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- Commerçant : comment passer à un logiciel de caisse certifié ?
Page publiée le 06/02/2026
Commerçant : votre logiciel de caisse est-il bien certifié ?
À partir du 1er septembre 2026, tous les commerçants devront utiliser un logiciel ou système de caisse certifié (NF525 ou LNE). L’objectif : garantir l’intégrité des données d’encaissement et lutter contre la fraude fiscale. En cas de non‑conformité, une amende importante peut être appliquée. Voici ce qu’il faut savoir pour vérifier votre matériel, éviter une mise en conformité coûteuse et anticiper les contrôles.
Au sommaire de cet article :
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?
Un logiciel de caisse certifié est un système qui garantit que vos encaissements ne peuvent pas être modifiés ou supprimés une fois enregistrés. À compter du 1er septembre 2026, seuls les systèmes certifiés par INFOCERT ou le LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais) seront autorisés.
Un logiciel pour lutter contre la fraude fiscale
Un logiciel de caisse certifié est un système informatique capable d’enregistrer les paiements reçus de manière extra-comptable : autrement dit, vous ne pouvez pas modifier les données du logiciel. L’objectif ? Rendre impossible pour un commerçant l’altération de ses données de paiement, notamment dans l’optique de minorer ses revenus déclarés.
Pour être considéré comme tel, un système de caisse certifié doit respecter quatre conditions, comme le dispose l’article 286-I-3° bis du Code général des impôts (CGI) :
- Inaltérabilité : aucun encaissement ne peut être modifié ou supprimé après avoir été validé ;
- Sécurisation : toutes les informations doivent être protégées, dont les données de paiement d’origine, les modifications éventuelles et les justificatifs de vente ;
- Conservation : les données d’encaissement sont conservées pendant une durée minimale légale et dans un format exploitable, notamment en cas de contrôle ;
- Archivage des données : toutes les données (journaux de caisse, tickets, etc.) sont stockées de façon pérenne, structurée et accessible, avec une traçabilité des accès. L’archivage se fait de manière périodique (journalière, mensuelle ou annuelle).
Logiciel de caisse certifié : quels changements pour 2026 ?
Pour les commerçants assujettis à la TVA, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié est obligatoire depuis le 1er janvier 2018. Jusqu’à présent, vous aviez toutefois le choix entre deux solutions pour vous conformer à cette obligation(1) :
- Utiliser un logiciel certifié par un organisme accrédité ;
- Utiliser un logiciel pour lequel son éditeur a produit une attestation individuelle de conformité.
Cette seconde possibilité a été supprimée par la loi de finances pour 2025 : les attestations individuelles fournies par les éditeurs de logiciel ne seront plus acceptées. À partir du 1er septembre 2026, seuls les logiciels de caisse certifiés par un organisme accrédité seront autorisés.
De plus, seuls deux certificats de conformité sont autorisés, à savoir :
- Le certificat INFOCERT reposant sur la norme Afnor NF525 ;
- Le certificat délivré par le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE).
Qui a l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié ?
Concrètement, vous êtes concerné si :
- Vous êtes assujetti à la TVA ;
- Vous encaissez des particuliers ;
- Et vous utilisez un logiciel ou un système de caisse.
Et ce, peu importe votre secteur : restauration, boulangerie, coiffure, pharmacie, commerce de détail…
En revanche, vous n’êtes pas soumis à cette obligation si(2) :
- Vous n’êtes pas assujetti à la TVA ;
- Vous n’utilisez pas de logiciel ou de système de caisse ;
- Vous réalisez uniquement des opérations exonérées de TVA ;
- Vous travaillez exclusivement avec des clients professionnels, dans la mesure où vos transactions font obligatoirement l’objet d’une facture ;
- Vous êtes soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole.
Vous avez un doute ? Utilisez le questionnaire des impôts pour savoir si vous avez l’obligation de vous équiper d’un logiciel de caisse certifié.
Quelles sanctions en cas de non-conformité du logiciel de caisse ?
En cas d’utilisation d’un système de caisse non certifié, vous êtes passible d’une amende de 7 500 €. Vous devrez également vous acquitter des droits liés aux recettes non conformes et à une pénalité en cas d’éventuelle fraude(3).
Pourquoi utiliser un logiciel de caisse certifié ?
Même si vous n’en avez pas l’obligation, le passage à un logiciel de caisse certifié présente plusieurs avantages pour optimiser votre activité de commerçant.
