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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Page mise à jour le 22/01/2024

5 étapes pour préparer le déménagement de votre entreprise

Le déménagement d’une entreprise est un projet qui se prépare en amont. Du choix de votre futur local à votre emménagement, en passant par l'information de vos salariés et l'inventaire de votre matériel : découvrez toutes les étapes à suivre pour déménager votre société dans les règles de l’art.

De la rédaction du cahier des charges au suivi des opérations, en passant par l’information de vos salariés ou l’inventaire de votre matériel informatique, découvrez la checklist pour organiser votre déménagement.
© Mediaphotos - Adobestock

Étape n°1 : choisir vos nouveaux locaux 

Vos locaux ne sont plus adaptés à vos besoins et vous avez décidé d'en changer ? Voici quelques conseils pour choisir au mieux vos nouveaux locaux : 

  • Le coût des loyers et la superficie : la superficie des locaux constitue un critère primordial. Chaque salarié doit pouvoir bénéficier d’un espace suffisant. Pensez également à prévoir une surface de locaux suffisante pour anticiper l’arrivée de nouveaux collègues ou la potentielle expansion de l’entreprise. À noter que de grands bureaux génèrent naturellement des charges plus importantes. Pour réduire les coûts, vous pouvez moduler l’espace nécessaire en fonction de votre manière de fonctionner. Par exemple, si vous souhaitez mettre en place le télétravail, rien ne vous oblige à penser vos locaux avec la même superficie et une occupation à 100%.
     
  • La localisation et l’accessibilité : la localisation est également un élément essentiel à prendre en compte dans votre recherche. Assurez-vous que votre nouveau local soit facilement accessible via les accès routiers (si vos salariés ont l’habitude de prendre leur voiture) ou les transports en commun. De même, soyez vigilant concernant le stationnement, en vérifiant notamment que vos locaux comprennent un parking. Le coût des places de parking, s’il n’a pas été anticipé, peut vite faire monter la facture… Pensez également à l’accessibilité des personnes à mobilité réduite.  
     
  • Le cadre de travail : proposer un cadre de travail agréable à vos salariés est essentiel, cela passe aussi bien par l’environnement intérieur de vos locaux (espace lumineux et décloisonné, présence de pièces pour les temps de pause) qu’extérieur (présence de commerces de proximité, jardin, terrasse…). La réputation du quartier joue également sur l’image de votre entreprise. 

Étape n°2 : informer vos salariés de votre projet de déménagement

Si vous prévoyez de déménager votre entreprise, une obligation d’information vous incombe : 

  • Si vous comptez moins de 50 salariés : vous devez prévenir les délégués du personnel ou, à défaut, vos salariés.  
  • Si vous comptez plus de 50 salariés : il convient de consulter le comité d’entreprise (CE) et le comité hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). 

Organisation des espaces de travail, répartition des services, espace attribué à chaque poste… : c’est l’occasion de recueillir les besoins et d’affiner collectivement votre projet de déménagement. 

Au-delà d’être une obligation légale, l’information de vos salariés est indispensable pour susciter la plus grande adhésion. Un tel événement est très souvent source d’inquiétude chez les salariés, qui ne manquent pas de s’interroger sur leurs nouvelles conditions de travail ou encore leur temps de trajet. C’est pourquoi il est recommandé de faire preuve de transparence et de les impliquer, notamment sur le plan d’implantation. Vos collaborateurs ne se projetteront que plus facilement dans leurs prochains bureaux. 

Pour vous aider à gérer le déménagement, il peut être utile, selon la taille de votre entreprise, de nommer une personne référente, chargée de faire le relais entre vous et les différents services. 

UN SALARIÉ DOIT-IL SUIVRE UNE ENTREPRISE QUI DÉMÉNAGE ?

Un salarié ne peut pas refuser le changement de son lieu de travail (1) :

  • Si le déménagement est réalisé dans le même secteur géographique que celui fixé au contrat.
  • Ou s’il a signé une clause de mobilité.

Dans les autres cas, l'accord du salarié est nécessaire. D’où l’importance de consulter les représentants du personnel.

Étape n°3 : accomplir les démarches administratives liées à votre déménagement 

Un déménagement d’entreprise s’accompagne de nombreuses formalités administratives :

  • Sécurité sociale, Urssaf, banque, clients et prestataires… : commencez à prévenir vos différents interlocuteurs de votre changement d’adresse. 
  • Les prestataires : eau, électricité, gaz, téléphonie… pour la résiliation des anciens locaux et l’ouverture des nouveaux locaux.
  • Faites établir un nouveau contrat d’assurance.
  • Si vous êtes en location, n’oubliez pas de donner votre préavis à temps.

Si votre déménagement implique le transfert de votre siège social, des formalités spécifiques existent, telles que la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.

Enfin, pensez à mettre à jour votre site internet, vos brochures commerciales et autres documents professionnels.

Étape n°4 : anticiper la logistique nécessaire à votre déménagement 

La première étape consiste à faire établir des devis auprès de prestataires de déménagements d’entreprise. En fonction de l’étendue de la prestation retenue, vous pourrez définir et programmer les opérations à réaliser pour le jour J, en collaboration avec vos salariés :

  • Faire le tri dans les meubles, les dossiers… 
  • Commencer à emballer et étiqueter les cartons et équipements, pour limiter les risques de casse et de perte le jour du déménagement.

Prévoyez suffisamment de temps pour réaliser les différents travaux dans vos nouveaux locaux, sans oublier la remise en état de vos bureaux actuels.

Étape n°5 : veiller aux derniers préparatifs avant le jour J

Le grand jour arrive ! Pour que l'emménagement dans vos nouveaux locaux se déroule sans accroc, veillez à :

  • Fixer les consignes à destination de vos salariés. 
  • Faire le ménage dans vos anciens locaux. 
  • Dresser l’inventaire du parc informatique.

Une fois votre entreprise installée dans ses nouveaux locaux, pensez enfin à réaliser un suivi du déménagement pour vous assurer que tout s’est bien passé. Pour cela, vous pouvez notamment faire un bilan auprès de vos salariés et vérifier que tous vos interlocuteurs ont bien pris note de votre nouvelle adresse (administration, clients, fournisseurs, etc.).

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Avant tout déménagement, pensez également à faire le point avec votre Agent Général MMA. En fonction de vos nouveaux besoins, il pourra réajuster votre contrat Multirisque professionnel pour assurer votre futur local et vos équipements (1).

(1) Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites ainsi que des limites, conditions et exclusions des garanties et du montant des franchises fixés aux conditions générales (CG 352), aux conventions spéciales et aux conditions particulières du contrat MMA PRO-PME disponibles en agence ou sur mma.fr

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