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Professionnels : pourquoi et comment utiliser la signature électronique ?

2 Français sur 3 ont confiance dans la signature électronique(1). Grâce à elle, vous pouvez signer électroniquement toutes vos déclarations administratives, mais aussi faire signer vos contrats commerciaux à vos clients ou vos contrats d’embauche à vos futurs employés ! À la clé, une réduction des coûts et un taux de conversion en hausse.

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Donner à vos clients la possibilité de signer électroniquement en ligne, c’est réduire le temps des démarches avant contractualisation.
© istockphoto.com

(1) Étude Neopost France, Mars 2019

La signature électronique, une signature à valeur légale

Pour certifier conformes vos devis, contrats ou documents administratifs, vous devez les signer. Vous avez donc pris l’habitude de les imprimer afin d’y apposer votre signature. Mais aujourd’hui, les documents numérisés prennent le pas sur les documents papier. L’essor de la dématérialisation a entraîné l’avènement de la signature électronique.

Strictement encadrée par la loi, elle a aujourd’hui la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle peut être apposée sur tous les types de fichiers informatiques, sans exception. Utile dans tous les domaines d’activité dès lors que la notion d’engagement des parties est nécessaire, la signature électronique est également indispensable pour répondre aux appels d’offres des marchés publics.

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Comment la signature électronique peut-elle booster votre activité ?

1- Sécurisez vos démarches et transactions
Contrairement à une signature manuscrite qui peut être scannée puis apposée frauduleusement au bas d’un document, la signature électronique permet de prouver :

  • votre identité et celles des signataires ;
  • que vos documents sont authentiques et n’ont pas été modifiés après signature.

Toutes les étapes du processus sont tracées et certifiées.

2- Accélérez vos process de contractualisation
Vos documents sont validés plus rapidement :

  • plus besoin d’imprimer le document pour apposer une signature manuscrite, ni de le photocopier ou le scanner pour en garder une trace et l’archiver ;
  • vos clients peuvent signer aussitôt vos documents électroniquement et vous les envoyer par retour de mail.

De la création au suivi de dossier, tout peut être automatisé, même les notifications et relances !

3- Réduisez vos coûts
Avec la signature électronique, vous économisez sur plusieurs postes :

  • Une meilleure productivité : la plupart des étapes humaines sont supprimées, certains déplacements chez les clients peuvent être évités et les dossiers sont traités plus rapidement.
  • Une réduction des frais opérationnels : moins de papier, moins de consommables informatiques, moins d’affranchissement, de stockage physique et d’archivage… Des économies à tous les niveaux.

4- Augmentez votre taux de transformation
À l’ère de l’instantanéité et de la dématérialisation, plus vous simplifiez la vie de vos futurs clients, plus vous augmentez vos chances de conclure un accord avec eux. Du devis à la signature du contrat, le parcours est simplifié, les démarches limitées, et le taux d’abandon en cours de transaction sensiblement réduit.

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Comment choisir une solution de signature électronique ?

Déterminez le niveau de sécurité nécessaire

  • Vous négociez des contrats commerciaux ou des contrats de travail où le risque d’usurpation d’identité est faible et sans grave conséquence pour votre activité :
    • La signature électronique simple permet de valider l’identité du signataire de manière fiable. Elle garantit l’intégrité du document grâce à un fichier de preuves.
    • La signature électronique avancée intègre un certificat digital à usage unique. Plus sécurisée, elle comprend une vérification plus poussée de l’identité du signataire pour réduire le risque d’usurpation d’identité, ainsi qu’un fichier de preuves.
       
  • Vous engagez des transactions réglementées ou au montant élevé, des crédits ou des contrats d’assurance-vie :
    • Optez pour la signature électronique qualifiée. Son niveau de sécurité très élevé utilise un certificat de signature électronique qui requiert une vérification visuelle de l’identité du signataire, en face à face ou par visioconférence.

Choisissez une solution de signature électronique locale ou dématérialisée

  • Signer vos documents électroniques
    Il vous suffit d’obtenir un certificat de signature électronique certifié conforme, délivré par Certigreffe (Greffes des Tribunaux de Commerce) ou par un Prestataire de Service de Confiance Électronique. Le certificat vous est fourni sur une clé USB sécurisée ou dans un fichier spécifique, à utiliser lors de la création de vos documents.
    • Tarifs : ils varient en fonction des prestataires, de 70 € à 130 € par an.
    • Durée de validité du certificat de signature électronique : 2 ou 3 ans.
       
  • Signer et faire signer vos documents par vos clients et prestataires
    Des sociétés françaises comme Docapost, Oodrive ou Yousign, ou américaines comme Adobe ou Docusign proposent des services de signature électronique en ligne ou des applications à installer sur votre système d’information (API).
    Vous pouvez créer et signer électroniquement vos documents, les faire signer par vos clients et prestataires, et les archiver numériquement.
    • Tarifs : les forfait sont proposés à partir d’une trentaine d’euros par mois, selon le nombre de signatures mensuelles et les fonctionnalités proposées (personnalisation, procédure de validation spécifique, rappels automatiques…).

Les questions à se poser avant de choisir une solution de signature électronique

  1. L’entreprise est-elle fiable ?
  2. Sa solution est-elle conforme à la réglementation européenne eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) ?
  3. Est-elle compatible avec vos applications habituelles, a minima votre suite bureautique (Microsoft, OpenOffice…) et Adobe ?
  4. Que comprennent les tarifs : nombre de signatures mensuelles, limites de poids de document et d’archivage, fonctionnalités disponibles ?
  5. Pouvez-vous faire signer vos documents par plusieurs personnes ?
  6. La solution nécessite-t-elle l’envoi d’un code par SMS pour identifier le signataire ? Si oui, quels sont les coûts d’envoi de SMS en France et à l’international ?
    L’idéal, optez pour une offre d’essai gratuite avant de vous engager.