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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Dirigeant, comment créer une flotte
de trottinettes dans votre entreprise ?

A l’heure où nous devons repenser nos modes de déplacement urbain, les trottinettes électriques pourraient rapidement se démocratiser. Des entreprises comme Orangina-Schweppes, Danone et la Cram disposent d’ailleurs déjà d’une flotte pour leurs salariés. Toutefois, la mise en place d’une telle solution est loin d’être réservée aux grands groupes. Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous souhaitez proposer cet équipement à vos salariés ?
Retrouvez tous nos conseils pour organiser votre flotte de trottinettes d’entreprise.

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De plus en plus prisée, la trottinette devient un transport alternatif favorisé par beaucoup de Français
©Westend61 GmbH / Alamy Banque D'Images

Pourquoi mettre à disposition une flotte de trottinettes de fonction ?

Simplification des déplacements domicile-entreprise, respect du plan de mobilité, facilitation des rendez-vous extérieurs, alternative aux transports en commun, bénéfice d’un avantage en nature valorisable... la mise en place d’un parc de trottinettes d’entreprise présente de très nombreux atouts, aussi bien pour vous en tant qu’employeur que pour vos collaborateurs. Les trottinettes s’adaptent également aux besoins des salariés et prennent moins de place à stocker que des vélos, motos ou voitures. Elles ont néanmoins besoin d’un local dédié. Disposer d’une flotte de trottinettes électriques, c’est aussi une solution économique et écologique. Avec des prix allant de 150 à 4 000 €(1), cette solution peut donc être relativement facile à mettre en place, y compris au sein des petites entreprises.

(1) Mobilityurban.fr

 

Quelles sont les étapes à suivre ?

Si vous souhaitez mettre à disposition de vos salariés une flotte de trottinettes électriques, sachez qu’il vous faut respecter plusieurs étapes

1. Une concertation préalable 
Vous devez d’abord définir les besoins de vos collaborateurs. Seraient-ils prêts à utiliser un EDP (engin de déplacement personnel) ? Pour quels usages (domicile-travail, personnel, etc.) ? Souhaitent-ils une solution motorisée ou non ? Accepteraient-ils éventuellement de participer au coût d’un tel service ? 

2. Le choix du modèle 
Une fois la décision prise, vient le moment de choisir un modèle. Deux solutions principales s’offrent à vous : flottes de trottinettes électriques ou solutions non motorisées. Ces dernières offrant un agrément limité, les équipements avec moteur sont à privilégier. Pour faire votre choix, fiez-vous à plusieurs critères : l’autonomie — pouvant aller de 20 à 40 kilomètres —, la puissance (jouant sur l’accélération), le type de batterie – intégrée ou amovible —, les capacités de franchissement ou même la nature des pneumatiques.

Votre parc de trottinettes d’entreprise est-il conforme ?

Depuis fin 2019, les EDP motorisés disposent de leur propre réglementation. Au moment de choisir vos trottinettes électriques professionnelles, il est important de savoir que leur vitesse doit être bridée à 25 km/h. Inutile, par conséquent, de demander davantage à votre fournisseur. Notez également que, à compter du 1er juillet 2020, elles devront obligatoirement être équipées de feux à l’avant et à l’arrière, de freins, d’un avertisseur sonore et de dispositifs rétro-réfléchissants (2).

(2) Source : Réglementation des engins de déplacement personnels motorisés (EDPM) — Ministère de la Transition écologique et solidaire — 2019

3. La sélection de l’offre 
Bien qu’il soit possible de faire l’acquisition de trottinettes pour professionnels, il est généralement préférable d’opter pour un contrat de location longue durée de trottinettes électriques (LLD). En fonction du nombre de trottinettes louées et de la durée du contrat, le coût pourra en effet être avantageux, allant par exemple d’une cinquantaine d’euros à une centaine d’euros par mois pour chaque trottinette. Les offres de LLD permettent de bénéficier d’un devis adapté à vos besoins — souvent dégressif en fonction du nombre de trottinettes —, de services associés (maintenance, réparation, etc.), de formations d’utilisation ou encore de la mise à disposition d’équipements de sécurité.

