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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Page mise à jour le 24/08/2022

Comment conduire un entretien préalable au licenciement ?

Tout salarié dont le licenciement est envisagé doit bénéficier d’un entretien préalable. Un entretien imposé par le Code du travail qui obéit à des règles strictes, éventuellement complétées par des dispositions propres à votre convention collective.

L’entretien préalable est obligatoire dans le cadre d’une procédure de licenciement : quelques règles de base sont à respecter.
© racorn / Shutterstock.com

Convoquer votre salarié à l’entretien préalable au licenciement

Un entretien préalable au licenciement s’impose dès lors que vous souhaitez vous séparer d’un salarié, et cela quels que soient son ancienneté, le motif à l’origine de la procédure, l’effectif de l’entreprise et la gravité de la faute. Une exception existe cependant : elle concerne les licenciements économiques collectifs dans les entreprises pourvues de représentants du personnel.

L’étape incontournable consiste à présenter la convocation au moins 5 jours ouvrables avant l’entretien préalable. Celle-ci doit être communiquée par écrit :

  • Par le biais d’une lettre recommandée - idéalement avec accusé de réception - ;
  • Par remise en main propre contre décharge ; 
  • Ou par tout autre moyen permettant d’établir la date de réception de la convocation (lettre Chronopost, exploit d’huissier)

Si le licenciement a un caractère disciplinaire, vous avez deux mois maximum après avoir eu connaissance des faits reprochés au salarié pour envoyer la convocation.

Bon à savoir

Une convocation orale, même en présence de témoins, même attestée par constat d'huissier, n'est pas valable. 

Il convient de mentionner dans ce courrier : 

  • L’objet de l’entretien : autrement dit, qu’une mesure de licenciement est envisagée à l’égard du salarié. Sachant que vous n’êtes pas tenu à ce stade de préciser les motifs de licenciement ;
     
  • La date, l’heure et le lieu de l’entretien - en principe sur le lieu de travail de votre salarié ou au siège social -. Un rendez-vous fixé en dehors des heures de travail devra être rémunéré comme du temps de travail effectif. Enfin, il est utile de savoir que vous avez le droit de convoquer un salarié même si celui-ci est en arrêt de travail ;
     
  • La possibilité pour le destinataire de se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise, ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur une liste établie par la Direccte dans chaque département. Vous devez donc ajouter les adresses où votre salarié peut la consulter.

Dans l’hypothèse où votre collaborateur refuse la lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement ou ne se présente pas le jour venu, vous n’êtes pas tenu de le convoquer à nouveau. La procédure de licenciement peut suivre son cours.

Conduire l’entretien préalable au licenciement

L’entretien individuel a pour objectif de favoriser le dialogue et éventuellement de chercher une solution alternative au licenciement.

Il consiste en un face-à-face et ne saurait être :

  • Informel ou remplacé par une simple conversation téléphonique ;
  • Organisé en commun avec des salariés touchés par une même procédure de licenciement.

En tant qu’employeur, vous avez la possibilité : 

  • De vous faire représenter par une personne qui a le pouvoir de licencier, telle qu’un directeur du personnel. En revanche, vous ne pouvez pas donner mandat à une personne extérieure à l’entreprise, comme un avocat ;
     
  • De vous faire assister par une personne appartenant à l’entreprise - chef du personnel, chef de service… -.

L’entretien est le moment d’indiquer au salarié les motifs de la décision envisagée et de recueillir ses explications. Mais en aucun cas vous ne devez communiquer votre décision. Celle-ci devant être notifiée uniquement après un délai de réflexion d’au moins deux jours ouvrable après l’entretien - voire plus dans le cas d’un licenciement pour motif économique -.

Au terme de l’entretien préalable au licenciement, vous pouvez décider, avec le salarié, de rédiger et signer un compte-rendu, qui résume les faits évoqués et les explications de chacun. Un tel document constitue une preuve recevable devant le conseil de prud’hommes.

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