Frais professionnels des salariés : comment ça marche ?

Parce qu’elles échappent aux cotisations et contributions sociales, les sommes versées à vos salariés afin de leur rembourser leurs frais professionnels font l’objet d’une attention toute particulière de l’Urssaf. En cas de contrôle, en tant qu’employeur, vous devez être en mesure de justifier la réalité de ces frais ! Sachant que pour certaines dépenses, l’Urssaf fait désormais preuve de tolérance… Explications.

Les frais professionnels pris en charge par l’entreprise font l’objet d’une attention particulière de l’Urssaf et doivent pouvoir être justifiés.
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Une définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par vos salariés pour les besoins de leur activité professionnelle.
Peuvent constituer de tels frais, notamment, les dépenses :

De repas au restaurant, lorsque votre salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;

De restauration sur le lieu de travail ou des repas hors des locaux de l’entreprise ;

Kilométriques, lorsque votre employé est contraint d’utiliser son propre véhicule ;

De grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger ;

De déménagement suite à une mobilité professionnelle ;

Supportées par votre salarié en situation de télétravail ;

Exposées par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger.

Comment les frais professionnels sont-ils remboursés au salarié ?

La prise en charge par l’employeur de ces frais peut prendre différentes formes :

Le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié, sur justificatifs (notes de restaurant, billets de train, reçus de taxi, factures d’hôtel…) ;

Le versement d’allocations forfaitaires, dans certaines limites, avec ou sans justificatif selon les frais concernés ;

Pour certaines professions seulement (les conducteurs d’engins et de camions d’entreprise dans les travaux publics, par exemple), il peut s’agir de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations.

Ces remboursements ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale, ni à CSG-CRDS.

Télétravail et les primes de salissure : l’Urssaf est tolérante

Il y a peu, l’Urssaf exigeait la fourniture systématique de notes pour les allocations forfaitaires versées aux salariés :

Pour l’entretien de leurs vêtements de travail (primes de salissure) ;

Et pour les dépenses relatives au télétravail.

Des justificatifs qui étaient indispensables pour que ces allocations échappent aux cotisations sociales.
Désormais, l’Urssaf admet que, pour ces frais, l’exonération de cotisations s’applique sans qu’il soit nécessaire de produire de notes, mais à condition que les montants accordés à vos salariés ne dépassent pas certaines limites. C’est le cas lorsque :

La prime de salissure n’excède pas le montant prévu par la convention collective applicable à l’entreprise ;

L’allocation forfaitaire liée au télétravail respecte certaines limites, à savoir 10 € par mois lorsque le salarié effectue une journée de télétravail par semaine, 20 € par mois lorsqu’il réalise 2 jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour 3 jours, etc.

À noter : si les remboursements par l’entreprise excèdent ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales reste soumise à la production de justificatifs !

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