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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Page mise à jour le 11/10/2024

Comment décompter le temps de travail de vos salariés ?

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de contrôler les heures de travail de vos salariés. Ce suivi, indispensable pour calculer les rémunérations, est aussi le moyen de vous assurer que vous respectez les durées légales de travail. Le point sur vos obligations et nos conseils pour mettre en place cet outil de pilotage dans votre entreprise.

Selon les horaires de vos salariés, il peut être nécessaire d’effectuer un décompte individuel du temps de travail grâce à l’outil de votre choix (badgeuse, fiche individuelle…).
© Eakrin - stock.adobe.com

Au sommaire de cet article : 

Décompte du temps de travail : une obligation légale

Chaque entreprise et établissement public à caractère industriel et commercial a l’obligation de contrôler la durée du travail, des repos et des congés de ses salariés. Cette obligation est inscrite dans le Code du travail(1).

Sauf exception et accord d’entreprise spécifique, le temps de travail inclut les temps de pause et de restauration(2), mais pas le trajet domicile/travail.

C’est à l’employeur de déterminer la façon dont il effectue le contrôle du temps de travail et de tenir à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail tous les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié.

BON À SAVOIR

Les dispositions légales légiférant la durée et le contrôle du temps de travail s’appliquent dans les mêmes termes pour le télétravail.

Les principales règles du décompte du temps de travail  

Les règles de suivi du temps de travail varient selon les horaires pratiqués dans l’entreprise. Plusieurs cas de figure existent.

 

Vos salariés sont soumis à des horaires de travail collectifs

Les horaires de travail des salariés, ainsi que les temps de pause et les coupures doivent être affichés dans les locaux(3) de l’entreprise. Les horaires sont transmis à l’inspection du travail par l’employeur. Les éventuelles modifications des horaires de travail sont à afficher au moins 7 jours avant leur mise en place.

Il est recommandé d’assurer un relevé, au moins hebdomadaire, des heures de travail pour justifier la durée du temps de travail des salariés en cas de contrôle.

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Vos salariés ont des horaires spécifiques

Cela concerne, par exemple, les salariés à temps partiel, ou qui travaillent par cycle, ou qui ont des horaires individualisés… 

Pour ces personnes, un décompte individuel quotidien est à privilégier. En pratique, il convient d’enregistrer :

  • Les heures de début et de fin de chaque période de travail ;
  • Ou le nombre d’heures de travail accomplies.

Un récapitulatif individuel hebdomadaire(4) permettra de résumer le nombre d’heures de travail accomplies et viendra nourrir un document mensuel. Annexé au bulletin de paie adressé au salarié, ce document mentionnera également : 

  • Le cumul des heures supplémentaires accomplies depuis le début de l’année ;
  • Le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis. 

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Les salariés en forfait heures ou en forfait jours

Un accord d’entreprise ou de branche peut organiser le temps de travail sur une période supérieure à la semaine(5). Selon les dispositifs, des rapports sur le temps de travail de chaque salarié doivent être établis :

En forfait heures (sauf si des modalités précises de contrôle ont été fixées dans la convention)

  • Un décompte individuel quotidien ;
  • Un récapitulatif individuel hebdomadaire.

En forfait jours

  • Un décompte individuel annuel du nombre de journées ou de 1/2 journées travaillées ;
  • Un décompte individuel quotidien (pour être certain de respecter les temps de repos).

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Les heures supplémentaires se décomptent par semaine(6).

BON À SAVOIR

Sauf urgence, dérogation de l’inspection du travail ou cas spécifique prévu par la loi, la durée maximale quotidienne de travail effectif par salarié est de 10 heures. 

Les dispositifs de contrôle des heures de travail des salariés 

Il existe différents moyens d’effectuer un suivi des heures de travail quotidiennes et hebdomadaires de vos salariés. La loi n’impose aucun système de comptabilisation des heures de travail des salariés. C’est à l’entreprise de choisir le plus adapté selon le nombre de contrôles à effectuer, la complexité des horaires des salariés et le budget. 

 

Contrôler le temps en entreprise

Selon les organisations internes et les processus établis, les entreprises peuvent :

  • Tenir des fiches individuelles au format numérique ou papier. Les salariés peuvent les remplir eux-mêmes mais l’entreprise reste pénalement responsable des informations qui y sont renseignées.
  • Recourir à des pointeuses ou des badgeuses sous la forme de machines physiques ou virtuelles, installées sur les ordinateurs. Le système retenu doit être fiable et infalsifiable.

BON À SAVOIR

Dans le cas d’un mode de contrôle automatisé, une déclaration auprès de la CNIL n’est plus requise(7). L’employeur doit néanmoins être en mesure de démontrer, en cas de contrôle, la conformité du système aux règles de protection des données personnelles (RGPD). 

Contrôler le temps en télétravail

La CNIL précise que le télétravail n’est qu’une modalité d’organisation du travail. Le contrôle du temps de travail relève donc de la responsabilité de l’employeur qui doit le réaliser dans le respect des droits et libertés des salariés. Les dispositifs mis en place doivent donc être proportionnels à l’objectif recherché, sans abus.

L’employeur n’a pas le droit de surveiller ses salariés en permanence. Il est par exemple interdit :

  • De mettre en place la vidéo-surveillance ;
  • De demander un partage permanent de l’écran ;
  • D’installer un dispositif de contrôle des clics de souris, etc.

Le contrôle peut alors s’établir : 

  • Sur la base d’objectifs à atteindre sur une durée déterminée ;
  • De réunions régulière en visio-conférence ;
  • D’envoi de compte-rendu des horaires par le salarié à un rythme défini.

Comment faire accepter le décompte du temps de travail et limiter les oublis ? 

Le décompte du temps de travail est une obligation visant à protéger les deux parties. Pour l’employeur, il permet de vérifier que ses employés respectent leur engagement. Pour les salariés, ce décompte garantit l’absence d’abus de la part de l’entreprise et permet de comptabiliser les heures supplémentaires.

Pour que les salariés prennent l’habitude de décompter leurs heures de travail, l’entreprise a un devoir d’information. Pour cela, elle peut : 

  • Présenter le fonctionnement et les règles de l’entreprise à tous les nouveaux salariés ;
  • Mettre les règles de décompte du temps de travail à la disposition de tous, via l’intranet ou un affichage dans les locaux ;
  • Faire preuve de pédagogie auprès des salariés qui oublient ponctuellement de pointer ;
  • Rappeler les bonnes pratiques en télétravail lors de réunions ponctuelles et régulières.

BON À SAVOIR

Une clause détaillant les modalités de contrôle des temps de travail peut être ajoutée au règlement intérieur de l’entreprise. 

Fraudes et litiges

En cas de tentative de fraude avérée, comme un salarié supposé avoir badgé alors qu’il était en réalité absent, des sanctions sont envisageables. L’employeur peut convoquer le salarié pour connaître ses raisons et, si nécessaire, lui signifier un avertissement ou un blâme. Pour cela, l’employeur s’appuiera sur les documents permettant d’attester de manière incontestable le temps de travail effectif du salarié.

En cas de litige, un salarié peut se rapprocher des représentants du personnel, alerter l'inspection du travail ou saisir le conseil de prud'hommes (CPH).

En cas de surveillance excessive ou du non-respect du RGPD dans le cadre du travail à distance, la CNIL peut réaliser des contrôles et, le cas échéant, sanctionner les abus de l’employeur.

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