Régie ou forfait : quels modes de facturation proposer à vos clients ?

Le contrat au forfait et le contrat en régie sont les deux types de contrats majoritairement utilisés pour les prestations de services. En quoi consistent-ils et comment déterminer lequel est le plus avantageux pour votre entreprise ? Focus sur les avantages et les inconvénients de ces deux modes de facturation.

Il existe deux manières de budgéter une mission pour les ESN : au forfait ou en régie. L’une repose sur une obligation de résultats, l’autre sur une obligation de moyens. Explications.
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Quelle différence entre un contrat au forfait et un contrat en régie ?

Le contrat au forfait : définition et modalités

Un contrat au forfait repose sur le principe de l’obligation de résultats. Cela signifie que vous vous engagez, en tant que prestataire de services, à livrer une prestation à une date précise avec un coût fixe.

Avec ce mode de facturation, le cadre et les objectifs de la prestation doivent être précisés en amont par votre client via la réalisation d’un cahier des charges exhaustif qui renseignera notamment :

L’enveloppe budgétaire allouée ;
Le détail des services attendus ;
Et le temps imparti pour la réalisation du projet.

Cela nécessite que votre client ait une idée précise de ses besoins et de ses objectifs et qu’il vous remette tous les documents et éléments nécessaires pour que vous puissiez mener à bien le projet qui vous est confié. En optant pour le forfait, vous ne comptez et facturez pas le nombre d’heures passées mais les services effectués. De son côté votre client procédera quant à lui au paiement de la prestation à la livraison du projet (avec, en général, une partie en acompte, et parfois des paiements intermédiaires selon la durée du projet).

BON À SAVOIR

En cas de dépassement, vous ne pouvez pas facturer de supplément à votre client, sauf si ce dépassement relève de sa responsabilité ou si vous avez son accord.

Le contrat en régie : définition et modalités

Le contrat en régie, également appelé contrat en régie informatique, repose sur le principe de l’obligation de moyens. Cela signifie que vous devez mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour aider votre client à réaliser ses objectifs. Concrètement en tant que prestataire, vous vous engagez à fournir à votre client un nombre de collaborateurs défini sur une période définie à un tarif journalier fixe. Vos consultants peuvent travailler au sein de votre entreprise ou être intégrés directement chez votre client.

Contrairement au forfait, vous facturez le temps passé par vos équipes pour l’exécution de la mission selon un taux horaire ou un Taux Journalier Moyen (TJM) qui correspond au montant payé pour une journée de travail réalisée par l’un de vos consultants.

BON À SAVOIR

Le TJM peut varier en fonction de l’expérience, des compétences du consultant mais aussi de la nature des missions.

Forfait ou régie : avantages et inconvénients

Chaque mode de facturation présente des avantages et des inconvénients qu’il est nécessaire de prendre en compte selon la nature du projet qui vous est confié.

Les avantages du contrat au forfait

En proposant un contrat au forfait à votre client, vous facilitez la gestion de votre trésorerie avec un chiffre d’affaires garanti et défini en amont lors de l’établissement du devis. Vous avez également la possibilité d’augmenter votre marge si vous passez moins de temps que prévu pour exécuter la prestation vendue. Par ailleurs, puisque les résultats attendus et le montant de la prestation sont connus des deux parties dès le lancement du projet, vous sécurisez la relation avec votre client.

Les inconvénients du contrat au forfait

Le forfait nécessite d’être vigilent lors de la phase de conception du devis puisque votre marge dépend en grande partie du temps passé par vos équipes pour exécuter la prestation vendue. Soyez donc vigilent dans le nombre d’allers-retours proposés dans votre forfait (vous pouvez par exemple, limiter le nombre de retours et corrections à trois). Par ailleurs, en cas de retard de livraison, vous encourez des pénalités de retard.

Les avantages du contrat en régie

Le contrat en régie vous permet une certaine souplesse et flexibilité dans la gestion de projet puisque vous facturez votre client au temps passé. Vous n’avez donc pas besoin d’élaborer en amont un planning précis et pouvez travailler en mode agile puisque votre prestation s’effectue dans la durée.

Les inconvénients du contrat en régie

La durée du projet n’étant pas clairement définie, vous devez justifier à votre client le temps passé, ce qui peut parfois être source de tension dans la relation commerciale.

Régie ou forfait : quel type de prestation choisir ?

Il n’y a pas de meilleure prestation dans l’absolu. Les deux types de contrat, régie et forfait, présentent des avantages et des inconvénients selon les critères que l’on considère et le type de projet à mener.

Par exemple, le choix d’une collaboration en régie est pertinent lorsque les attentes sur un projet ne sont pas encore clairement définies ou sont amenées à évoluer (ajout de fonctionnalités sur un site web par exemple). Certains secteurs, comme l’informatique privilégient ce type de fonctionnement, notamment lorsqu’il s’agit de mission sur un temps long, comme par exemple la mise en place d’un nouveau système d’information.

À l’inverse, si vous connaissez exactement le temps nécessaire à la réalisation des demandes de vos clients et que vous êtes en mesure de vous engager sur une date fixe, le contrat au forfait est à privilégier. Le contrat au forfait est souvent utilisé pour des prestations de courtes durées, comme par exemple, la réalisation d’une identité graphique, la mise en place d’une campagne emailing ou encore des prestations de rédaction de contenus.

LE CONSEIL MMA

Pour facturer au plus juste, vous avez également la possibilité de cumuler ces deux modes de facturation. Vous pouvez par exemple, diviser la prestation en lots, en distinguant les missions les mieux définies, qui feront l’objet d’un contrat au forfait, et celle qui présentent des incertitudes sur le temps de travail et qui seront elles, facturées avec un contrat en régie.

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