Connexion Pro

Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Et si vous partagiez vos locaux avec une autre entreprise ?

44 %(1) des TPE françaises empruntent ou prêtent régulièrement des locaux à une autre entreprise. Solution alternative à considérer par les petites entreprises pour faire face à la charge du loyer des bureaux ou des locaux, il n’en reste pas néanmoins qu’un minimum de précautions est à prendre si vous aussi vous êtes intéressés par cette pratique.

628160952

Au cours des 12 derniers mois, 22 %(1) des TPE ont pratiqué le prêt à titre gratuit, majoritairement dans le cadre d'une mise à disposition de local.
© iStock

Le partage de bureaux : une alternative à la location

Les locaux représentent le deuxième poste de dépense des entreprises après les salaires. Autant dire que, pour les petites entreprises et notamment celles qui démarrent, cette charge est difficile à absorber alors que le chiffre d'affaires n’est pas encore sûr et régulier.

Les autres solutions ?

  • Travailler chez soi : une solution économique, mais qui n'est pas toujours réalisable d'un point de vue pratique, surtout si l’on commence à avoir un salarié, deux salariés... Par ailleurs, le lieu où vous avez choisi de vivre n’est pas nécessairement l'emplacement idéal pour votre activité commerciale ou artisanale, du point de vue des transports ou de votre clientèle…

  • Rejoindre une pépinière d'entreprises ou un incubateur : ces formules offrent un environnement stimulant et un appui - moyens en commun, conseils, expertises -. Mais les places sont chères et la sélection se fait sur dossier, après passage devant un comité d'évaluation. Votre entreprise doit donc correspondre au projet particulier de la pépinière ou de l’incubateur. Les critères d’admission et les coûts d'hébergement varient d'un lieu à un autre. Certaines pépinières d'entreprise pratiquent la gratuité des locaux pour votre première année d'existence.

  • Travailler en espace de co-working. Ils fleurissent un peu partout. Leur principe initial : offrir aux travailleurs indépendants un espace partagé où ils louent un emplacement, pour bénéficier du confort du travail à domicile - avec support, bureautique, connexion internet… - et de la socialisation propre à l’entreprise. Pas besoin de louer pour une période longue, vous pouvez réserver des locaux pour quelques jours par mois, pour des besoins ponctuels - réunions, missions temporaires, etc. - ou pour plus longtemps si besoin. Aujourd’hui, les espaces de co-working se sont développés et peuvent accueillir de petites structures de quelques salariés. Ils sont tenus par des entreprises privées, des associations ou des collectivités territoriales. Les tarifs sont extrêmement variables, mais les formules associatives sont en général plus intéressantes. Les espaces de co-working solidaires - qui priorisent notamment les chômeurs-créateurs d'entreprise - offrent des possibilités d'accueil temporaire ou permanent, pour des sommes qui n'ont rien à voir avec les loyers pratiqués par le marché. Sachez que les communes rurales sont parfois prêtes à faire des efforts pour mettre à disposition des entrepreneurs des moyens - locaux, Fab Labs, makerspaces, espaces de coworking - pour revitaliser l'économie locale.

  • Sous-louer ou colouer : ce peut être une solution, mais pensez à vérifier que le locataire des locaux en a bien le droit - dans le cas d'une sous-location -. L'entreprise qui vous sous-loue le local doit obtenir l'autorisation de son bailleur et la sous-location doit être prévue dans le bail.  

Près d’une TPE sur 4 partage ses ressources avec d’autres entreprises

MMA a mené une enquête avec Kantar TNS sur l’essor des pratiques collaboratives entre professionnels. 400 gérants de TPE ont été interrogés.

Et si vous empruntiez un peu d’espace à une autre entreprise ?

Avec le boom du collaboratif, de nouvelles formes d'entraide apparaissent entre entreprises. Les bureaux et ateliers sont la ressource que les petites entreprises s’échangent le plus volontiers, selon une étude réalisée par MMA et Kantar TNS en 2017. Seules 7 TPE françaises sur 10 occupent leurs locaux pleinement, et elles sont 13 % à avoir prêté ou emprunté un local à un autre professionnel durant les douze derniers mois. Le prêt ou l’emprunt peut porter sur un poste de travail, un bureau entier, l'accès à un atelier et éventuellement un espace de stockage ou entrepôt si votre activité le nécessite.

