10 conseils pour gérer l’organisation de votre entreprise

Devenir entrepreneur implique de porter plusieurs casquettes. En plus de vendre, produire et manager, vous devez également maîtriser la gestion de votre entreprise. Celle-ci ne se limite pas à la comptabilité, mais englobe aussi l’organisation de vos ressources humaines, matérielles et financières… Nos conseils pour une organisation efficace !

La bonne organisation du travail est un élément clé pour garantir la performance de ses collaborateurs et de son entreprise.
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1. Développer une vision et élaborer un plan d’action

L’une des premières étapes consiste à définir sa vision et la mission de l’entreprise. Quelle est sa vocation, sa raison d’être, ses valeurs ? Autrement dit, pourquoi votre entreprise existe-t-elle ? Comment voyez-vous votre entreprise dans le futur ?

Cette réflexion vous permettra d’obtenir une vue très claire, de définir votre projet et d’élaborer un plan d’action pour le mener à bien. La définition de ce projet ne pourra pas aboutir sans une organisation efficace. Une entreprise, c’est une organisation qui évolue grâce à un projet décliné en stratégie et en plan d’actions.

2. Créer une hiérarchie claire

Une organisation d’entreprise performante repose sur l’établissement d’une hiérarchie claire et efficace. Il est crucial que chaque membre de cette hiérarchie ait des rôles et des responsabilités bien définis. Cela permet d’éviter les conflits organisationnels et favorise la bonne coordination entre les différents services.

Cette pratique est particulièrement essentielle dans les grandes entreprises, mais elle ne doit pas être négligée dans les entreprises de taille plus modeste, où les managers ont souvent des responsabilités plus larges. Il convient ensuite de formaliser cette hiérarchie dans un organigramme que vous partagerez à tous vos collaborateurs.

3. Définir des objectifs SMART

Vos objectifs doivent être régulièrement évalués en fonction de l’évolution de votre activité, de vos actions commerciales et de la conjoncture – hebdomadaire, mois, trimestre… Pour bien évaluer votre performance commerciale et piloter les actions correctives éventuelles, vos objectifs commerciaux doivent être « SMART » :

Spécifiques : simples et sans ambiguïté pour chaque acteur commercial. Par exemple, vous pouvez fixer à votre assistante : 100% des devis émis sont relancés dans les 48 heures qui suivent l’envoi pour obtenir l’avis du prospect.
Mesurables, clairs, précis et quantifiés pour estimer leur état d’avancement. Exemple pour un vendeur : 15 nouveaux clients en contrat de maintenance par trimestre.
Ambitieux mais atteignables. Des objectifs inaccessibles n’emportent jamais bien longtemps l’adhésion des acteurs commerciaux. Exemple : progression de 15 % du chiffre d’affaires si la croissance de l’année précédente était de 10 %.
Réalistes en fonction des moyens, du temps commercial à consacrer, des compétences à votre disposition et aussi du potentiel de votre marché. Un commercial que vous venez d’intégrer ne pourra pas réaliser, dans un premier temps, les mêmes objectifs qu’un commercial confirmé et opérationnel.
Temporels, c’est-à-dire définis dans le temps. Exemple : progression de 15 % du chiffre d’affaires sur les ventes réalisées du 1er janvier au 31 décembre 2024.

4. Etablir un calendrier

Établir un calendrier détaillant les tâches, les réunions et les échéances importantes vous assure une organisation et une productivité optimales. Un emploi du temps bien structuré vous permet de rester organisé, de prioriser les tâches et de gérer votre temps de manière efficace.

Par exemple selon votre régime fiscal, plusieurs formalités seront à accomplir, comme l’enregistrement :

De vos recettes et de vos achats ;
Des déclarations fiscales (TVA, BIC, BNC, IS, CFE, taxes diverses…) ;
Des fiches de paie, des déclarations sociales… ;
A minima des comptes annuels et un rapport de gestion… si vous détenez une société.

5. Savoir s’entourer pour bien déléguer

Une organisation et une hiérarchie correctement établies permettent souvent au chef d’entreprise d’augmenter son niveau de délégation. Vous confiez alors des missions à un collaborateur afin qu’il les réalise de manière plus ou moins autonome. Et pour bien déléguer, il faut nécessairement structurer l’entreprise, instaurer des méthodes de travail efficace, former des salariés en fonction du résultat souhaité. Vous transmettez alors votre savoir et vos compétences dans tel ou tel domaine.

En déléguant, vous ne quittez pas pour autant le terrain. Vous gardez un œil sur vos collaborateurs et sur la maîtrise des opérations. Cependant, cette organisation vous dégage du temps pour faire votre métier de dirigeant et ainsi offrir de nouvelles perspectives de développement à votre entreprise.

6. Mettre en place des outils de gestion et de suivi

En outre, l’entreprise améliore sa productivité en mettant en place des outils de suivi et de gestion. Outils pour gérer les stocks et les matières premières, gestion de projets, suivi de la relation clients avec un CRM...

L’objectif est de limiter les coûts de fonctionnement et les charges fixes inhérents à la production. Cette rentabilité doit être complétée par un suivi administratif rigoureux : factures envoyées à temps, encaissements suivis…

7. Faciliter la communication avec les équipes

Une bonne communication est essentielle pour maximiser la performance de votre entreprise. Elle vous permet de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et de favoriser la collaboration et la transparence. Une bonne communication passe par deux étapes :

Instaurer des canaux de communications efficaces : intranet user-friendly, plateformes collaboratives, mise en place de messagerie instantanée … ;
Prévoir des temps d’échanges réguliers pour discuter des projets en cours et de ceux à venir.

8. Mettre en place des processus efficaces

Pour assurer la performance de l’organisation, il est crucial d’identifier les processus qui peuvent être normaliser et automatiser. Cela permet de maximiser la satisfaction client, de réduire les coûts, d’améliorer la productivité en éliminant les tâches redondantes et les erreurs manuelles, et d’améliorer la qualité du travail.

Ces processus doivent être régulièrement contrôlés et révisés pour garantir leur efficacité et leur alignement avec les conditions actuelles du marché, les exigences des clients et l’environnement concurrentiel.

Veillez également à mettre en place processus décisionnels pour éviter les retards et garantir des opérations efficaces.

9. Créer un réseau de partenaires et fournisseurs fiables

Établir des relations solides avec des partenaires et des fournisseurs de confiance est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de votre chaîne d’approvisionnement. En collaborant avec des partenaires fiables, vous pouvez garantir un approvisionnement continu en biens et services, ce qui minimise les risques de perturbations susceptibles de nuire à vos activités commerciales.

10. Améliorer les conditions de travail : un gage de performance

Il est tentant de ne s’attacher qu’aux enjeux économiques de l’organisation d’entreprise. Peut-être parce qu’il s’agit là de critères mesurables. Et pourtant, il faut également noter un dernier enjeu de l’organisation du travail : l’humain. En structurant les différents éléments de l’entreprise, les différents services et fonctions, en les combinant avec les moyens fournis et requis, chacun gagne en confort de travail. L’amélioration des conditions de travail est gage de performance. Elles permettent de concilier vie professionnelle et vie personnelle. C’est aussi l’un des objectifs à atteindre.

Si l’organisation d’entreprise ne garantit pas les succès de développement de l’entreprise, nul doute que ne pas s’y attarder causerait un manque préjudiciable tant pour l’entreprise elle-même que pour son ou ses dirigeants.

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