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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Mieux gérer vos e-mails

Rapide, efficace, facile à utiliser… l’outil e-mail est incontournable. Attention à ne pas vous laisser déborder par son omniprésence et à lui consacrer trop de temps. Quelques règles et conseils pour garder son efficacité.

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Quelques règles simples à respecter pour bien gérer ses mails.
© Wavebreakmedia

Gestion de ses mails : les messages entrants

Ne vous laissez pas déconcentrer Désactivez la notification automatique des messages.
Ne répondez pas dans la seconde aux messages reçus.
Définissez une ou quelques plages horaires (trois maximum) dans la journée pour consulter vos messages et y répondre. Tenez-vous-y.
Ne soyez pas débordés par les messages indésirables ou non urgents Utilisez les règles de message pour déplacer dans un dossier spécifique les mails en provenance de newsletters, etc. Vous les regarderez quand vous aurez le temps.
Utilisez les règles de message pour déplacer automatiquement dans la poubelle les mails que vous recevez régulièrement mais sont indésirables. Exploitez les mots clés toujours présents dans l’objet ou encore l’expéditeur.
Désabonnez-vous des messages périodiques d’informations commerciales inutiles. La plupart permettent de vous désabonner et fournissent un lien pour le faire dans le message.
Ne perdez pas de temps lorsque vous consultez les messages Lisez les messages rapidement et :
  • supprimez immédiatement ceux qui ne présentent pas d’intérêt,
  • classez ceux qui le nécessitent, 
  • donnez une réponse à ceux qui en ont besoin.
Classez Classer vos messages par catégories. Utilisez les dossiers/libellés. Par exemple: « urgent », « à faire », « pour info » pour gérer vos actions, ou tout autre système de classement qui vous est propre.
Faites le ménage Une fois par semaine, faites systématiquement le grand ménage dans votre boîte de réception et dans les dossiers. Supprimez ou archivez tout ce qui peut l’être.
En votre absence Mettez en place un message de réponse automatique sur absence qui indique la date de votre retour et pensez à désigner quelqu’un à contacter en cas d’urgence.
Indiquez une date de retour postérieure à votre retour effectif si vous avez vraiment besoin de temps pour trier vos messages et effectuer les tâches importantes qui se sont accumulées sans être dérangé.
Ne mélangez pas les messages professionnels et personnels Utilisez des adresses distinctes pour le personnel et le professionnel. La boite aux lettres principale sur le poste de travail doit être professionnelle. Votre messagerie personnelle sera en ligne, et consultez-la sur un temps dédié.

Gestion de ses mails : les messages sortants
 

Automatisez l’écriture Définissez un ou plusieurs paramètres pour vos messages courants. Par exemple commençant par ‘Bonjour’ et terminant par une formule de politesse plus ou moins familière, puis vos coordonnées.
Activez le correcteur d’orthographe.
Soyez efficace Soyez concis. Un e-mail efficace est court et va directement à l’essentiel. Il aura plus de chance d’être lu et compris, et donc d’atteindre son but.
Ne mettez en copie que le minimum de personnes. Ne multipliez pas les destinataires si ce n’est pas absolument nécessaire. De cette façon, lorsqu’ils recevront un message de vous, vos destinataires le liront toujours avec attention.
Limitez les longs échanges Au-delà d’un échange de 3 à 4 messages, il est parfois plus efficace de traiter du sujet en face à face ou par téléphone.

Fonctionnement de la messagerie
 

Apprenez vraiment à utiliser votre messagerie Apprenez à vous servir des fonctionnalités de la messagerie :
  • Activez les astuces en ligne.
  • Consultez des tutoriels ou des formations en ligne. Il en existe de nombreux, gratuits, sous différentes formes (vidéo, programmes à modules avec exercices…)
Si l’email est un élément clé de votre activité, envisagez une formation dédiée.
Lorsque vous cherchez une solution, consultez les forums d’aide en ligne ou formulez votre problème dans  un moteur de recherche. D’autres personnes dans la même situation que vous ont certainement décrit en ligne une solution.