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Comment mettre en place les formations professionnelles à distance de vos collaborateurs ?
Avec la généralisation du télétravail, certaines entreprises ont fait le choix d’adopter une organisation hybride alliant télétravail et présentiel, voire complètement en distanciel. Pour autant, ces nouvelles manières de travailler ne signifient pas qu’il faut mettre en sommeil le développement des compétences de vos collaborateurs. La formation à distance peut être une solution. C’est une piste déjà adoptée par de nombreuses entreprises. Au premier semestre 2020, près de la moitié des salariés ont ainsi suivi une formation en ligne : 63 % en classe virtuelle, 55 % en e-learning, et 18 % en e-tutorat(1).
Avec l’essor généralisé du télétravail, de nombreuses entreprises optent pour la formation professionnelle à distance. Webinaire, plateforme de e-learning ou encore MOOCs … de nombreux formats s’offrent à vous
© Adobestock ; foxyburrow
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de former vos salariés(2) pour qu’ils puissent s’adapter à l’évolution de leur poste, aux développements des technologies… Vous devez donc permettre à vos collaborateurs en télétravail d’actualiser leurs connaissances et de préparer leur évolution professionnelle en veillant à leur proposer des formations régulièrement.
(1) Baromètre Cegos 2020, « Transformations, compétences et learning »
(2) En application de l’article L6321-1 du Code du travail
Formation à distance : quel format choisir pour favoriser la montée en compétences de vos salariés ?
Qu’il s’agisse de contenu textuel ou graphique, niveau d’interactivité, éléments de « gamification », en temps réel ou non, la palette des formats et modalités pédagogiques est large. Tout dépend des objectifs poursuivis.
Le webinaire
Littéralement « web-séminaire », c’est une réunion collective en « live », idéale pour favoriser l’engagement et l’interactivité. Ce séminaire virtuel peut s’appuyer sur une présentation animée par un ou plusieurs intervenants, des vidéos... Les temps de parole alternent avec des activités dynamiques (vote, challenge d’équipe, brainstorming, sondage…) pour garder les participants alertes et leur permettre de s’exprimer.
Pour organiser vos webinaires, de nombreux outils sont disponibles : Zoom, Google Meet, Teams, Skype, Webex… Certains sont complètement gratuits. D’autres proposent des versions payantes permettant de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires parfois utiles si vos salariés sont nombreux ou si votre conférence requiert certaines modalités de diffusion (enregistrement, stream, intégration d’outils collaboratifs…).
Conseils : n’hésitez pas à transmettre le support de formation à vos salariés une fois le webinaire terminé.
La plateforme de e-learning
Elle donne accès en « libre-service » à différents modules de formation en ligne. De quoi booster l’autonomie de vos collaborateurs : chacun adapte sa formation à ses besoins et à son niveau de connaissance. Un format idéal pour monter en compétences à un rythme convenant à chacun.
Le principe est simple : l’apprenant se connecte de sa propre initiative, selon ses impératifs horaires, et suit l’enseignement en autodidacte. Attention, les modules ne doivent pas être de simples retranscriptions des formations en présentiel sur écran. Privilégiez des formats courts, interactifs et scénarisés, comprenant des contenus graphiques, des animations, des schémas, des quiz…
N’hésitez pas à faire appel à des prestataires spécialisés comme la Cegos ou Coorpacademy qui proposent des catalogues de formations en ligne, notamment dans le domaine des « soft skills » (leadership, animation d’équipe à distance, gestion du stress, intelligence émotionnelle…), de la transformation digitale (identité numérique et e-réputation, la sécurité à l’ère digitale...) ou de la relance post-crise (redémarrer la production, sécuriser l’activité partielle, vendre à distance…).
À savoir : pour héberger et diffuser ces contenus de formation professionnelle, vous pouvez opter pour une plateforme LMS (Learning Management System) de type Moodle, Totara, Docebo, EFront... Certaines sont gratuites, voire open source, mais pour la plupart certaines fonctionnalités avancées (calendrier de cours, outil de webinaire intégré...) sont payantes. Par ailleurs, leur implémentation et leur maintenance exigent parfois des ressources internes importantes, ainsi qu’un temps pour former vos collaborateurs à leur utilisation.
Comment bien préparer une formation à distance ?
Pour être performante et vecteur de succès, la formation professionnelle en distanciel doit être pensée. Le choix des thématiques, des scénarios et des formats dépend de vos priorités stratégiques, mais il doit aussi tenir compte de l’environnement technique et des ressources disponibles dans votre entreprise. Ce sont les éléments du cahier des charges de votre plan de formation à distance.
Vous devez également veiller à créer un cadre favorable à l’apprentissage à distance. Lorsqu’il s’agit d’un webinaire, dégagez des temps dédiés à la formation ou créez des environnements numériques qui permettent à vos salariés de suivre facilement les sessions à distance. Il faut éviter que vos équipes vivent cette période de formation comme un ajout contraignant à leur charge de travail.
Pour chaque formation proposée, définissez précisément la population cible, les prérequis, les compétences et les objectifs à atteindre. Cela favorisera la motivation de vos salariés et réduira le taux d’abandon.
Important : impliquez un maximum vos collaborateurs dans le projet afin d’identifier les éventuels freins et résistances au changement, mais surtout les avantages qu’ils voient dans ce mode d’apprentissage. Vous devez mettre en œuvre un « marketing de la formation » afin d’expliquer à vos collaborateurs l’intérêt de réaliser ces formations à distance.
Améliorer l’expérience vécue par vos collaborateurs
Les outils de formation digitaux favorisent le partage de connaissances en interne. Saisissez cette opportunité pour développer des formes d’apprentissage comme le mentorat, le reverse mentoring (les juniors forment les plus seniors, notamment sur les nouvelles technologies), les ateliers de co-développement, le brainstorming... afin de faire circuler les savoirs en interne tout en renforçant la cohésion d’équipe.
Donnez la parole à vos collaborateurs et laissez-les s’exprimer sur l’ensemble de la formation : du contenu aux supports pédagogiques, en passant par les échanges avec le formateur. Identifiez d’éventuels axes d’amélioration pour vos prochaines sessions. Pour cela, n’hésitez pas à leur envoyer un questionnaire de satisfaction après une formation, et à leur demander par ce biais leurs attentes et besoins.
Des MOOCs ou COOCs pour vos équipes ?
Vos collaborateurs peuvent aussi se former à l’extérieur en télétravail. Les MOOCs (Massive Open Online Courses) sont des cours en ligne, gratuits, ouverts à tous. Ces classes virtuelles sont entrées dans les mœurs des Français et ne sont pas réservées aux universités et aux étudiants. Il existe aujourd’hui des versions corporate du MOOC, sur des sujets plus orientés métiers, rebaptisés SMOCs (Small Private Online Courses) ou COOCs (Corporate Open Online Courses) selon leur format. Ce sont des parcours de formation digitaux, intégrant des cours sous format vidéo et réservés à un groupe restreint. Ils permettent de créer une communauté apprenante qui va échanger sur un sujet, relire et corriger les devoirs des pairs... Une solution pour continuer à se former à distance.