Un gain de transparence et de sécurité
- Protection des encaissements : le logiciel empêche les altérations rétroactives et conserve des traces horodatées ;
- Sérénité en cas de contrôle fiscal : les données produites sont probantes et facilitent les vérifications ;
- Traçabilité renforcée : la journalisation des opérations et le contrôle des accès améliorent la visibilité des flux ;
- Crédibilité : votre conformité est perçue comme un gage de sérieux auprès de vos clients, de vos partenaires et de l’administration.
Un levier de modernisation et de performance
- Mise à jour des outils : le passage à un système de caisse certifié est l’occasion de remplacer vos processus manuels par des fonctions numériques plus performantes et offrant de nouvelles fonctionnalités (sauvegarde, recherche, export, etc.) ;
- Structuration des archives : l’organisation pérenne des données facilite la gestion comptable et les audits ;
- Anticipation des contrôles : il s’agit aussi d’une démarche proactive qui évite les mauvaises surprises et réduit les coûts de mise en conformité ;
- Avantage organisationnel : vous profitez d’une meilleure efficacité opérationnelle au quotidien.
Logiciel de caisse certifié : comment assurer votre conformité ?
Étape 1 : vérifier la certification de votre logiciel de caisse actuel
Demandez tout d’abord à votre éditeur le certificat officiel attestant la conformité du logiciel et non une simple attestation commerciale. Ce document doit être explicite et porter sur la version précise que vous utilisez : une certification peut en effet concerner une version antérieure ou une configuration différente et ne pas couvrir les mises à jour que vous avez installées.
Conservez soigneusement le certificat, ainsi que les journaux de caisse et les archives numériques ou papier, de manière organisée et immédiatement accessible afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal.
Étape 2 : changer de logiciel si nécessaire
Si l’éditeur ne peut pas fournir ce certificat pour votre version, envisagez une migration vers une solution certifiée. Voici les points essentiels à vérifier avant d’investir :
- Vérifier la certification : choisissez un logiciel réellement certifié NF525 (INFOCERT) ou LNE, pour la version que vous utilisez. Privilégiez une solution simple à prendre en main, compatible avec votre matériel (TPE, imprimante, caisse tactile, balances…) et dotée de fonctions de sauvegarde et d’archivage sécurisées ;
- Identifier les points sensibles : certaines certifications ne couvrent que certaines versions. Vérifiez que la vôtre est bien certifiée. Assurez‑vous aussi que les mises à jour sont incluses, que le support est réactif et que les coûts annexes (installation, modules, maintenance) sont clairement identifiés ;
- Évaluer le coût et l’installation : comparez plusieurs offres (abonnement, licence, pack matériel + logiciel) pour trouver celle qui correspond à votre activité. L’installation peut prendre de quelques heures à quelques jours selon votre configuration, avec un temps d’adaptation pour que votre équipe maîtrise le nouvel outil.
Bon à savoir
Vous pouvez consulter la liste des éditeurs et des solutions certifiés sur le moteur de recherche d’INFOCERT et sur le site du LNE.
Étape 3 : Bien utiliser votre système de caisse certifié
Être conforme ne se limite pas à disposer d’un logiciel certifié : l’utilisation doit elle aussi respecter des règles précises. Pour garantir la fiabilité de vos données et vous préparer à tout contrôle, il est recommandé de :
- Mettre en place des procédures de clôture régulières (quotidiennes et mensuelles) assurant la traçabilité des opérations ;
- Veiller à ce que les archives soient conservées selon un calendrier défini, dans un format lisible et durable ;
- Former et sensibiliser votre équipe aux bonnes pratiques afin d’éviter toute manipulation non conforme (modification ou suppression de tickets sans justification) ;
- Documenter vos procédures et conserver les preuves de leur application pour renforcer la valeur probante de vos données.
En vérifiant dès maintenant la certification de votre logiciel, vous évitez une non‑conformité coûteuse. Une migration vers un logiciel certifié peut même améliorer votre organisation, sécuriser vos flux et simplifier vos démarches comptables. Autant transformer cette obligation en opportunité pour moderniser votre commerce.
Sources :
(1) France Num – 2025 – Caisse enregistreuse et logiciel de caisse : des solutions numériques indispensables pour gérer son commerce
(2) impot.gouv.fr – 2025 – Quel est le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?
(3) Ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle, énergétique et numérique – 2025 – Ce qu’il faut savoir sur la certification des logiciels de caisse
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