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Déplacements professionnels : comment bien assurer vos salariés ?
Déplacements de courte durée, voyages à l’étranger ou encore séminaires font partie de la vie d’une entreprise et de ses salariés. Mais ils sont facteurs d’aléas, d’incidents ou d’accidents qui peuvent survenir à tout moment. Voici comment faire face aux imprévus et bien assurer les voyages professionnels de vos collaborateurs.
Pour mieux anticiper les risques, il est recommandé de bien assurer ses salariés se déplaçant aussi bien à l'étranger qu'en France.
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Pourquoi assurer vos salariés en déplacement, en France et à l’étranger ?
En déplacement professionnel à l’étranger, vos salariés sont exposés à de nombreux risques que la distance rend d’autant plus complexe à gérer. Accident, problème de santé, catastrophe naturelle, crises sécuritaire ou sanitaire sont autant de situations critiques au caractère généralement inattendu. Chacune nécessite d’agir dans l’urgence. Sachant qu’une mauvaise appréciation, un manque de réactivité ou des solutions inadaptées sont fortement susceptibles d’aggraver les choses.
Le risque ne se limite pas aux déplacements internationaux. Ceux réalisés en France sont généralement plus fréquents et le nombre de collaborateurs exposés, plus élevé. Or, les entreprises ont tendance à sous-estimer les besoins en assurance pour les voyages professionnels effectués en France. C’est un tort car en cas de problème, c’est la responsabilité du chef d’entreprise qui pourra être engagée.
Covid-19 : attention aux restrictions de voyage
Dans le contexte de pandémie de Covid-19, les déplacements des salariés doivent être limités à des motifs impérieux. S’il vous est impossible de les différer (transports routiers, commerciaux…), soyez vigilant : certaines restrictions plus ou moins lourdes peuvent s’appliquer selon les destinations (en France métropolitaine, outre-mer, en Corse, dans les pays situés au sein ou hors de l’UE…).
Avant le départ, il est donc indispensable de vérifier :
- La liste des documents à remettre obligatoirement à vos salariés selon la situation (justificatif de déplacement professionnel durant les horaires de couvre-feu, attestation de déplacement… ; ces documents sont téléchargeables sur le site du ministère de l’Intérieur) ;
- Les conditions d’admission sur le territoire d’arrivée, y compris en outre-mer et en Corse (obligation de présenter un test négatif au Covid, procédure d’isolement…).
N’oubliez pas d’informer vos salariés des mesures sanitaires à appliquer une fois sur place et de la conduite à tenir en cas d’infection (la première démarche devant être de vous prévenir au plus vite, dès l’apparition des symptômes).
Enfin, anticipez le retour de vos salariés : planifiez pour eux la réalisation d’un test PCR lorsqu’il est requis.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site du ministère des Affaires Etrangères.
Quelles assurances pour quels types de risque ?
Vous devez protéger les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles :
- Si ce type de déplacement est ponctuel, il convient de vérifier que votre collaborateur a bien informé son assureur de la situation (courrier, échange de mail) ;
- Si ce type de déplacement est régulier, il est conseillé de souscrire un contrat d’assurance mission afin de choisir le niveau de couverture le plus adapté à vos besoins. Par exemple, au-delà de la seule responsabilité civile auto obligatoire, vous pouvez renforcer la protection des conducteurs (avec une meilleure prise en charge des frais médicaux en cas d’accident), des véhicules (avec des garanties contre le vol ou les incendies), sans oublier votre activité (avec un véhicule de remplacement en cas d’immobilisation)… Des garanties d’assistance peuvent venir compléter cette protection pour permettre au salarié d’envisager son déplacement en toute sérénité.
Il est essentiel également de couvrir vos matériels : les risques de vols, de pertes ou de destructions augmentent lors d’un déplacement. Raison pour laquelle les outils utilisés par vos collaborateurs (smartphones, ordinateurs, matériels métiers…) doivent être assurés par une multirisque professionnelle ou par le contrat Privé Fleet. Selon votre situation, des assurances complémentaires peuvent s’avérer utiles, comme la garantie « Rééquipement à neuf » qui permet d’être mieux remboursé.
Enfin, en cas de voyages professionnels à l’étranger, vous devez prendre en compte les risques d’accidents et de maladies, variables d’un pays à l’autre. Il est important de garantir à vos salariés une prise en charge immédiate des frais médicaux ou d’hospitalisation et, si cela est nécessaire, un rapatriement sanitaire. N’hésitez pas à contacter votre Agent MMA pour en savoir plus sur les différents contrats santé et contrats d’assistance.
Quelles précautions prendre lors des déplacements de vos salariés ?
Pour limiter les risques d’incident à l’occasion des déplacements professionnels de vos salariés, il convient d’adopter quelques bons réflexes :
- Evitez de faire voyager un trop grand nombre de collaborateurs au sein du même véhicule (train, avion, car…) pour éviter la paralysie de l’entreprise en cas d’accident ;
- La fatigue est une des principales causes d’accident de la route, aussi assurez-vous que les délais prévus pour la réalisation de la mission n’imposent pas des durées de conduite excessives ;
- Invitez vos salariés à réaliser des sauvegardes des données importantes présentes sur les smartphones, tablettes et ordinateurs qu’ils emportent en mission, pour éviter leurs pertes en cas de vol, par exemple.
Pour les voyages à l’étranger plus particulièrement :
- Renseignez-vous sur le site France Diplomatie (diplomatie.gouv.fr) ou auprès des ambassades, sur les principaux risques (sanitaires, naturels, sociaux…) présents dans le pays de destination, mais aussi sur les législations locales (notamment douanières), les recommandations en matière de santé (vaccinations…)… ;
- Proposez à vos salariés de se signaler auprès du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères, via la plateforme Ariane. C’est le moyen pour eux d’être alertés en cas de crise ou pour leurs proches, d’être prévenus en cas de problème ;
- Informez vos salariés des procédures à suivre (personnes à contacter et leurs coordonnées…) ainsi que des structures d’aide accessibles sur place (consulats/ambassades, centres médicaux…) s’ils devaient rencontrer des difficultés ;
- Contactez régulièrement votre collaborateur, lors de la mission pour vous assurer que tout va bien.
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