4. Les options à la carte 
Les loueurs de trottinettes de fonction proposent un certain nombre de services additionnels. Assurance, remplacement, formation, adaptation du local, prêt de matériel de signalisation... autant d’options qui peuvent présenter un intérêt et qui doivent être sélectionnées selon les spécificités de votre projet. Cela vaut d’ailleurs tout particulièrement pour la maintenance, celle-ci étant indispensable pour repérer tout défaut éventuel et prévenir les principaux risques (incendie, explosion, accident dû à des freins défectueux, etc.).

 

Le b.a.-ba pour bien gérer votre parc de trottinettes

Lieu de stationnement, solution de recharge, règles d’usage ou encore système de réservation : la mise en place d’une flotte de trottinettes électriques de société passe également par une bonne gestion au quotidien.

La création d’un local dédié et sécurisé
Vous devez d’abord réfléchir à l’aménagement d’un espace de stationnement pour votre parc de trottinettes d’entreprise. Cela peut notamment passer par l’aménagement d’un espace fermé dans le local vélo existant, à condition de penser aux salariés disposant de leur propre moyen de locomotion (vélo, trottinette, gyropode, etc.). L’idéal est toutefois d’aménager un local dédié au stockage et à la recharge des batteries des trottinettes électriques. 
 

Avez-vous anticipé le risque d’incendie ?

Les trottinettes électriques sont le plus souvent équipées de batteries lithium-ion. Lors de leur recharge, elles dégagent une énergie thermique pouvant entraîner – en cas de mauvaise évacuation de la chaleur – un emballement thermique. Comme plusieurs faits divers l’ont déjà prouvé, cette situation peut être la cause d’un départ de feu, voire même d’une explosion de la batterie.
Retrouvez tous nos conseils pour vous prémunir contre les risques d’incendie. 

L’aménagement de l’espace de stationnement doit répondre à plusieurs règles pour limiter les risques, dont le départ de feu lors de la recharge :

  • la température doit être maintenue en dessous de 30°C au moyen d’une ventilation naturelle ou mécanique ;
  • l’installation d’équipements limitant la propagation du feu est recommandée (porte coupe-feu, parois coupe-feu, etc.) ;
  • un espace d’au moins 50 cm doit être respecté entre chaque batterie en charge ;
  • les batteries et les trottinettes doivent disposer chacune de leur propre local en cas de batterie amovible.

La définition des règles d’usage
En concertation avec vos salariés, vous devez aussi réfléchir aux différentes utilisations autorisées (uniquement domicile-travail, usage privé, etc.) et à la distance maximale que le salarié peut parcourir avec la trottinette (déplacement intersite, dans un périmètre de 30 km autour de l’entreprise ou du domicile, etc.). Plus important encore, encadrez l’accessibilité des trottinettes : sont-elles partagées ou attribuées de façon nominative ? Dans la première hypothèse, la question des modalités de réservation est essentielle. 


À L’HEURE DU COVID-19, ADAPTEZ LES REGLES D’USAGE DE VOTRE FLOTTE

En cette période de crise sanitaire, le service de trottinettes électriques de l’entreprise risque d’être pris d’assaut par les salariés, ces derniers étant susceptibles d’éviter les transports en commun pour venir au travail. Pour limiter les risques de contamination, plusieurs mesures peuvent être prises :

  • l’attribution individuelle des trottinettes pendant cette période ;
  • l’interdiction du partage avec un proche (enfants, conjoint, etc.) ;
  • le respect de la distanciation sociale lors de l’accès au local ;
  • le nettoyage régulier de l’espace de stationnement et, éventuellement, des trottinettes avant et après chaque utilisation ;
  • l’affichage des consignes hygiéniques et sanitaires à adopter ;
  • ou encore la limitation des stationnements en extérieur.

