Comment encourager et organiser le transfert de compétences entre collaborateurs ?

Essentiel pour assurer la performance et la pérennité de votre entreprise, le transfert de compétences a pour objectif d’assurer la transmission des savoir-faire et expertises de vos collaborateurs déjà en poste avec vos nouveaux collaborateurs.

La connaissance, la compétence, le savoir-faire, l’expertise de vos salariés représentent des valeurs inestimables pour votre entreprise, qu’il est nécessaire de transmettre, notamment aux jeunes recrues.
© Thomas Barwick – Getty Images

Pourquoi le transfert de compétences est-il si essentiel ?

Dans un marché du travail de plus en plus concurrentiel, le transfert de compétences permet de sécuriser les savoirs de l'entreprise, en particulier ceux qui sont rares ou basés uniquement sur l'expérience. Voici quelques raisons qui devraient vous convaincre de son intérêt.

Raison n°1 :
Vous sécurisez le fonctionnement quotidien de votre entreprise en évitant que certaines compétences ou connaissances ne soient détenues (comme c’est parfois le cas dans les petites structures) par un seul collaborateur/collaboratrice.. Leur recrutement au sein d’une autre société, ou, tout simplement un départ à la retraite, un arrêt maladie ou maternité, pourrait en effet perturber gravement le fonctionnement de votre entreprise.

Raison n°2 :
Vous assurez le développement de l’entreprise à long terme grâce au passage de relais entre générations. Le transfert des connaissances entre les salariés expérimentés et les nouveaux arrivants a pour conséquence directe de préserver, au fil des années, le savoir détenu au sein de l’entreprise. Au-delà des expertises techniques, ce transfert doit aussi concerner la culture client, les habitudes de travail, les valeurs de l’entreprise, les process, son histoire etc.

Raison n°3 :
Vous valorisez les collaborateurs les plus expérimentés, ou les plus experts, en les sollicitant pour enseigner leurs savoirs à d’autres.

Raison n°4 :
Vous limitez le turn-over grâce à une montée en compétence continue de vos collaborateurs.

Comment organiser le transfert de connaissance dans votre entreprise ?

Quelques étapes préalables vous permettront d’organiser au mieux la mise en place de votre dispositif de transfert de compétences.

Étape 1 : identifier les compétences à transmettre
La première étape consiste tout d’abord à faire le point sur les connaissances stratégiques de votre activité. Cette phase d’étude vous permettra de mieux cibler votre action et ainsi éviter toute surcharge de travail inutile pour vos collaborateurs.
C’est le moment aussi d’identifier les compétences les plus critiques (notamment celles détenues par une seule et unique personne).

Étape 2 : choisir les modes de transfert les plus pertinents
Plusieurs dispositifs de transfert des connaissances peuvent être mis en œuvre selon les cas et les besoins :

L’apprentissage/l’alternance
Les formations en alternance ou en apprentissage vous permettent de former des jeunes encore à l’école, en leur transmettant vos méthodes de travail et votre culture d’entreprise. Ils alternent ainsi entre période de cours et période en entreprise, au côté d’un maître d’apprentissage que vous aurez préalablement désigné.

Les formations « maison » en interne
Elles peuvent être assurées ponctuellement par certains collaborateurs experts sur des points identifiés et importants. Par exemple, un directeur financier peut assurer une session de formation pour expliquer aux commerciaux le fonctionnement budgétaire d’une entreprise et la nécessité de vérifier les capacités de paiement de leurs clients.

La mise en place de binômes mentor/mentoré
Dans un cabinet de conseils par exemple, certains clients peuvent être suivis par des binômes de collaborateurs expérimentés/moins expérimentés. Au fil du temps, le moins expérimenté pourra lui-même devenir la partie « sachante » du binôme.

BON À SAVOIR

Certains savoirs d’ordre objectif peuvent être consignés par écrit (par exemple : historique d’un projet, procédures, données chiffrées…). D’un point de vue technique, il peut être intéressant d’encourager l’utilisation d’outils collaboratifs pour conserver une trace pérenne de ce savoir interne à l’entreprise : création d’un wiki d’entreprise, mise en place d'une base de données via des serveurs communs, rédaction de mémos et de référentiels…

D’autres connaissances et compétences sont plus intangibles et nécessitent une transmission par l’observation et la pratique (par exemple : un savoir-faire, un savoir-être particulier…).

Étape 3 : informer vos collaborateurs de votre plan de transfert de connaissance
De manière générale, il est important de sensibiliser vos équipes à l’importance du transfert de connaissance à la fois pour l’entreprise mais aussi pour assurer la montée en compétences de chacun.
Il peut également être intéressant de mettre à disposition de vos collaborateurs une cartographie des savoirs sous la forme d’un annuaire (qui fait/sait quoi ?) afin de favoriser les demandes et les échanges directs d’informations. N’hésitez pas à communiquer sur votre dispositif, que ce soit par mail, par voie d’affichage dans vos locaux ou lors de réunions.

Transmission du savoir : les points à ne pas négliger

Pour que le transfert de connaissance soit efficace, il est nécessaire d’impliquer et d’engager vos collaborateurs. Vous pouvez commencer par :

Désigner un tuteur à la fois volontaire et motivé en capacité de transmettre ses connaissances de manière claire, précise et vérifiée, dans un contexte bienveillant. Sachez qu’il existe des formations « tuteurs » dédiées qui pourront leur permettre d’apprendre les bases ;
Faire régulièrement des points d’étape avec le tuteur/mentor mais aussi avec l’apprenti/mentoré afin de vous assurer que la relation est vertueuse et profitable pour les deux parties. L’expert doit en effet lui aussi trouver une source de satisfaction, et même apprendre, de son apprenti ;
Veiller à ne pas surcharger l’emploi du temps de collaborateurs déjà très occupés en planifiant les périodes de transmission en dehors des périodes prévisibles d’intenses activités ;
Mettre à plat les éventuels conflits qui pourraient naitre autour d’enjeux de pouvoir. Le collaborateur « qui sait » pourrait craindre d’être mis sur la touche, ou d’être moins valorisé, moins important, s’il partage son savoir. À vous de savoir valoriser son expertise, par exemple, en le mettant en avant lors de réunions, en l’impliquant dans l’organisation de ce transfert de connaissances ou en revalorisant son salaire (augmentation ou prime).

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