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Instaurer un règlement intérieur : quelles sont les règles à respecter ?
Un règlement intérieur est le moyen d’informer vos salariés des règles à suivre en matière de sécurité et de discipline. Il contribue à la bonne exécution du travail et à la qualité de vie au sein de votre entreprise. Obligatoire pour les structures d’au moins 50 salariés, il reste fortement conseillé à toutes les autres. Voici comment instaurer votre règlement intérieur.
Instaurer un règlement intérieur nécessite de respecter certaines procédures, comme celle de communiquer le document à l’inspection du travail.
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Étape 1. Rédiger votre règlement intérieur
En tant qu’employeur, il vous appartient de rédiger le règlement intérieur de votre entreprise, qu’il soit obligatoire ou facultatif.
En pratique, vous devez impérativement y faire figurer les sujets suivants :
- Les mesures d’application de la règlementation en matière de santé et de sécurité au travail. Vous pouvez ainsi lister les consignes relatives à l’utilisation des véhicules et des équipements de travail, au port des équipements de protection individuelle (casques, gants, masques…) ;
- Les règles de discipline au travail, comme le respect des horaires de travail, l’obligation de prévenir en cas d’absence, l’interdiction de divulguer des documents confidentiels… Vous préciserez aussi la nature et l’échelle des sanctions possibles (avertissement, mise à pied, licenciement…) ;
- Les règles relatives aux droits de la défense des salariés telles qu’elles sont définies par le Code du travail et, éventuellement, par la convention collective applicable à l’entreprise. Il s’agit notamment de l’assistance du salarié lors d’une procédure disciplinaire ;
- Les dispositions prévues par le Code du travail en matière de harcèlement (moral et sexuel) et d’agissements sexistes. Lire aussi https://entreprise.mma.fr/connexionpro/lutter-contre-harcelement-sexuel.html#.YZIk5GBKjIU
À l’inverse, certaines clauses sont interdites dans un règlement intérieur. C’est le cas entre autres :
- Des mesures qui discrimineraient les salariés en fonction notamment de leur origine, de leur sexe, de leur âge, de leur état de santé ou de leur situation familiale ;
- Des dispositions qui seraient contraires aux lois, aux règlements et à la convention collective applicable dans l’entreprise, ou moins favorables.
Enfin, en tant qu’employeur, soyez vigilant quant aux mesures qui viendraient restreindre les droits et libertés des salariés au sein de votre entreprise. Elles sont autorisées mais seulement à une double condition :
- Les règles adoptées sont justifiées par la nature des tâches à accomplir ;
- Elles sont proportionnées au but recherché.
Cette précaution concerne par exemple tout règlement intérieur qui aborderait la question de la tenue vestimentaire.
À noter : vous avez un doute sur une clause particulière, vous voulez vous assurer que votre règlement intérieur est bien conforme à la loi ? Vous pouvez saisir l’inspecteur du travail qui vous signalera toute modification nécessaire dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande.
Étape 2. Suivre les procédures pour déposer votre règlement intérieur
Avant d’instaurer un règlement intérieur dans une entreprise, plusieurs démarches sont nécessaires pour en garantir la validité :
- Soumettez votre règlement intérieur, le cas échéant, à l’avis du comité social et économique (CSE) ;
- Ensuite, communiquez le règlement intérieur à l’inspection du travail en deux exemplaires, sans oublier l’avis du CSE. Elle peut vous imposer le rajout, la modification ou le retrait d’une clause ;
- En parallèle de cet envoi, déposez votre règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud’hommes au moins 1 mois avant la date d’entrée en vigueur souhaitée.
Passé ce délai d’un mois (et y compris en l’absence de réponse de l’inspection du travail), vous pouvez commencer à déployer votre règlement intérieur au sein de l’entreprise.
À noter : ces formalités doivent de nouveau être accomplies dès qu’une modification est apportée au règlement intérieur.
Étape 3. Communiquer le règlement intérieur à vos salariés
Vous devez porter le règlement intérieur à la connaissance de tous vos salariés, et plus généralement de toutes les personnes ayant accès à vos locaux (intérimaires, stagiaires…).
Plusieurs moyens sont possibles :
- Affichez le règlement intérieur dans vos locaux ;
- Publiez-le sur votre intranet ;
- Donnez-en un exemplaire papier à vos salariés, lors de leur embauche…
À noter : le règlement intérieur doit être disponible en français et, si besoin, être traduit dans une autre langue si vous embauchez des salariés étrangers.
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