La gestion de la flotte
Après avoir aménagé l’espace de stockage et publié le règlement d’utilisation, il vous faut réfléchir à l’organisation de votre flotte de trottinettes. Si vous optez pour la location, appuyez-vous sur l’expertise de votre fournisseur pour organiser la gestion du prêt des trottinettes à vos salariés. Vous pouvez d’ailleurs choisir une plateforme en ligne qui permet d’automatiser les réservations (en cas de flotte partagée), de localiser les trottinettes électriques ou encore de paramétrer leur vitesse maximale et leur champ d’utilisation. Enfin, n’oubliez pas de réfléchir à l’éventuelle tarification du service. Mise à disposition gratuite, participation du salarié au temps d’usage ou au kilométrage parcouru, abonnement mensuel ou, au contraire, incitation financière : les possibilités sont nombreuses en la matière et dépendent de vos objectifs.

La formation des équipes
La mise en place d’un parc de trottinettes électriques de fonction nécessite également un accompagnement pédagogique. Il est important de rappeler à vos salariés les usages à adopter. Interdiction d’utiliser les trottoirs(3), règles de stationnement sur la voie publique, interdiction d’utiliser la trottinette à plusieurs, port du casque et de gants, utilisation d’un équipement rétro-réfléchissant la nuit, possibilité ou non de la garder durant le week-end… autant d’informations essentielles pour une utilisation vertueuse de votre flotte. Pensez aussi à rappeler les règles de recharge à suivre pour limiter le risque d’incendie : respect d’une distance entre chaque batterie, interdiction des recharges près d’une source de chaleur, signalement de tout choc sur la batterie avant de la recharger, etc.

Enfin, sensibilisez bien vos salariés aux sanctions encourues en cas de non-respect des règles. À titre d’exemple, ils s’exposent à une amende de 1 500 € — voire de 3 000 € en cas de récidive – s’ils dépassent les 25 km/h autorisés.

(3) Certaines communes autorisent la circulation des trottinettes électriques sur les trottoirs.

 

Trottinettes électriques : une assurance obligatoire

Au même titre qu’une voiture ou une moto, une trottinette électrique est considérée comme un véhicule terrestre à moteur et doit, par conséquent, obligatoirement être assurée. 

  • A minima, le contrat doit couvrir la responsabilité civile de l’utilisateur. S’il est possible de demander à vos collaborateurs de souscrire une assurance individuelle à titre privé, le mieux reste encore d’opter pour un contrat de flotte. Vous aurez ainsi la certitude que chaque utilisateur est bien protégé par une assurance de trottinette électrique. 
  • Il est aussi recommandé de souscrire une garantie corporelle du conducteur. C’est en effet le risque majeur auquel les utilisateurs sont exposés. 
  • Et selon vos besoins, éventuellement, souscrire des garanties complémentaires :
    -    vol ou tentative de vol ;
    -    incendie et explosion ;
    -    indemnisation des dommages causés à la trottinette en cas d’accident responsable ;
    -    ou encore protection juridique.

La trottinette, un usage non sans risque


Le saviez-vous ? Plus de 1 300 accidents impliquant des usagers de trottinettes ont été recensés entre 2013 et 2018(4) (5). Raison pour laquelle certaines options présentent un réel intérêt – dont la garantie dommages corporels – afin de protéger au mieux vos salariés dans leurs déplacements.

(4) Source : Les accidents de trottinettes en forte hausse — Le Parisien – 2018
(5) Chiffre incluant également les accidents en rollers.

 

La souscription d’une assurance de flotte de trottinettes de fonction peut notamment se faire auprès de votre assureur. À ce titre, MMA vous propose le contrat Auto Fleet, offrant 4 formules différentes et de nombreuses garanties optionnelles. L’idéal pour protéger au mieux vos collaborateurs, ainsi que votre parc.