Indépendant : comment bien gérer vos frais professionnels ?

En tant que travailleur indépendant, vous avez la possibilité de réduire votre bénéfice imposable en déduisant certains frais professionnels. Comment choisir votre régime fiscal pour bénéficier d’un abattement sur votre chiffre d’affaires ? Eléments de réponse.

Les frais professionnels peuvent être déduits de votre bénéfice imposable dans certains cas. Explications.
© Kathrin Ziegler - Getty images

Quels sont les différents frais professionnels ?

Les frais professionnels des indépendants, également appelés « frais généraux », sont les équivalents des frais réels des salariés. Ils regroupent toutes les dépenses engagées dans le cadre de votre activité professionnelle. Leur nature peut varier en fonction du type d’activité que vous exercez. Voici une liste non exhaustive des frais professionnels les plus courants :

Frais de déplacements professionnels : essence, péage, stationnement, transport en commun ;
Frais de bureau : loyer, entretien, assurance, mobilier de bureau ;
Frais de matériel et de fournitures (prix inférieur à 500 €) : matériel informatique, fournitures de bureau ;
Frais de marketing et de publicité : annonces en ligne, impressions publicitaires, frais liés à votre site web, frais d’inscription à des salons professionnels ;
Frais de formation professionnelle : séminaires, livres et abonnements à des publications spécialisées ;
Frais de repas individuel ;
Frais de représentation : frais de voyage, frais de nourriture, frais de logement (hôtel), frais de réception (repas, cadeaux d’affaires) ;
Frais administratifs : frais de comptabilité, frais juridiques, licences, etc. ;
Frais de personnel : les salaires, avantages sociaux, primes et autres dépenses liées à l’activité de vos employés, si vous en avez.

Quels sont les frais professionnels déductibles ?

Afin de vous permettre de bénéficier de l’application d’une déduction sur vos frais professionnels, vos dépenses doivent remplir les conditions suivantes :

Être directement liées à votre activité ;
Être nécessaires pour l’exercice de votre activité et générer un revenu imposable ;
Être justifiées : vous devez conserver des justificatifs de ces frais prouvant qu’ils ont été engagés à des fins professionnelles ;
Avoir été engagées durant la même année fiscale pour laquelle vous souhaitez les déduire de vos impôts.

Quels travailleurs indépendants peuvent déduire leurs frais professionnels ?

La déductibilité des frais professionnels s’applique aux personnes physiques assujetties à l’impôt sur le revenu au titre de leurs bénéfices. Deux catégories de travailleurs indépendants peuvent en bénéficier :

Les professions libérales, consultants, avocats, médecins, architectes, etc., qui sont imposées dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) ;
Les artisans, commerçants et industriels qui sont taxés sur les bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

Comment déduire ses frais professionnels en tant qu'auto-entrepreneur ?

Si vous êtes entrepreneur et avez opté pour le régime fiscal de la micro-entreprise, vous êtes imposé sur votre chiffre d’affaires ou vos recettes brutes (c’est-à-dire encaissées), et non sur votre résultat net. Vous ne pouvez donc déduire aucune charge professionnelle pour un montant réel, rappelle la Direction générale des Finances publiques.

Les modalités d'application d'un abattement fiscal dépendent du choix que vous avez fait pour le versement libératoire de l’impôt. Dans ce cas, un abattement forfaitaire pour frais professionnels est automatiquement appliqué :

71 % du chiffre d'affaires pour les activités d'achat-revente ou de fourniture de logement relevant des BIC ;
50 % du chiffre d'affaires pour les autres activités de services relevant des BIC ;
34 % du chiffre d'affaires pour les activités relevant des BNC.

Les frais engagés pour votre activité ne sont donc pas déductibles pour leur valeur réelle. L’administration fiscale applique automatiquement un taux d’abattement fiscal sur le montant de votre chiffre d’affaires encaissé, ce qui est censé venir compenser vos différents frais professionnels, que vous en ayez eu ou pas d'ailleurs.

Comment calculer les frais professionnels déductibles ?

Pour simplifier le calcul de vos frais professionnels déductibles, assurez-vous d’en garder une trace écrite dans un registre dédié et de conserver soigneusement tous les justificatifs associés (factures, reçus, relevés bancaires, etc.). Classer ces frais généraux en différentes catégories, telles que les frais de déplacement, les frais de bureau, les frais de matériel, les frais de formation, etc., peut également s’avérer utile pour faciliter leur gestion et leur suivi.

Il vous suffira ensuite d’additionner toutes les dépenses déductibles pour obtenir le total des frais professionnels pouvant être déduits de votre revenu imposable. Ce montant sera ensuite à reporter dans la section réservée aux frais professionnels lors de votre déclaration fiscale.

BON À SAVOIR

Si vous avez des doutes ou des questions sur la manière de procéder, il peut être judicieux de consulter un expert-comptable ou un fiscaliste. Leur expertise vous permettra de vous assurer de l’exactitude de vos calculs et de maximiser les déductions fiscales auxquelles vous avez droit, tout en respectant la règlementation en vigueur.

Voir tous les sujets de la thématique

Préservez vos intérêts avec la protection juridique professionnelle⁽¹⁾

Avec l’extension protection fiscale de l’option Protection Juridique⁽¹⁾ du contrat d’assurance MMA PRO PME, vous bénéficiez d’informations sur la réglementation du mécanisme de déduction fiscale de vos frais professionnels. Avec la protection juridique vous demeurez à jour de la règlementation française en vigueur. En cas de litige avec l’administration fiscale ou les organismes sociaux, vous bénéficiez d’un suivi et d’un accompagnement dans la procédure judiciaire (prise en charge des frais de justice, honoraires d’avocat⁽²⁾, frais d’expertise, et explication des décisions…)⁽³⁾.

^{(1) Assurée et gérée par Covéa Protection Juridique. Société anonyme à conseil d’administration au capital de 88077090,60 euros entièrement versé. Entreprise régie par le Code des assurances RCS LE MANS n°442 935 227. Siège social : 160 rue Henri Champion – 72045 LE MANS CEDEX 2

(2) L’avocat est librement choisi par l’assureur.

(3) Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites ainsi que des conditions, limites, exclusions de garanties fixées aux conditions générales (CG 352), aux conventions spéciales et aux conditions particulières du contrat d’assurance MMA PRO-PME disponibles sur mma.fr ou en agence. Pour en savoir plus, contactez votre Agent général.}

Devis protection juridique pro MMA Protection juridique pro MMA