociales, gestion des litiges, fins de contrats...
Achats et ventes : gestion des stocks, commandes, livraisons, SAV...

Autant de tâches qui finissent par vous occuper à plein temps en tant que dirigeant. C’est pourquoi une bonne organisation de la gestion administrative, adaptée au fonctionnement de votre entreprise, est nécessaire. Votre objectif est de faire vite, bien et à coût réduit.

Règle n°1 : anticiper et classer pour une gestion administrative efficace

La première étape indispensable est donc de savoir organiser et planifier les missions, en tenant compte du principe qu’elles sont dépendantes les unes des autres et toutes essentielles au bon fonctionnement de votre activité.

Cela nécessite tout d’abord un traitement rapide de l’information. Courriers, mails, factures ou tout autre document administratif doivent être triés et classés par nature, ordre d’arrivée, en fonction du degré d’urgence. Ainsi priorisées, les tâches administratives sont traitées plus rapidement. Ce classement en amont vous aidera à gagner en efficacité et en temps. Vous retrouverez plus facilement tous les documents relatifs à la gestion de votre entreprise. Un soutien utile et précieux pour répondre aux éventuelles interrogations des organismes de contrôle.

Mais surtout, vous parviendrez à anticiper et à prévoir vos obligations. Vous pourrez les planifier en vous appuyant, par exemple, sur un calendrier d’échéances liées aux déclarations, aux paiements de charges et autres règlements.

L’heure est à la dématérialisation !

Dématérialiser et digitaliser votre gestion administrative vous permet non seulement de gagner de la place mais aussi de bénéficier d’un espace sécurisé pour vos documents.

Règle n°2 : respecter les délais et savoir déléguer

La deuxième étape consiste à s’accorder du temps de manière ponctuelle pour gérer l’administratif. S’imposer ce temps d’arrêt est important pour éviter d’être débordé et de subir des conséquences dommageables pour votre entreprise.

Par exemple, les règles fiscales, sociales ou juridiques auxquelles votre entreprise est soumise sont toujours assorties de délais. Le non-respect de ces délais engendre le paiement d’intérêts de retard. Ce principe vaut également pour la gestion des achats : à défaut de règlement des factures, les fournisseurs peuvent, là aussi, appliquer des pénalités de retard.

Apprenez à piloter et déléguer certaines tâches à des collaborateurs. L’affectation des missions doit être claire et précise afin que chacun ait connaissance de ses attributions et conscience de ses responsabilités.

La gestion des achats peut être un exemple de délégations. Lors de la réception d’une facture, celle-ci est vérifiée par un collaborateur à l’aide du bon de commande et du bon de livraison. Ce n’est qu’après validation que vous pourrez effectuer son règlement. Privilégier les virements et les prélèvements reste un moyen efficace pour maîtriser les délais de paiement et limiter les impayés. Cela réduit aussi le temps de gestion administratif. Ces délégations n’impliquent pas pour autant un désengagement de votre part dans la gestion de votre entreprise. Au contraire, vous conserverez ainsi une vision plus générale de l’administratif. Vous pourrez profiter de ce temps complémentaire pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques.

Règle n°3 : réactivité et suivi maîtres mots de la gestion administrative

L’organisation et la gestion de la fonction administrative demandent de la souplesse et de la flexibilité. En effet, les tâches sont si évolutives qu’elles exigent de votre part et de votre éventuelle équipe d’être réactifs.

Pour répondre à cette exigence de réactivité, la troisième étape essentielle repose sur le suivi des tâches administratives. Donnez-vous les moyens de détecter rapidement les problèmes et de prendre les mesures correctives éventuelles. Pour cela, vous devez donc mettre en place tous les indicateurs de suivi que vous jugez utiles et qui vous sont propres. Ce contrôle des opérations peut être réalisé par tout moyen, notamment par l’utilisation de tableaux de bord.

Pour vous aider à maîtriser votre trésorerie, n’hésitez pas à faire un rapprochement bancaire. Cette méthode vous permet de vérifier et fiabiliser votre comptabilité, vos mouvements de trésorerie et votre solde bancaire en détectant toute anomalie ou tentative de fraude. Il vous permet également d’avoir une vision plus juste de la réalité de vos finances pour anticiper vos futurs projets.

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