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Déplacement professionnel avec un véhicule personnel : ce que vous devez savoir
Visites clients ou chantiers, achats, livraisons… : vos salariés doivent se déplacer dans le cadre du travail ? Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas leur mettre à disposition un véhicule d’entreprise, vous pouvez leur demander d’utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Il conviendra alors de prendre quelques précautions.
Vous pouvez demander à vos salariés d’effectuer des déplacements professionnels avec leurs véhicules privés, mais quelques précautions sont nécessaires.
© Boggy / AdobeStock
1- Inscrire une clause sur les déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel dans le contrat de travail
Vous ne pouvez pas contraindre vos salariés à effectuer des déplacements professionnels avec leur véhicule privé si cet usage n’est pas inscrit au contrat de travail. Autrement dit :
Pour vos nouveaux salariés :
Il est conseillé d’y inscrire une clause spécifiant qu’ils pourraient être amenés à utiliser leur voiture personnelle pour des déplacements professionnels.
Pour les collaborateurs déjà en poste :
Il est possible de rédiger un avenant au contrat de travail, mais sachez qu’ils sont en droit de refuser de le signer.
Cette recommandation vaut pour tous les déplacements que vos salariés sont amenés à faire dans le cadre de leurs missions professionnelles (hors trajet domicile-travail). Par exemple :
- Pour se rendre chez un client ou un fournisseur ;
- Pour aller inspecter un chantier en cours ;
- Pour rencontrer un prospect...
Si un de vos salariés refuse la modification de son contrat de travail, vous pouvez :
- Soit renoncer à cette modification ;
- Soit procéder à son licenciement.
Attention toutefois, le licenciement étant strictement encadré par la loi, il convient de vous faire accompagner par un professionnel du droit. En effet, le licenciement doit être justifié par un motif économique ou personnel, c’est-à-dire par le motif qui vous a poussé à modifier le contrat de travail. Le refus du salarié de voir modifier son contrat de travail ne constituant pas en lui-même une cause réelle et sérieuse de licenciement.
2- Établir un barème de remboursement des frais kilométriques
Vous devez établir un barème de remboursement des frais kilométriques engagés par vos salariés dans le cadre de l’utilisation de leur voiture personnelle à des fins professionnelles.
Ce barème peut être celui de votre convention collective. Vous pouvez aussi fixer vos propres règles, en prenant en compte :
- Le coût de l’assurance ;
- La décote de la voiture ;
- Les frais de carburant ;
- L’usure de la voiture ;
- Les réparations éventuelles.
Veillez aussi à ce que les mêmes remboursements s’appliquent bien à tous les salariés, quels que soient leur fonction, leur grade ou leur ancienneté.
Enfin, autre solution pour fixer le niveau des indemnités kilométriques : recourir au barème fiscal. Il varie selon la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus chaque année. Pour des distances annuelles de moins de 5 000 kilomètres, l’indemnité kilométrique s’échelonne entre 0,502 et 0,661 €/km(1). Depuis 2021, elle est majorée de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique. Les indemnités kilométriques sont exonérées de cotisations et contributions sociales (dans la limite de certains plafonds).
L’utilisation de ce barème fiscal est très encadrée. Soyez vigilant par exemple à ne pas faire passer une partie de la rémunération de votre salarié en indemnités kilométriques, sous peine de vous voir infliger des pénalités par l’Urssaf. En effet, au-delà des montants prévus par les barèmes, il vous appartient de justifier de l’utilisation effective des indemnités conformément à leur objet. À défaut, la fraction excédentaire est soumise à l’ensemble des cotisations et contributions fiscales.
Si vous décidez de prendre en charge les amendes infligées à vos collaborateurs à l’occasion de déplacements professionnels avec leur véhicule personnel (excès de vitesse, défaut de ceinture de sécurité, absence de contrôle technique etc…), le montant devra être considéré comme la prise en charge d’une dépense personnelle et être déclaré à l’administration comme un élément de rémunération soumis à cotisations et contributions sociales. Pour la prise en charge des contraventions de stationnement, les sommes seront considérées comme une rémunération et seront donc elles aussi soumises à cotisations et contributions sociales.
À noter : les remboursements de péage et parking viennent en complément.
(1)Barème kilométrique 2022 pour les dépenses effectuées en 2021.
3- Penser au contrat mission pour les salariés en déplacement
Dans le cas de déplacements fréquents, vous pouvez souscrire un contrat d’assurance mission pour le compte de vos salariés.
Vous pouvez choisir, en plus de la Responsabilité Civile Auto obligatoire, les prestations d'assurance ou d'assistance que vous souhaitez pour vos salariés : garantie du conducteur, dépannage 0km, véhicule de remplacement...
En cas de sinistre, vous disposez ainsi de quelques leviers pour limiter les conséquences pour vos salariés et pour l'entreprise.
Si toutefois, vous ne souhaitez pas souscrire de contrat d’assurance mission, vérifiez chaque année que chacun de vos salariés a bien souscrit une extension de garantie auprès de son assureur et demandez expressément un justificatif.
Bon à savoir
Gardez en tête qu’en cas d’accident, l’assureur de votre collaborateur pourrait refuser une prise en charge et éventuellement chercher votre responsabilité de chef d’entreprise en remettant en cause votre devoir de vérification des obligations de vos collaborateurs.
Votre véhicule de société est un outil de travail indispensable, c’est pourquoi il est essentiel de le protéger des imprévus. Pour cela, MMA vous propose 3 formules d’assurance auto professionnelle que vous choisirez selon vos besoins, l’ancienneté, la valeur et l’usage de votre véhicule, ainsi qu’une gamme de garanties spécifiques et adaptées à votre activité.
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(1) Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites et des conditions, limites, exclusions de garanties fixées aux conditions générales (CG 614) et aux conditions particulières du contrat Assurance Auto MMA disponibles sur mma.fr ou en agence.
