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Pourquoi et comment décompter le temps de travail de vos salariés ?
En tant qu’employeur, vous êtes tenu de contrôler les heures de travail de vos salariés. Ce suivi, indispensable pour calculer les rémunérations, est aussi le moyen de vous assurer que vous respectez les durées légales de travail. Le point sur vos obligations et nos conseils pour mettre en place cet outil de pilotage dans votre entreprise.
Selon les horaires de vos salariés, il peut être nécessaire d’effectuer un décompte individuel du temps de travail grâce à l’outil de votre choix (badgeuse, fiche individuelle…).
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Quelles sont les principales obligations de l’employeur sur le décompte du temps de travail ?
Les règles de suivi du temps de travail varient selon les horaires pratiqués dans votre entreprise.
Dans le cas où vos salariés sont soumis à des horaires de travail collectifs…
Pour les salariés qui ont des horaires spécifiques…
C’est le cas, par exemple, des salariés :
• À temps partiel ;
• Qui travaillent par cycle ;
• Qui ont des horaires individualisés ;
• Qui font des heures supplémentaires ou complémentaires.
Vous avez des salariés en forfait heures ou en forfait jours
En pratique, comment contrôler les heures de travail de vos salariés ?
Il existe plusieurs moyens d’effectuer un suivi des heures de travail quotidiennes et hebdomadaires de vos salariés.
La loi ne vous impose aucun système de contrôle des heures de travail de vos salariés. À vous de choisir le plus adapté selon le nombre de contrôle à effectuer, la complexité des horaires de vos salariés et votre budget.
À noter : si vous optez pour un mode de contrôle automatisé, une déclaration auprès de la CNIL n’est plus requise. Vous devez néanmoins être en mesure de démontrer, en cas de contrôle, la conformité de votre système aux règles de protection des données personnelles (RGPD).
Comment faire accepter à vos salariés le décompte du temps de travail et limiter les oublis ?
Pour que vos salariés prennent l’habitude de décompter leurs heures de travail :
- Présentez votre fonctionnement à tous les nouveaux salariés qui arrivent dans l’entreprise ;
- Mettez les règles de décompte du temps de travail à la disposition de tous, via l’intranet ou un affichage dans vos locaux ;
- Faites preuve de pédagogie auprès des salariés qui oublient ponctuellement de pointer.
À noter : si vous disposez d’un règlement intérieur, vous pouvez ajouter une clause détaillant les modalités de contrôle des temps de travail dans votre entreprise.
En cas de tentative de fraude avérée, comme par exemple un salarié supposé avoir badgé alors qu’il était en réalité absent, des sanctions sont envisageables. Dans un premier temps, vous pouvez convoquer votre salarié pour connaître ses raisons et, si nécessaire, lui signifier un avertissement ou un blâme.
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