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Les PME séduites par le Plan de Continuité d’Activité
Pour réduire l'impact des sinistres dont elles peuvent être victimes, les entreprises quelle que soit leur taille ont intérêt à élaborer en amont un Plan de Continuité d’Activité en se faisant accompagner par leur assureur.
Préparez votre Plan de Continuité d’Activité.
© Gettyimages
Le décès soudain d’un dirigeant qui tenait un rôle-clé. Une machine indispensable qui tombe en panne et impossible à réparer avant longtemps. Un incendie qui ravage l’entrepôt contenant tout le stock. Une inondation qui barre les accès routiers à l’usine. Ces évènements auxquels peuvent être confrontées les PME sont susceptibles de menacer leur pérennité en leur faisant perdre des clients, des parts de marché ou en nuisant à leur réputation. Ils ne font pas forcément la Une des journaux mais n’en ont pas moins des conséquences dramatiques pour l’emploi et l’activité économique : preuve en est, 70 % des entreprises victimes d’un sinistre majeur disparaissent dans les mois qui suivent selon l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité).
Prévoir des solutions de secours
Pour éviter de tomber du mauvais côté des statistiques, les dirigeants de PME réfléchissent de plus en plus en amont à ce qu’ils pourraient faire juste après la survenue d’un sinistre. Comment ? En élaborant conjointement avec leur assureur un Plan de Continuité d’Activité (PCA). En complément des garanties du contrat d’assurance, les PME se dotent ainsi de solutions de secours pour continuer à travailler malgré la perte de ressources critiques. Si un événement déstabilisant survient, le PCA va alors contribuer à supporter le choc, en limitant les pertes et la durée de la crise, en tenant les engagements vis-à-vis des clients et fournisseurs et en maintenant la visibilité sur le marché. Plutôt que de prendre des décisions dans l’urgence, le dirigeant pourra s'appuyer sur ce document qui explore différents scénarios et les moyens d’y faire face.
Se préparer à surmonter une crise majeure qui peut avoir plusieurs causes et/ou conséquences sur la gestion de la production, des ressources humaines, des systèmes d’information RH, informatique, les relations commerciales, la communication requiert en effet du temps. Une solution conçue précipitamment dans le stress sera nécessairement moins performante que celle découlant d’une réflexion mûrie, pensée et couchée sur papier. Le jour où un événement malheureux survient, le chef d’entreprise pourra alors se concentrer sur la bonne exécution de son PCA.
Le principal avantage du PCA pour l’entreprise est de mieux se prémunir contre le risque qu’elle encourt. Si le PCA est validé par l’assureur, les coûts seront minimisés de par l’anticipation du risque, compte tenu du fait qu'il aura prévu en amont des mesures adéquates pour réduire les conséquences. Mais au-delà, un bon PCA a également pour vertu de rationaliser la couverture assurantielle en aidant le client à mieux identifier ses risques.
Après avoir séduit les grandes firmes, cette stratégie intéresse de plus en plus les ETI et les PME. “On peut considérer qu’une PME sur dix a entamé une démarche pour se doter d’un outil de type PCA” estime Eric Lagarde, Directeur des Offres entreprises au sein de la Direction Développement Entreprises (DCE) chez MMA.
Comment construire un PCA ?
La première étape consiste à cartographier les risques en évaluant leur niveau de criticité : concrètement l’entreprise liste ses activités essentielles, les processus-clés nécessaires à son fonctionnement, ainsi que les ressources indispensables à son activité (infrastructures, systèmes d’information, ressources humaines, prestations externes…). À partir de cette cartographie, “l’entreprise établit avec son assureur -agent ou courtier- un diagnostic des points de vulnérabilité dans son fonctionnement, qui peuvent être causés par des salariés, clients, fournisseurs, catastrophe naturelle ou accident industriel. C’est une démarche à 360 degrés” précise Eric Lagarde. Naturellement, ces risques doivent être évalués par ordre de priorité selon leur impact et leur plausibilité.
Une fois le diagnostic réalisé, l’entreprise va déterminer pour chaque point de vulnérabilité susceptible de stopper son activité quelle mesure peut être prise pour y remédier. Selon divers scénarios, le PCA organise la réaction opérationnelle, puis la sortie de crise pour retrouver un niveau de fonctionnement normal.
Si par exemple le sinistre rend inaccessible une usine ou un siège social, le PCA déclinera en détail la procédure à suivre pour délocaliser l'activité et les institutions à solliciter pour de l’aide. Le Plan prendra alors en compte le basculement des données et applications informatiques sur un système “cloud” qui prendra le relai, le déménagement physique des activités transférables sur un site de repli (annexe du site sinistré, bâtiment public prêté par une collectivité locale…), la mise en place du télétravail pour une partie du personnel...
Loin d’être un dogme figé, le PCA est voué à évoluer car les priorités des entreprises se transforment, en fonction des obligations contractuelles ou réglementaires et des relations avec des partenaires externes (fournisseurs ou clients). Pour cette raison, il est nécessaire de le réviser régulièrement.
MMA à la pointe du PCA
L’entreprise MMA qui a lancé son offre de PCA en 2017 entend jouer un rôle pionnier dans sa promotion auprès des PME. L’idée est d’apporter à ses clients un éclairage différent dans la gestion des risques et de mieux répondre à leurs besoins qui s’élargissent. “Ce faisant, nous sortons de notre rôle traditionnel d’assureur pour nous positionner comme un fournisseur de services à haute valeur ajoutée. Ces nouvelles prestations constituent un avantage concurrentiel à une époque où les contrats d’assurance se banalisent”, reconnaît Eric Lagarde. Chez MMA, les préventeurs en risques d’entreprise proposent à leurs clients un outil d’autodiagnostic très structuré et normé : en 80 questions, il livre un premier diagnostic gratuit sur les vulnérabilités.
A l’issue de cette première phase, le client qui souhaite aller plus loin peut se faire accompagner par MMA pour la mise en place de son PCA. L’assureur facture ce service qui permet à l’entreprise de trouver des solutions concrètes, et ce à un niveau très fin. “Pour un fournisseur incontournable, nous allons par exemple conseiller au client de définir le niveau de stock nécessaire que le client doit détenir » précise Eric Lagarde. « Ce procédé permet de palier un arrêt subit des livraisons cas d’arrêt subit des livraisons » ajoute-t-il. L'expertise de MMA se fondant sur des retours d'expérience d'entreprises comparables, les dirigeants de PME se sensibilisent ainsi à des risques auxquels ils ne pensent pas.
Pour assurer un prosélytisme en faveur du PCA, MMA s’appuie sur son réseau d’agents et courtiers dont 200 ont déjà été formés à la mise en place de cette démarche. Au vu des premiers retours terrain, les PME industrielles, naturellement les plus exposées sont aussi celles qui y sont les plus sensibles. Quoiqu’il en soit le PCA est promis à un bel avenir, puisqu’il reste encore 90% de PME à convertir.
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Article réalisé en partenariat avec Le Figaro Entrepreneurs.
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