7 conseils pour la mise en place du télétravail dans votre entreprise

Source de satisfaction pour les salariés, le télétravail permet aussi l’amélioration de la performance de l’entreprise. Sa mise en place suppose néanmoins un encadrement. Voici les fondamentaux à connaître et nos conseils pour le déploiement du télétravail dans votre entreprise.

A l'heure où les collaborateurs souhaitent équilibrer leur vie professionnelle et leur vie personnelle différemment, le télétravail peut être une solution.
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1. Envisagez le télétravail comme un dispositif gagnant-gagnant

Il est conseillé d’envisager le télétravail comme un outil d’amélioration des conditions de travail et de sa qualité dans votre entreprise. La mise en place du télétravail peut avoir une vraie valeur ajoutée, surtout si elle est bien préparée. En effet, le télétravail est d’abord un outil pour :

• améliorer les conditions de travail de vos salariés ; 
• réduire leur temps de transport ;
• assurer un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée.

Sachez que les enquêtes menées après le déploiement du télétravail relèvent en général un très fort taux de satisfaction des salariés. C’est aussi un outil de management non négligeable puisqu’il repose sur la confiance entre les managers et le télétravailleur.
Le télétravail est également un levier de performance pour votre entreprise : meilleure efficacité des salariés grâce à la flexibilité des horaires, concentration plus aisée que dans un open space.
Pour autant, le télétravail n’est pas un moyen de réaliser des économies. Son retour sur investissement est en effet difficile à calculer. Une réduction des surfaces des locaux ou de l’absentéisme peuvent avoir plusieurs causes, le télétravail n’étant que l’une d’elles. 

2. Adoptez une approche participative pour installer le télétravail dans votre entreprise

Les premières demandes de télétravail émanent le plus souvent des salariés eux-mêmes, en général à l’occasion d’un déménagement, celui d’un salarié ou celui de l’entreprise. Dans un cas comme dans l’autre, nous vous conseillons d’introduire le télétravail comme un projet collectif et transparent plutôt qu’individuel et discrétionnaire. 
Voici quelques conseils :

• comme pour toute nouvelle organisation, organisez une équipe projet dotée de moyens et d’objectifs précis ;
• recensez les demandes de télétravail, par exemple en diffusant un questionnaire auprès des salariés ou en organisant des groupes de discussion. Vous connaîtrez ainsi leur intérêt pour cette pratique et leurs attentes, afin de mieux organiser le futur dispositif.

3. Encadrez le télétravail

Toutes les entreprises peuvent mettre en place le télétravail mais le Code du travail vous impose certaines obligations. Le télétravail doit dorénavant être formalisé, soit :

• dans un accord collectif ;
• dans une charte élaborée par l’employeur (voir encadré) ;
• dans un accord (courrier, mail) entre le salarié et son employeur. 

Il n’est plus obligatoire de signer un avenant au contrat de travail.

Soyez vigilant, l’absence de formalisation du télétravail est une source de risques pour l’entreprise (travail dissimulé) et pour le salarié (absence injustifiée, non-reconnaissance d’un accident du travail, mise en danger d’informations confidentielles).

À noter : la loi ne dit rien sur l’assurance du télétravailleur à son domicile. Il est recommandé au salarié de faire une déclaration à son assurance et à l’employeur d’en demander l’attestation.

4. Vous restez libre de refuser le télétravail à vos salariés

Encouragés par le législateur et par l’exemple d’autres entreprises, vos salariés peuvent penser que le télétravail est un droit. Ce n’est pas le cas et vous pouvez le refuser, mais vous devrez motiver votre refus. Afin d’éviter tout sentiment d’arbitraire, les motifs de refus doivent avoir été clairement expliqués dans l’accord ou la charte :

• critères excluant certains emplois (l’absence d’autonomie, par exemple) ;
• critères d’éligibilité (notamment l’ancienneté) ;
• quotas de télétravailleurs dans un même service...

5. Démarrez par une expérimentation pour introduire le télétravail

Une expérimentation auprès d’un groupe restreint de salariés permet de préparer le déploiement du télétravail et de tester cette nouvelle organisation du temps de travail, des espaces, de la charge de travail. Par exemple, commencez par proposer aux volontaires de télétravailler ou deux jours par semaine pendant trois mois puis organisez une réunion avec eux pour échanger sur leurs ressentis, leurs difficultés, les points d’amélioration identifiés. Il est recommandé de ne pas dépasser trois jours de télétravail par semaine afin d’éviter l’isolement de vos salariés.

Dresser un bilan de cette expérimentation avant de passer à la généralisation de la mise en place du télétravail dans votre entreprise ne pourra être que bénéfique et vous permettra d’anticiper certains aspects organisationnels, matériels ou réglementaires par la suite.

6. Accompagnez vos managers dans le déploiement du télétravail

Le télétravail bousculera les habitudes de vos managers. Il est vivement recommandé de discuter avec eux de leurs doutes ou problèmes d’organisation.
Prévoyez-leur une formation au management à distance pour les accompagner et les guider : 

• gestion par objectif ;
• fixation des jours de télétravail au sein d’un même service ;
• téléconférence ;
• nouvelles procédures de transmission des données ;
• de fixation des réunions.

7. Dotez-vous salariés des bons outils

Pour télétravailler, vos salariés ont besoin de certains outils :  

• un téléphone 
• un ordinateur portable avec des accès :

- à leurs logiciels habituels (CRM, comptabilité...)
- aux bases de données de l’entreprise (annuaire de l’entreprise, emploi du temps des collègues, base clients...),
- aux visio-conférences.  

Ces outils, indispensables pour le télétravail, sont également utilisables en flex-office.

Assurez-vous également qu’ils aient une bonne connexion et un accès au serveur de l’entreprise.