Comment gérer ses mails professionnels ?

Bien gérer ses mails : un gain de productivité

Le temps que les professionnels consacrent à la gestion de leurs courriels ne cesse d’augmenter. Les cadres en sont le meilleur exemple, eux qui passent près de 6 heures sur leur messagerie chaque jour⁽¹⁾. Pour optimiser le temps consacré à vos e-mails, il est important d’adopter certains bons réflexes, notamment dans l’optique de mieux gérer vos mails et de faire le tri entre les messages, mais également pour rédiger vos mails de manière efficace.
⁽¹⁾ Subject: Email, We Just Can’t Get Enough - Adobe - 2015

Quelques règles simples à respecter pour bien gérer ses mails.
©Flamingo Images - Adobe Stock

Les avantages d’une bonne gestion de vos e-mails

Le saviez-vous ? Le nombre d’e-mails quotidiens que vous gérez sur votre boîte professionnelle augmente en moyenne de 3 % chaque année⁽²⁾. Il semble donc indispensable d’adopter une stratégie pour bien gérer vos mails, d’autant plus que cela peut se révéler payant à plus d’un titre.

Un gain de temps : la gestion des courriels pouvant être chronophage, il est indispensable d’avoir certains bons réflexes pour consulter, répondre et supprimer plus rapidement vos emails. En plus de vous faire gagner du temps au quotidien, cela vous évitera d’être débordé par la quantité de messages reçus ;

Une meilleure organisation : message d’un responsable, demande d’un client, correspondance privée, échange informel entre collaborateurs, notification de réunion, notification de vos réseaux professionnels (LinkedIn, Viadeo, etc.), publicités… vous recevez chaque jour de très nombreuses typologies d’e-mails. Une bonne gestion vous permet d’être mieux organisé, de ne pas passer à côté des messages les plus importants, d’optimiser votre temps de travail et de vous consacrer à d’autres tâches ;

Une limitation du risque de malveillance : la plupart des cyberattaques contre les entreprises interviennent par le biais des e-mails (hameçonnage, rançongiciel, malware, etc.). En apprenant à mieux gérer vos mails, notamment en étant capable d’identifier les messages à risque, vous limitez les possibilités de malveillance.

Les bons réflexes pour mieux gérer vos mails

Comment gérer ses mails ? Que vous travailliez dans un bureau ou non, il est important de se poser cette question. C’est en effet la première étape pour adopter les bons réflexes et mettre en place une stratégie adaptée à la nature de votre activité.

Tenez compte des spécificités de votre métier : si la gestion des courriels est une part importante du quotidien des professionnels du tertiaire, c’est moins le cas des artisans ou des commerçants par exemple. Le temps consacré à gérer et rédiger des mails doit donc être adapté à la nature de votre activité afin que cela n’empiète pas sur votre « cœur de métier » ;

Planifiez la gestion des e-mails : dans l’idéal, vous devez définir les créneaux durant lesquels vous gérez vos mails (le matin, le midi, le soir, etc.) afin d’être plus efficace et d’y consacrer un temps délimité. Encore une fois, le nombre de plages horaires va dépendre de la nature de votre activité (une seule fois par jour pour un artisan, trois fois pour un travail au bureau par exemple) ;

Organisez votre messagerie : n'hésitez pas à créer des catégories afin de classer vos e-mails dans divers dossiers selon leur nature (demande client, réseau professionnel, etc.) et leur urgence. Sur les boîtes Gmail par exemple, vous trouverez toutes ces possibilités dans les paramètres. Pour catégoriser vos mails reçus, vous pouvez créer des « Libellés ». Si vous souhaitez opter pour un classement automatique de vos mails reçus, vous devez créer un « filtre » vous permettant d’indiquer les adresses mails de l’expéditeur, les mots clés à classer dans les libellés. Sur les messageries Outlook, il faut créer une « règle » pour déplacer automatiquement les messages d’un expéditeur ou contenant des mots-clés définis dans un dossier.

