Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur
Votre salarié travaille avec son téléphone portable personnel ?
De plus en plus de salariés utilisent leur matériel personnel (smartphone, tablette, PC portable…) à titre professionnel. 30 % des salariés français reconnaissent ainsi consulter et modifier des documents professionnels sur leur propre mobile ou tablette(1). Cette pratique est encore peu encadrée juridiquement et peut engendrer un certain nombre de litiges pour l’entreprise.
Nombre de salariés utilisent leur portable personnel au travail, une pratique peu encadrée juridiquement.
© iStock/pressureUA
Quels avantages pour l’entreprise ?
Dans un contexte accru de mobilité des salariés, le phénomène du « Bring your own device » (BYOD, traduction : apportez votre propre matériel) est en pleine expansion.
Aujourd’hui, de plus en plus de salariés n’hésitent pas à utiliser leur équipement personnel (smartphone, tablette, PC portable…) dans le cadre professionnel. Une étude(2) montre que les ¾ des PME françaises autorisent le BYOD. Quels sont les avantages ? Tout d’abord parce que les collaborateurs travaillent avec des outils qu’ils maîtrisent bien, cela signifie des gains de productivité, moins de coûts de formation et de maintenance, mais également moins de risques de dégradation. A ceci s’ajoute un avantage financier pour les entreprises qui les dispense d’acheter du matériel « dernier cri » dont sont déjà souvent équipés les salariés.
Quels risques pour l’entreprise ?
Revers de la médaille, la pratique du BYOD pose un problème de sécurisation des données et peut donc engager la responsabilité de l’entreprise si aucune disposition n’est prise afin de l’encadrer.
Piratage, perte, vol... les risques sont multiples pour l’entreprise, notamment en termes de sécurité et de confidentialité des données. Dès lors que les données de votre entreprise sont copiées sur un équipement personnel, vous n’avez qu’un droit limité sur leur usage. A cela s’ajoute que : vous ne pouvez pas empêcher votre salarié de prêter son ordinateur à un proche. Vous ne maîtrisez pas non plus le cycle de vie de l’équipement qui peut être revendu, réparé, échangé en cas de panne. Tout cela vous expose à des risques de pertes d’informations, piratages, virus…
Téléchargements illégaux : vous êtes responsable. La responsabilité de l’entreprise peut également être engagée si un contenu illicite est téléchargé sur l’équipement personnel de votre salarié via le réseau de l’entreprise. Veillez à vous assurer que le compte Internet n’est pas utilisé à des fins de téléchargements illégaux et mettre en œuvre si nécessaire les solutions techniques empêchant ces pratiques.
Logiciels illégaux : vous êtes aussi responsable. L’entreprise peut aussi être tenue pour responsable en cas d’utilisation d’applications privées à titre professionnel. Là encore la vigilance s’impose. Interdisez toute utilisation de logiciel sans licence ou de logiciel avec une licence non compatible avec un usage professionnel.
Quels risques pour les salariés ?
Attention, le BYOD peut créer une confusion entre vie professionnelle et vie privée des salariés.
Le droit du travail impose le respect, de la part de l’employeur, de la vie privée de ses salariés. Or le BYOD peut entraîner des atteintes à la vie privée. Par exemple, quand vous voulez accéder à certaines données stockées sur l’ordinateur d’un de vos employés en son absence. Ou encore quand vous souhaitez supprimer des fichiers à distance en cas problème, au risque d’effacer ses données personnelles (photos, contacts…).
Le BYOD peut également être source de litiges quant au respect de la durée légale du temps de travail. Cette pratique ne doit pas surcharger les collaborateurs ni empiéter sur leur vie privée. Par exemple, un e-mail urgent reçu le soir ou en période congés doit-il être traité ? Et si oui, sera-t-il décompté du temps de travail ?
Les précautions à prendre en cas d'utilisation de son téléphone portable par le salarié
Définissez des règles claires et précises pour déterminer les droits et obligations de chacun.
Si vous avez décidé d’autoriser le BYOD, nous vous conseillons d’encadrer cette pratique et de sensibiliser vos collaborateurs aux impératifs de sécurité des données et aux risques encourus.
Rédigez une charte de bonne utilisation des appareils personnels dans un cadre professionnel et faites-la signer par vos salariés. Celle-ci peut être annexée au règlement intérieur, intégrée dans la charte informatique ou le contrat de travail. Vous établirez ainsi clairement les droits et obligations de chacun.
Afin d’être opposable juridiquement, ce document doit être déposé au greffe du conseil des prud’hommes.
Les points à aborder et clarifier :
- l’habilitation des droits, l’authentification de l’utilisateur, le filtrage web...
- les matériels, systèmes d’exploitation et applications acceptées, le type de connexion possible
- le périmètre de confidentialité des données
- les modalités de contrôle et les sanctions applicables
- les conditions d’accès et d’effacement des données
- l’identification des informations personnelles et professionnelles
- les heures d’accès et de disponibilité…
(1) Étude Vanson Bourne pour VMware.
(2) Étude 2013 « Télétravail et mobilité » réalisée par YouGov pour Citrix.
Ce qu’il faut retenir
- ¾ des PME autorisent leurs salariés à utiliser leurs équipements personnels pour travailler .
- Le « Bring your own device » (BYOD) est une pratique récente, peu encadrée juridiquement.
- Le BYOD engendre des risques, en termes de sécurité et de confidentialité des données.
- Le BYOD brouille les limites entre vie privée et vie professionnelle.
- Les entreprises doivent encadrer le BYOD en définissant les règles et procédures de sécurité applicables par tous.
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