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Première embauche : comment rémunérer votre salarié ?

Votre carnet de commandes est plein et vous ne parvenez plus à répondre aux demandes ? Il est temps de songer à embaucher votre premier salarié ! Quelles sont les démarches administratives à effectuer ? Comment déterminer un salaire et établir un bulletin de paie ? Tour d’horizon des bonnes pratiques pour réussir votre recrutement.

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Différentes procédures obligatoires doivent être respectées afin de finaliser l'embauche de votre salarié.
© iStock

Comment fixer la rémunération de votre premier salarié ?

Pour assurer la pérennité de votre entreprise, vous allez devoir calculer précisément les charges qu’elle pourra supporter. Dans cette optique, il est nécessaire de budgétiser le coût global de cette rémunération mensuelle en prenant en compte :

  • Le salaire net qui sera versé au salarié ;
  • Le montant des cotisations patronales et salariales ; 
  • La mutuelle santé obligatoire ;
  • Les coûts indirects liés à l’embauche (matériels informatiques, téléphonie, fournitures …).

Pour vous aider dans ce calcul, l’URSSAF met à votre disposition gratuitement un simulateur en ligne. Afin d’éviter toute mauvaise surprise, il est également nécessaire de vous renseigner sur la convention collective applicable à votre activité. Cette dernière peut parfois fixer un salaire minimum obligatoire au-delà du SMIC. 

Enfin, n’oubliez pas que dans le cadre de votre recherche de candidats, vous serez en concurrence avec d’autres recruteurs. L’idéal est donc de vous fixer une fourchette de rémunération acceptable, que vous pourrez ensuite négocier avec le candidat. 

Quelles sont les démarches et les obligations légales à respecter ? 

Une fois la promesse d’embauche signée avec votre nouveau collaborateur, il vous faudra encore respecter certaines procédures obligatoires :

  1. Réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette démarche indispensable vous permet de regrouper en une seule formalité l’essentiel des obligations liées à l’embauche d’un nouveau salarié. Celle-ci doit être transmise à l’URSSAF dans les 8 jours précédant l’embauche, via le portail www.net-entreprises.fr. En cas de non-respect, vous êtes passible d’une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti pour travail dissimulé.
  2. Informer l’inspecteur du travail de l’embauche de votre premier salarié via l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. 
  3. Affilier votre entreprise auprès d’une caisse de retraite complémentaire. Depuis le 1er janvier 2018, vous avez en effet pour obligation de faire adhérer votre entreprise à un groupe de protection sociale (AGIRC-ARRCO) lors de la première embauche.
  4. Inscrire le salarié sur un registre unique du personnel au sein duquel devront figurer les informations relatives à l’identification du salarié et à sa carrière. 
  5. Organiser dans un délai maximum de 3 mois à partir de l’embauche une visite d’information et de prévention (VIP). Cette dernière peut être effectuée par un médecin du travail ou par un professionnel de santé au travail. 
  6. Élaborer le document unique d’évaluation des risques (DUER) de l’entreprise. L’objectif ? Répertorier tous les dangers pour la sécurité et la santé de votre salarié et analyser les risques.
  7. Mettre en place une mutuelle d’entreprise, obligatoire depuis le 1er janvier 2016
  8. Procéder aux affichages obligatoires en entreprise : durée du travail, repos hebdomadaire, coordonnées de l’inspection du travail, médecin du travail, numéros de secours d’urgence, consignes de sécurité…
  9. Rédiger et remettre un contrat de travail à votre salarié. Celui-ci devra mentionner un certain nombre d’informations, telles que : le type de contrat (CDD, CDI), la fonction du salarié, le lieu de travail, la rémunération, la durée du travail, la durée de la période d’essai…

Existe-t-il des aides à l’embauche ?

Si l’aide à la première embauche n’est plus en vigueur, il en existe d’autres, dont vous pouvez bénéficier, sous certaines conditions : 

  • La réduction générale des cotisations patronales : appelée également zéro cotisations URSSAF ou réduction Fillon, ce dispositif vous permet de réduire le poids des cotisations patronales sur la trésorerie de votre entreprise, lorsque le salaire de votre employé ne dépasse pas 2 564,99 € bruts par mois ; 
  • Les aides emplois francs : pour toutes les entreprises qui embauchent en CDI ou en CDD  (d'au moins 6 mois) avant le 31 décembre 2022 un demandeur d’emploi, une personne en contrat de sécurisation professionnelle ou un jeune suivi par une mission locale (non inscrit en tant que demandeur d'emploi), résidant en QPV (Quartier prioritaire de la politique de la ville) ; 
  • Les aides à l’apprentissage et à la professionnalisation : si vous envisagez de recruter un alternant avant le 30 juin 2022, vous pourrez bénéficier d’une aide de 5 000 € pour un salarié de moins de 18 ans et de 8 000 € pour un salarié de plus de 18 ans ; 
  • L’aide pour l’embauche d’un demandeur d’emploi de longue durée : vous pouvez bénéficier d’une prime allant jusqu’à 8000 euros si vous avez conclu un contrat avec un demandeur d’emploi de longue durée âgé d’au moins trente ans entre le 1er novembre 2021 et le 30 juin 2022 inclus ou avec un demandeur d’emploi de longue durée quel que soit son âge entre le 1er juillet 2022 et le 31 décembre 2022 inclus.

Comment rédiger le bulletin de salaire ?

La production d’un bulletin de paie est obligatoire, mais celui-ci peut désormais être remis de manière dématérialisée, sauf désaccord du salarié.

Le bulletin de salaire doit comporter certaines mentions : 

  • Les informations relatives à l’identification de l’employeur et du salarié ;
  • Les informations relatives au salaire ;
  • Les cotisations et contributions sociales ;
  • Le net à payer et le net imposable ;
  • L’impôt sur le revenu ;
  • Les mentions finales.

À noter, que l’URSSAF propose un service baptisé TESE (Titre emploi service entreprise) chargé de vous simplifier les formalités liées à l’emploi de votre nouveau salarié, mais aussi de vous faire gagner un temps précieux dans votre gestion administrative.

À partir de votre déclaration dans votre espace employeur dédié, le dispositif établit également : 

  • La déclaration sociale nominative (DSN) ;
  • Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu ;
  • Le calcul du montant des cotisations et contributions dues ;
  • Le bulletin de paie de votre salarié ainsi que son attestation fiscale.

Il ne vous restera alors plus qu’à lui verser son salaire via un virement bancaire ou un chèque si celui-ci dépasse 1 500 euros net. S’il est en deçà, votre salarié pourra vous demander à être réglé en espèces.

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