Allez à l’essentiel : pour mieux gérer vos mails, vous devez également éradiquer tous les messages inutiles. Mettez de côté les newsletters que vous lirez plus tard, en fin de journée par exemple, signalez les messages indésirables afin que votre messagerie filtre automatiquement les spams et supprimez systématiquement les courriels qui ne vous intéressent pas. Évitez également de communiquer votre adresse mail sur les sites et formulaires afin de ne pas être inscrit sur des listes de diffusion contre votre volonté ;

Utilisez des outils adaptés : même en sachant comment gérer vos mails, la tâche peut être ardue si vous êtes inscrit à de nombreuses newsletters ou que vous recevez beaucoup de spams. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez utiliser des outils pour nettoyer votre messagerie. À titre d’exemple, Cleanfox vous permet de sélectionner gratuitement les messages à supprimer automatiquement (messages publicitaires, spams, etc.). Pour profiter de fonctionnalités additionnelles (étiquetage des e-mails, nettoyage automatique, blocage de certains expéditeurs, rapport hebdomadaire, etc.), vous pouvez aussi opter pour des outils payants, à l'image de Clean Email, ListWise ou encore MailStorm.

Les astuces pour rédiger des mails efficacement

La rédaction des courriels peut également demander énormément de temps, notamment si vous traitez avec de nombreux interlocuteurs au quotidien. Il est donc important d’apprendre à bien écrire vos mails afin de gagner en efficacité.

Automatisez l’écriture : formule de politesse, coordonnées de contact, logo de votre entreprise… autant d’informations que vous ajoutez presque systématiquement lorsque vous rédigez un mail. Pensez donc à créer une signature automatique pour vous faire gagner un temps précieux. En règle générale, cette fonctionnalité est directement disponible dans votre service de messagerie ;

Structurez votre réponse : dans l'idéal, vous devez adopter des phrases courtes et facilement compréhensibles, suivre un fil conducteur (réponse point par point, problème puis solution, etc.) et faire en sorte de faciliter la lecture (saut de ligne, liste à puces, etc.). Pour ne pas avoir à y réfléchir à chaque message, adoptez systématiquement la même méthodologie au moment d’écrire un mail ;

Relisez-vous : pensez à relire votre message afin de vérifier les éventuelles fautes et oublis. C’est aussi l’occasion de vous assurer que l’objet de l’e-mail est clair, que vous avez bien cité les pièces-jointes dans votre message et que vous n’avez oublié aucune pièce-jointe, ni aucun destinataire ;

Limitez le nombre de destinataires : plus le nombre de destinataires d'un message est important, plus vous avez de chances de recevoir de nombreuses réponses. Limitez donc le nombre de personnes à qui vous envoyez vos e-mails. Utilisez également judicieusement les fonctions CC (en copie du mail) et CCI (en copie cachée) afin de faire comprendre à vos destinataires qui doit répondre en priorité. Une personne en CC ou en CCI comprendra qu’elle n’est pas obligée de confirmer la réception de votre message, contrairement au principal destinataire ;

Créez des messages d’absence : en créant un message d'absence automatique, vous indiquez à vos interlocuteurs que vous n'êtes pas disponible actuellement, limitant leur insatisfaction et la probabilité qu'ils vous envoient un nouveau message. Pensez bien à indiquer votre période d’indisponibilité (de telle date à telle date, durant un rendez-vous client, etc.) et les coordonnées d’un interlocuteur de « secours » en cas de demande urgente ;

Utilisez des fonctionnalités dédiées : programmation des envois, création de réponses standardisées et automatiques en fonction de certains critères (expéditeur, mots-clés, etc.), utilisation de modèles de mails, connexion de votre messagerie avec une application spécifique (gestion de la relation client, etc.), automatisation de certaines tâches à l'aide d'un script… autant de fonctionnalités proposées par votre service de messagerie ou des outils externes et qui peuvent vous permettent de rédiger vos mails de manière plus efficace.

A savoir : en tant que professionnel, vous envoyer en moyenne 30 emails par jour dans le cadre de votre activité professionnelle⁽²⁾.

Et n’oubliez pas : parfois, il sera beaucoup plus simple et efficace d’appeler votre interlocuteur, voire de lui parler en personne. N’hésitez donc pas à le faire, vous gagnerez un temps précieux et vous en ferez aussi gagner aux autres.

⁽²⁾ Email Statistics Report, 2015-2019 - The Radicati Group – 2019