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Notes de frais : quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ?
Les notes de frais sont les documents transmis par vos salariés pour se faire rembourser les dépenses liées à leur activité. Ces frais sont ensuite déductibles du résultat imposable de votre entreprise (selon certaines conditions) et sont exonérés de charges sociales. Pour cela, vous devez être en mesure de fournir des justificatifs. La gestion des notes de frais de vos salariés demande de la rigueur et une bonne connaissance de vos obligations en tant qu’employeur. Nous faisons le point.
Établie par le salarié, la note de frais est un document indiquant les dépenses effectuées à titre personnel dans le cadre d’une mission professionnelle.
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Les différents types de notes de frais
Les frais professionnels, ou notes de frais, sont les dépenses engagées par vos salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Elles vous sont présentées sous forme de justificatifs pour que vous procédiez au remboursement des employés. Il existe plusieurs types de notes de frais :
- Les frais professionnels classiques : frais de déplacement, achat de fournitures, frais de restauration, frais de déménagement… ;
- Les frais kilométriques : lorsque le salarié utilise sa voiture à des fins professionnelles.
Les notes de frais sont strictement encadrées par la loi. Les contrôles de l’URSSAF et de l’administration fiscale sont courants.
Les modalités de remboursement des frais professionnels
Indemnisation sous forme d’allocations forfaitaires
Cette forme forfaitaire est la plus employée pour les dépenses régulières comme les frais de restauration, les indemnités kilométriques, les frais de grand déplacement ou l’hébergement provisoire en cas de mobilité professionnelle. Elle se base sur des plafonds fixés par l’URSSAF. La somme versée au salarié correspond à un montant évalué dans le contrat de travail ou statué dans la convention collective par exemple.
En tant qu’employeur, si vous choisissez exclusivement cette modalité de remboursement et si les notes de frais ne dépassent pas le plafond fixé par l’administration, les justificatifs prouvant les dépenses ne sont pas nécessaires.
Indemnisation sur la base des dépenses réellement engagées
C’est le remboursement des sommes exactes dépensées par vos salariés, sur justificatif. Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées qu’au réel :
- Les frais supportés par le salarié en télétravail ;
- Les frais de déménagement suite à une mobilité professionnelle ;
- Les frais engagés par le salarié pour l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies et de la communication ;
- Les frais des salariés détachés à l’étranger ;
- Les frais des salariés envoyés de la métropole vers les DOM-TOM ou des DOM-TOM vers la métropole.
À noter : si vous indemnisez certains salariés sous forme d’allocations forfaitaires et d’autres sur la base des dépenses réellement engagées, vous devez fournir des justificatifs.
Le cadre légal des notes de frais
Les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans un cadre strictement professionnel. Pour être acceptées, elles doivent être accompagnées d’un justificatif, sous peine d’être requalifiées en avantage en nature : cela peut être une facture ou un ticket de caisse faisant mention de la TVA. Une exception toutefois : la fourniture d’un justificatif n’est pas nécessaire dans le cas d’un versement par allocation forfaitaire.
En tant que chef d’entreprise, sachez que vous devez conserver les justificatifs de frais professionnels de vos salariés pendant 10 ans, en version papier ou numérique.
Le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale : vous avez 5 ans pour rembourser vos salariés après réception de leur note de frais. En revanche, la loi ne précise pas de délai d’établissement des notes de frais. Libre à vous de le fixer et de le faire figurer sur le contrat de travail de vos employés.
Dans le cas de notes de frais de restauration, les justificatifs de dépenses doivent faire figurer le motif de l’invitation, le nom du restaurant et celui des convives pour être acceptés en tant que frais professionnels.
Encadrement des dépenses de logement
Dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement professionnel, les dépenses de logement peuvent être remboursées si :
- Le salarié est à plus de 50 km de son domicile ;
- Et/ou le temps de trajet domicile-travail du salarié est supérieur à 1h30.
Par exemple, si l’un de vos salariés doit se rendre à Lyon une fois par mois pour un rendez-vous avec un client alors qu’il vit à Paris, les dépenses de logement seront prises en charge par l’entreprise sous forme de notes de frais.
Attention : la TVA n’est pas déductible des dépenses de logement.
Le régime social des notes de frais
Les frais professionnels remboursés sur la base des frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales et cette exonération est illimitée. Pour en profiter, assurez-vous d’être toujours en capacité de prouver que la dépense était nécessaire à l’exercice des fonctions de l’employé, et à conserver les justificatifs requis.
En revanche, l’indemnisation sous forme d’allocations forfaitaires peut être soumise aux cotisations sociales si elle dépasse le seuil fixé par l’administration. Dans ce cas, elle peut être considérée comme un avantage en nature. Il vous faudra alors prouver le caractère nécessaire et circonstanciel de la dépense par des justificatifs convaincants. Si vous n’y parvenez pas, l’allocation versée sera considérée comme un complément de salaire et réintégrée dans l’assiette des cotisations.
Le régime fiscal des notes de frais
Les remboursements de frais professionnels sont déductibles du résultat imposable de votre entreprise, dans la limite des seuils fixés par l’administration fiscale.
Existe-t-il un modèle type de notes de frais ?
La loi n’impose pas de modèle spécifique, mais il vous est recommandé d’en définir un afin d’uniformiser la démarche pour tous vos salariés. Les dépenses professionnelles peuvent être renseignées tous les mois ou de manière trimestrielle, selon la politique interne de votre entreprise. Les salariés rempliront leurs notes de frais sur un tableur, un formulaire manuel ou un logiciel dédié. De nombreux éditeurs ont créé des solutions connectées efficaces pour traiter les notes de frais, ce qui permet notamment aux entreprises qui en traitent un grand nombre d’optimiser leur gestion.
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Suite à l’essor du télétravail, vous vous demandez si les allocations forfaitaires versées à vos salariés pour rembourser leurs frais professionnels sont exonérées de cotisations sociales ? Avec l’option Protection juridique professionnelle(1), vous pouvez bénéficier d’informations sur la réglementation en vigueur grâce à une cellule de juristes disponible du lundi au samedi, de 8 h à 20 h.
(1) Assurée et gérée par Covéa Protection Juridique - Société anonyme d’assurance au capital de 88 077 090,60 € entièrement versé. Entreprise régie par le Code des assurances - 442 935 227 R.C.S. Le Mans - APE 6512Z - Siège social : 33 rue de Sydney - 72045 Le Mans Cedex 2.
