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Optimiser la gestion de la flotte grâce à la géolocalisation
Grâce à la géolocalisation, vous pouvez suivre en temps réel tous les véhicules de l’entreprise. Une source d’économies et de performance désormais accessible à tous mais qui reste strictement encadrée.
La taille de la flotte automobile de l’entreprise est un critère déterminant pour le choix de la géolocalisation.
© Zoonar RF - Gurzzza/Thinkstock
Profiter d’une technologie puissante
Avec la simplification des services et l’émergence des réseaux haut débit mobile, les solutions de géolocalisation sont aujourd’hui à la portée de toutes les entreprises. Quelle que soit leur taille et la nature de leur flotte : véhicules de chantier, bennes à ordure ou véhicules commerciaux… Il est désormais possible de tout savoir en temps réel sur le trajet effectué :
- l’itinéraire,
- les km roulés,
- l'heure de départ et d'arrivée,
- mais aussi de la vitesse des véhicules routiers…
Une véritable manne de données qui bien exploitée permet d’optimiser les tournées, de réduire les coûts en carburant et en temps, d’améliorer la gestion des contrats de location et l’entretien des véhicules. Avec, à la clé, de substantielles économies sur un des principaux postes de dépenses pour beaucoup d'entreprises.
Se poser les bonnes questions avant de choisir la géolocalisation pour sa flotte automobile
Alors, faut-il se lancer et, si oui, comment ? La réponse dépend de plusieurs facteurs qui diffèrent d’une entreprise à l’autre. Chacune doit d’abord évaluer la réalité des bénéfices attendus. Ceux-ci dépendent principalement de la taille de la flotte véhicules de l’entreprise.
En-deçà d’un certain nombre de véhicules, les économies en carburant et les possibilités d’optimisation des tournées seront limitées et n’en vaudront peut-être pas la peine au regard du coût de mise en œuvre. Ce coût, lui-même, varie selon que l’on opte pour la location ou pour l’acquisition mais aussi selon le choix de la technologie. Schématiquement, il est en effet possible d’opter pour le suivi des véhicule embarquant des boitiers GPS ou celui des conducteurs grâce à la carte SIM de leur portable. La première option est plus onéreuse que la seconde mais elle permet une plus grande précision et une couverture internationale.
Enfin, chaque entreprise doit se poser la question des moyens qu’elle pourra consacrer à la gestion du système. Il ne suffit pas en effet de pouvoir recueillir les informations. Pour vraiment profiter de la technologie, il faut disposer d’hommes et d’outils qui permettront d’exploiter ces données.
Respecter les formalités préalables…
Quelle que soit la technologie choisie, achetée ou louée…, si vous décidez de vous lancer, il vous faudra vous conformer à de nombreuses règles. La mise en œuvre d’une technologie susceptible de dégénérer en un contrôle permanent des salariés est, en effet, strictement encadrée par la Cnil.
Avant même la mise en œuvre, il faut tout d’abord consulter les instances représentatives du personnel (IRP) et informer individuellement les employés concernés (finalité, données traitées, durée de conservation, destinataires, droits d’accès, de rectification et d’opposition).
Vous devrez ensuite déclarer la mise en œuvre de la géolocalisation auprès de la CNIL. Si elle est conforme aux prescriptions de la norme simplifiée n° 51 du 16 mars 2006, il est possible de se contenter d’une déclaration en ligne de conformité. Sinon, il faudra adresser une « déclaration normale » à la CNIL, sauf désignation d’un correspondant informatique et libertés -dans ce cas, vous êtes dispensé de déclaration-. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la cnil.fr.
… et les règles de mise en œuvre
Une fois mise en œuvre, la géolocalisation reste soumise à certaines préconisations de la Cnil. Comme par exemple la désactivation du système embarqué dans les véhicules de fonction des employés en dehors des horaires de travail et des temps de pause.
Plus globalement, ces systèmes ne doivent être mis en œuvre que dans certaines finalités : la sécurité, l’optimisation, le suivi et la facturation et même le suivi du temps de travail s’il ne peut pas être réalisé par d’autres moyens. En particulier, le recours à la géolocalisation n’est pas justifié lorsqu’un employé dispose d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (visiteurs médicaux, VRP, etc.). Ni quand l’employé agit dans le cadre du mandat électif ou syndical dont il est investi...
Enfin, la Cnil encadre la nature des informations collectées -qui ne doit pas concerner les éventuels dépassements des limitations de vitesse- et l'accès aux données - il doit être réservé aux seules personnes habilitées-. La Cnil encadre aussi la durée de conservation des données, pertinente au regard de la finalité : deux mois pour les données de géolocalisation s, un an pour l'historique des déplacements, cinq ans pour le suivi du temps de travail, avec la msie en place d'une purge stricte selon les durées de conservation fixées.
SOURCES :
La géolocalisation des véhicules
Les dispositifs de géolocalisation GSM/GPS
Géolocalisation, la logistique d'entreprise assistée
La mise en place d'un dispositif de géolocalisation
Deux techniques de géolocalisation
Les deux techniques principales utilisées dans les systèmes de géolocalisation pour entreprises sont : la géolocalisation par satellite et la géolocalisation par GSM.
La première s’opère grâce au réseau de satellite GPS (Global Positioning System) et permet de calculer avec une précision de 15 à 100 mètres la position d'un terminal. Elle est plus onéreuse mais permet une couverture internationale et une précision plus grande que la géolocalisation par GSM. Celle-ci, en utilisant les informations transmises par les antennes GSM, permet de localiser un terminal avec une précision de 200 mètres à plusieurs kilomètres, selon la densité du réseau GSM.
Protection Juridique(1)
Vous souhaitez vous assurer que le système de géolocalisation mis en place dans votre entreprise respecte bien les préconisations de la CNIL ? Avec l’Assurance protection juridique MMA, des juristes sont à votre écoute pour répondre à vos questions(1). Pour en savoir plus, contactez votre Agent général MMA.
(1) Assurée et gérée par COVEA Protection juridique, dans les conditions, limites et exclusions de garanties fixées au contrat.