Quelle entreprise peut accepter de vous accueillir à titre gracieux ? Des entreprises déjà bien installées peuvent trouver un intérêt à vous accueillir au sein de leurs locaux. Notamment si :

  • vous travaillez régulièrement pour elles en tant que prestataire : le rapprochement est un gain d’efficacité et d’intelligence mutuelle ;
  • votre projet les intéresse et elles trouvent des synergies avec leur activité ;
  • elles souhaitent profiter du savoir-faire d’entreprises plus jeunes et plus agiles, et considèrent que cette cohabitation peut stimuler leur équipe et leur créativité ;

Cette proposition peut également se faire dans le cadre du troc : faites le point sur vos ressources, matérielles et immatérielles susceptibles d'intéresser une entreprise en particulier. Avez-vous un savoir-faire qui peut leur être utile ? Vous pouvez, en contrepartie de l’espace ou des locaux que vous occuperez à titre gratuit, vous engager à fournir un service, une prestation ou à prêter une autre ressource dont manquerait cette entreprise hôte. Vous êtes ainsi complémentaires et chacun y trouve son compte.

Emprunt d’un local : quelles précautions devez-vous prendre ?

La gratuité de la démarche - emprunt d'un local ou d'un poste de travail à une entreprise, une association ou autre - ne vous dispense pas de certaines formalités. Vous avez intérêt à signer avec le propriétaire une convention de mise à disposition des locaux.

Ce document doit mentionner les deux parties concernées, la mise à disposition gratuite des locaux, la période de mise à disposition, les locaux concernés et leurs caractéristiques - localisation, configuration, répartition, agencement, équipements et accessoires -, l'utilisation qui peut en être faite, les droits et obligations de chacun et les modalités de résiliation.

Tout local doit être couvert par une multirisque pro, prenant en charge les locaux et équipements en cas de vol, incendie, dégât des eaux et dommages électriques. Avant d'emprunter un local, pensez à demander au prêteur comment ce local est assuré. Est-ce que son contrat prévoit la possibilité d'héberger une autre entreprise ? Quel est le montant de la garantie biens mobiliers d'exploitation ? Est-il suffisant pour protéger les biens que vous y entreposez, et cette garantie joue-t-elle pour un occupant temporaire ? Si une telle garantie n'est pas prévue, vos stocks ou votre matériel informatique ne pourront pas être indemnisés en cas d'incendie, par exemple.

(1) Étude réalisée en septembre 2017 par Kantar TNS et MMA auprès d’un échantillon représentatif de 436 TPE françaises.

Multirisque Professionnelle

assurance multirisque pro © Wavebreak Media/Thinkstock

Pour accompagner le développement des pratiques collaboratives, MMA a fait évoluer ses contrats(2).
En tant qu’assuré d'un contrat multirisque professionnelle ou associative – si vous occupez occasionnellement un local ou un bâtiment – vous êtes désormais couvert pour des périodes allant à chaque fois jusqu’à 30 jours. Ainsi, en cas d’incendie ou de fuite d’eau, les dommages causés au bâtiment et au mobilier sont couverts par votre assurance.

 

À noter : dans le cas où vous prêtez occasionnellement un local à un occupant temporaire à titre gratuit, vous bénéficiez d'une extension de garantie durant 30 jours consécutifs. Vos locaux et bâtiments sont ainsi couverts, dans la limite des plafonds de garanties prévus.

 

Multirisque professionnelle

(2) Nos prises en charge sont faites en application des garanties, options souscrites et des limites, conditions et exclusions de garanties et du montant des garanties et des franchises fixés aux Conditions générales, Conventions spéciales et Conditions particulières des contrats d’assurance MMA PRO-PME, MMA Association et MMA BTP.