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Publié le 30/01/2020, mis à jour le 05/02/2020
Le flex office : avantages et inconvénients
Dans un flex office ou bureau flexible, les salariés n’ont plus de bureau attitré dans l’entreprise. À l’heure du digital, les employés sont de plus en plus nomades et mettre en place un bureau flexible pourrait être une solution qui répond aux besoins de mobilité de vos collaborateurs. En tant qu’employeur vous hésitez à franchir le pas ? MMA vous éclaire sur les avantages et les inconvénients de cet environnement de travail qui nécessite d’être bien pensé pour fonctionner !
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Le flex office répond au mode de vie plus nomade des collaborateurs.
©Adobestock - bernardbodo
Bureaux flexibles, quels avantages ?
Le flex office met fin aux bureaux individuels cloisonnés particulièrement gourmands en espace, pour faire place aux lieux de travail ouverts, propices à l’échange qui favorisent des ambiances studieuses et collaboratives.
En tant qu’employeur, vos intérêts sont multiples, et plus encore si vos salariés sont présents par intermittence, car vous mettez ainsi à disposition :
- une pluralité d’espaces de travail protéiformes (bureau, espace de brainstorming, salles de réunion…) qui s’adaptent aux besoins fluctuants de vos employés, quelle que soit la taille de votre équipe ;
- un contexte qui favorise les échanges et les rencontres enrichissantes ;
- des services et des espaces de bien-être très appréciés par tous les salariés (restauration, salle de sport, conciergerie, salles de détente…).
Par ailleurs, votre besoin d’espace étant réduit et optimisé, le flex office représente un gain financier non négligeable.
Les inconvénients du flex office
Parmi les désagréments liés au flex office, vos salariés pourraient rencontrer les suivants :
- la difficulté de s’isoler et donc d’être potentiellement interrompus par les échanges de collègues ou autres bruits ;
- la perte d’ambiance d’équipe et la diminution du sentiment d’appartenance à l’entreprise ;
- le sentiment de ne pas avoir les postes de travail confortables ou idéalement placés.
Vos salariés pourraient bien se sentir « sans bureau fixe » s’ils sont présents à plein temps.
Comment mettre en place dans de bonnes conditions le flex office dans votre entreprise
Pour trouver des compromis et pallier les inconvénients cités précédemment, vous pouvez réunir certaines conditions matérielles qui amélioreraient le contexte de travail de vos salariés, et donc leur productivité :
- mettez en place des outils informatiques et des systèmes de travail efficaces : accès à réseau wifi performants, connectiques efficaces, moyens de communication interne (intranet, réseau social…) ;
- assurez-vous de mettre à disposition des espaces dédiés aux appels téléphoniques, ainsi qu’un accès au planning de réservation des espaces de coworking et des salles de réunion partagées ;
- pensez à réserver des casiers individuels pour chacun de vos salariés.
Mais pour mettre en place un flex office qui fonctionne durablement, vous devez vous montrer tout aussi souple, la flexibilité étant mieux acceptée lorsqu’elle est partagée. Aussi, si votre fonctionnement le permet, vous aurez tout intérêt à permettre à vos collaborateurs de choisir leur mode d’organisation en dehors et lors de leurs déplacements professionnels (horaires souples, temps partiel, télétravail…). Ceux-ci gagneront ainsi en autonomie et se sentiront davantage valorisés grâce à un management basé sur la confiance.
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