Les astuces pour rédiger des mails efficacement
La rédaction des courriels peut également demander énormément de temps, notamment si vous traitez avec de nombreux interlocuteurs au quotidien. Il est donc important d’apprendre à bien écrire vos mails afin de gagner en efficacité.
- Automatisez l’écriture : formule de politesse, coordonnées de contact, logo de votre entreprise… autant d’informations que vous ajoutez presque systématiquement lorsque vous rédigez un mail. Pensez donc à créer une signature automatique pour vous faire gagner un temps précieux. En règle générale, cette fonctionnalité est directement disponible dans votre service de messagerie ;
- Structurez votre réponse : dans l'idéal, vous devez adopter des phrases courtes et facilement compréhensibles, suivre un fil conducteur (réponse point par point, problème puis solution, etc.) et faire en sorte de faciliter la lecture (saut de ligne, liste à puces, etc.). Pour ne pas avoir à y réfléchir à chaque message, adoptez systématiquement la même méthodologie au moment d’écrire un mail ;
- Relisez-vous : pensez à relire votre message afin de vérifier les éventuelles fautes et oublis. C’est aussi l’occasion de vous assurer que l’objet de l’e-mail est clair, que vous avez bien cité les pièces-jointes dans votre message et que vous n’avez oublié aucune pièce-jointe, ni aucun destinataire ;
- Limitez le nombre de destinataires : plus le nombre de destinataires d'un message est important, plus vous avez de chances de recevoir de nombreuses réponses. Limitez donc le nombre de personnes à qui vous envoyez vos e-mails. Utilisez également judicieusement les fonctions CC (en copie du mail) et CCI (en copie cachée) afin de faire comprendre à vos destinataires qui doit répondre en priorité. Une personne en CC ou en CCI comprendra qu’elle n’est pas obligée de confirmer la réception de votre message, contrairement au principal destinataire ;
- Créez des messages d’absence : en créant un message d'absence automatique, vous indiquez à vos interlocuteurs que vous n'êtes pas disponible actuellement, limitant leur insatisfaction et la probabilité qu'ils vous envoient un nouveau message. Pensez bien à indiquer votre période d’indisponibilité (de telle date à telle date, durant un rendez-vous client, etc.) et les coordonnées d’un interlocuteur de « secours » en cas de demande urgente ;
- Utilisez des fonctionnalités dédiées : programmation des envois, création de réponses standardisées et automatiques en fonction de certains critères (expéditeur, mots-clés, etc.), utilisation de modèles de mails, connexion de votre messagerie avec une application spécifique (gestion de la relation client, etc.), automatisation de certaines tâches à l'aide d'un script… autant de fonctionnalités proposées par votre service de messagerie ou des outils externes et qui peuvent vous permettent de rédiger vos mails de manière plus efficace.
A savoir : en tant que professionnel, vous envoyer en moyenne 30 emails par jour dans le cadre de votre activité professionnelle(2).
Et n’oubliez pas : parfois, il sera beaucoup plus simple et efficace d’appeler votre interlocuteur, voire de lui parler en personne. N’hésitez donc pas à le faire, vous gagnerez un temps précieux et vous en ferez aussi gagner aux autres.
(2) Email Statistics Report, 2015-2019 - The Radicati Group – 2019