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Et si vous proposiez à vos salariés le télétravail hors domicile ?

La flexibilisation des environnements de travail depuis la crise sanitaire a permis d'accélérer l’émergence du télétravail hors domicile, au sein de tiers-lieux professionnels comme les espaces de coworking par exemple. Quels sont les avantages de ces nouveaux lieux de travail hybrides ? Comment mettre en place ce dispositif dans votre entreprise ? Le point sur cette tendance qui prend de plus en plus d’ampleur.

Depuis la crise sanitaire, le télétravail hors domicile s’est largement démocratisé. Découvrez ses avantages.
© Thomas Barwick – Getty Images.

Télétravailler hors domicile, dans un « tiers-lieu » : quelles options pour vos salariés ?

Un tiers-lieu renvoie à un espace de travail qui se distingue des locaux de l’entreprise et du domicile du salarié. 

Le tiers-lieu le plus connu est sans doute l’espace de coworking, qui propose de louer des bureaux sous la forme d’un système d’abonnement mensuel ou annuel, et de mettre à disposition du matériel, des ressources, tout en créant un cadre propice au développement de son réseau. 

Ces nouveaux lieux de travail fleurissent d’ailleurs un peu partout en France : d’après deux études d’Ubiq(1), 2 787 d’entre eux avaient été recensés en 2021, soit une augmentation de 60 % par rapport à 2019. Déjà en 2019, le nombre d’espaces de coworking avait triplé par rapport à 2017. 

D’autres tiers-lieux sont toutefois envisageables pour vos salariés télétravailleurs : les centres d’affaires, les cafés avec Wi-Fi, les FabLabs (ces tiers-lieux qui proposent des espaces de travail complets avec du matériel informatique et des machines-outils pilotées par ordinateur), et pourquoi pas les bibliothèques

(1) « Indice du coworking » - Editions 2021 et 2019.

Le saviez-vous ?

Si le fait de travailler dans un tiers-lieu semble relativement récent, c’est en fait en 1989 qu’est née  l’expression « Third-place », sous l’impulsion du sociologue américain Ray Oldenbur, qui la définit comme un endroit qui n’est ni la maison ni le travail. 
 

Pourquoi proposer un tiers-lieu à vos salariés ?

L’option du tiers-lieu représente des avantages pour vos salariés mais également pour votre entreprise.  

  • La mise en place du télétravail dans un tiers-lieu permet à vos collaborateurs de tracer une réelle frontière entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, ce qui n’est pas le cas du télétravail à domicile. Cela contribue à renforcer la motivation de vos équipes et leur investissement ;
  • Vous réduisez le temps passé dans les transports si vos bureaux sont excentrés, et donc vous améliorez la productivité des collaborateurs;
  • Vous boostez votre marque employeur puisque les jeunes actifs privilégient de plus en plus les modes de travail alternatifs ;
  • Vos collaborateurs peuvent enrichir leurs compétences en échangeant avec d’autres co-workers. Vous contribuez ainsi à créer des synergies et mutualisez les savoirs et savoir-faire ;
  • Vous économisez sur le coût d'acquisition d’un local plus grand si une partie de vos effectifs se trouve dans un tiers-lieu. Le prix de l’abonnement étant généralement plus avantageux que le cumul des charges qu’implique le local. 

Attention toutefois, le télétravail dans un tiers-lieu peut aussi couper le salarié de l’entreprise. Ce dernier s’impliquant davantage dans la vie du coworking plutôt que dans celle de votre société. Pour éviter cette situation, veillez à conserver des moments en présentiel et des points de suivi réguliers.

Comment mettre en place le télétravail dans un tiers-lieu ?

Trouver la formule la plus adaptée 

Pour commencer, définissez vos besoins :

  • Les collaborateurs désireux de travailler en coworking ont-ils besoin d’une formule avec un accès illimité ou de quelques jours par semaine seulement ? 
  • Ont-ils besoin d’un bureau fixe ou nomade ?
  • Est-il plus intéressant de fournir le matériel informatique ou d’utiliser celui du coworking ?

Il est recommandé ensuite de réaliser un comparatif des différentes formules proposées par les tiers-lieux et les services inclus pour s’assurer que l’offre correspond à votre salarié et à l’activité qu’il exerce. N’hésitez pas à organiser des visites avec vos collaborateurs pour rencontrer les exploitants de ces lieux et à profiter des journées d’essai gratuites. 

Vous pouvez ensuite souscrire une offre très simplement, directement auprès du lieu avec un paiement par carte bancaire, par prélèvement ou par chèque (chaque espace dispose de ses propres règles en matière d’abonnement). S’il est préférable de payer directement l’espace avec le compte professionnel de l’entreprise, le salarié peut également prendre en charge le paiement et obtenir un remboursement en note de frais. 

BON À SAVOIR

D’un point de vue fiscal, le paiement d’un espace de coworking est considéré comme une charge déductible des impôts. 

Acter le travail à distance

Afin de valider le télétravail dans un tiers-lieu, il n’est pas obligatoire de modifier le contrat de travail. L’accord peut être matérialisé via : 

  • Un échange oral ou écrit ; 
  • Une charte collective d’entreprise ; 
  • Un accord collectif. 

Organiser un suivi régulier

Une fois vos collaborateurs installés dans leur tiers-lieu, demandez-leur régulièrement un retour sur leur expérience afin de constater la réussite de ce dispositif. Ce mode de télétravail ne doit pas bouleverser l’organisation interne de l’entreprise ou encore les liens entre les différentes équipes. 

Si votre agence possède des bureaux physiques, vous pouvez convier ponctuellement les télétravailleurs afin qu’ils se sentent intégrés à votre projet d’entreprise. De même, la communication à distance doit être facilitée avec une messagerie en ligne professionnelle et des solutions collaboratives adéquates. 

Attention à la confidentialité 

Si vos collaborateurs en télétravail dans un tiers-lieu manipulent des données sensibles, fournissez-leur les équipements adaptés :  
•    Un VPN ; 
•    Une clé USB cryptée ; 
•    Des filtres de confidentialité…

Obligation pour eux de passer des appels dans les cabines insonorisées de l’espace. À l’inverse, interdiction d’utiliser les imprimantes mises à disposition.  

Assurance : qui est responsable en cas de dommages causés par vos salariés dans un tiers-lieu ?

Si vos collaborateurs causent des dommages sur leur lieu de coworking, comme renverser un verre d’eau sur un clavier mis à disposition, ou encore s’ils causent des préjudices à un tiers, c’est l’assurance responsabilité civile professionnelle de la société qui sera en charge de couvrir les incidents. 

L’exploitant du tiers-lieu doit quant à lui être assuré pour les sinistres tels que les dégâts des eaux, les incendies, et plus encore. 

En conclusions, proposer à vos équipes de télétravailler régulièrement ou ponctuellement dans un tiers-lieu peut s’inscrire dans une volonté plus globale d’assouplir l’environnement de travail. En cela, c’est une stratégie de culture d’entreprise qui peut être payante en termes de productivité et pallier certains problèmes de recrutement. Veillez toutefois à choisir le tiers-lieu le plus adapté à votre activité et le plus à même de correspondre à vos collaborateurs. 

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© Istock/pixelfit
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(1) Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites ainsi que des conditions, limites, exclusions de garanties et du montant des franchises fixées aux conditions générales (CG 352), aux conventions spéciales et aux conditions particulières du contrat d’assurance MMA PRO-PME disponibles sur mma.fr ou en agence. Pour en savoir plus, contactez votre Agent général MMA.

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