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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Déménagement d’entreprise : les étapes clés

J-6 mois avant le déménagement de votre entreprise : le compte à rebours est lancé ! De la conception du cahier des charges à l’installation dans vos nouveaux locaux, en passant par l’information des salariés : suivez le guide !

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Anticipez le déménagement de votre entreprise 6 mois avant en organisant les formalités et l’information à vos salariés.
© Sirtravelalot / Shutterstock.com.

Choisir vos nouveaux locaux

Une étape essentielle consiste à rédiger votre cahier des charges, qui consignera :

  • vos besoins en superficie ;
  • les infrastructures requises ;
  • vos contraintes de sécurité, d’accessibilité… ;
  • le planning envisagé ;
  • votre budget…

Muni de ce document, vous pourrez partir à la recherche de vos bureaux idéals.  

Informer vos salariés du déménagement de l’entreprise

Si vous prévoyez de déménager votre entreprise, une obligation d’information vous incombe :

  • si vous comptez moins de 50 salariés : vous devez prévenir les délégués du personnel ou, à défaut, vos salariés ;
  • si vous comptez plus de 50 salariés : il convient de consulter le comité d’entreprise (CE) et le comité hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Organisation des espaces de travail, répartition des services, espace attribué à chaque poste… : c’est l’occasion de recueillir les besoins et d’affiner collectivement votre projet de déménagement.  

Au-delà d’être une obligation légale, l’information de vos salariés est indispensable pour susciter la plus grande adhésion. Un tel événement est très souvent source d’inquiétude chez les salariés, qui ne manquent pas de s’interroger sur leurs nouvelles conditions de travail ou encore leur temps de trajet. C’est pourquoi il est recommandé de faire preuve de transparence et de les impliquer, notamment sur le plan d’implantation. Vos collaborateurs ne se projetteront que plus facilement dans leurs prochains bureaux.

Pour vous aider à gérer le déménagement, il peut être utile, selon la taille de votre entreprise, de nommer une personne référente, chargée de faire le relais entre vous et les différents services.

Accomplir les formalités liées à votre déménagement

Un déménagement d’entreprise s’accompagne de nombreuses formalités administratives :

  • Sécurité sociale, Urssaf, banque, clients et prestataires… : commencez à prévenir vos différents interlocuteurs de votre changement d’adresse ;
  • les prestataires : eau, électricité, gaz, téléphonie, … pour la résiliation des anciens locaux et l’ouverture des nouveaux locaux ;
  • faites établir un nouveau contrat d’assurance,
  • si vous êtes en location, n’oubliez pas de donner votre préavis à temps.

Si votre déménagement implique le transfert de votre siège social, des formalités spécifiques existent, telles que la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.

Enfin, pensez à mettre à jour votre site internet, vos brochures commerciales et autres documents professionnels.

Gérer les questions logistiques liées à votre déménagement

La première étape consiste bien sûr à faire établir des devis auprès de prestataires de déménagements d’entreprise. En fonction de l’étendue de la prestation retenue, vous pourrez définir et programmer les opérations à réaliser pour le jour J, en collaboration avec vos salariés :

  • faites le tri dans les meubles, les dossiers… ;
  • commencez à emballer et étiqueter les cartons et équipements, pour limiter les risques de casse et de perte le jour du déménagement ; 
  • dressez l’inventaire de votre parc informatique.  

Prévoyez suffisamment de temps pour réaliser les différents travaux dans vos nouveaux locaux, sans oublier la remise en état de vos bureaux actuels.

Suivre le déménagement le jour J

Choisissez soigneusement la date de votre déménagement, afin de limiter au maximum son impact sur la productivité de votre entreprise. Ainsi, il peut être conseillé de planifier le transfert un weekend, en période estivale…

Perte d’un carton, problème informatique… : en dépit de toutes vos précautions, des imprévus surviendront sûrement. Désignez un interlocuteur dont le rôle consistera à suivre et gérer la résolution de ces désagréments.

Multirisque pro MMA

Multirisque Pro devis tarif © Julief514/Thinkstock

Avant tout déménagement, pensez également à faire le point avec votre Agent Général MMA. En fonction de vos nouveaux besoins, il pourra réajuster votre contrat Multirisque professionnelle MMA pour protéger le futur local, peut-être du matériel neuf(1)

Multirisque pro MMA

(1) Dans les conditions, limites et exclusions de garanties fixées au contrat multirisque professionnelle MMA.