Voiture de fonction ou voiture de service : quelles différences ?

Vous souhaitez mettre à disposition de vos collaborateurs un ou plusieurs véhicules professionnels ? Vous avez le choix entre deux possibilités : véhicule de fonction ou de service. Quelles sont les différences ? MMA vous éclaire.

L’usage d’un véhicule professionnel peut être limité au temps de travail ou élargi aux déplacements privés du salarié selon qu’il s’agisse d’un véhicule de fonction ou d’un véhicule de société.
© Anyaberkut/iStock

La voiture de fonction

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?

Une voiture de fonction (auto, deux-roues…) est un véhicule confié par l’entreprise à l’un de ses collaborateurs à des fins professionnelles et privées. Il peut être utilisé par le salarié en dehors des heures de travail pour ses activités et loisirs personnels. Le salarié peut alors se servir de son véhicule le week-end, pendant ses congés ou le soir en semaine.

Modalités de mise en place et utilisation

Le véhicule de fonction est assimilé à un avantage en nature, et est donc soumis aux cotisations sociales et charges patronales. Il est inscrit dans le contrat de travail du salarié et déclaré à l’administration fiscale. Par conséquent, vous ne pouvez pas, en tant qu’employeur le lui retirer sans son consentement. Sa suppression doit également faire l’objet d’une modification du contrat.

D’un point de vue financier, la mise à disposition d’une ou plusieurs voitures de fonction représente un certain cout pour l’entreprise, qui doit notamment s’acquitter des frais d’achat ou de location, d’entretien, d’assurance et de carburant. C’est pourquoi, la plupart du temps, les voitures de fonction sont généralement attribuées à des salariés occupant une certaine position dans l’entreprise : cadres ou cadres dirigeants, commerciaux et VRP. C'est à vous, en tant qu’employeur de déterminer qui peut bénéficier d'une voiture de fonction.

Au-delà des frais engendrés, la mise à disposition d’un véhicule de fonction représente un atout de taille pour fidéliser ou recruter de nouveaux collaborateurs, surtout dans un marché de l’emploi de plus en plus concurrentiel.

Fiscalité

Le véhicule de fonction implique des avantages en nature évalués soit :

Sur la base des dépenses réellement engagées (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien, assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru pour l’usage personnel ;
Sur la base d’un forfait annuel.

Vous avez le choix de choisir telle ou telle option pour chaque salarié et elle peut être différente selon les cas. Vous pouvez également changer d’option pour l’année écoulée, lors de la DADS, ce qui implique toutefois une régularisation des cotisations déjà versées.

La voiture de société

Qu’est-ce qu’une voiture de société ?

Également appelé voiture de service, le véhicule de société est un véhicule appartenant à l’entreprise qui ne peut être utilisé que dans le cadre de déplacements purement professionnels. Son usage pour les trajets « domicile-travail » peut être toléré si l’employeur le précise de manière explicite, de préférence par écrit.

Modalités de mise en place et utilisation

Comme pour la voiture de fonction, le véhicule de société représente un cout à la charge de l’employeur, toutefois il présente l’avantage de pouvoir être utilisé par plusieurs salariés. Si néanmoins vous autorisez un ou plusieurs salariés à effectuer des trajets « domicile-travail », il est nécessaire de le stipuler dans le contrat de travail. Attention toutefois, en cas d’utilisation abusive du véhicule de société (trajets dans le cadre de la vie privée par exemple), les services fiscaux peuvent procéder à sa requalification.

Une clause de mise à disposition de véhicule de service doit par ailleurs être incluse dans le contrat de travail. Elle permet de préciser les conditions d’utilisation du véhicule et rappelle notamment que l’usage du véhicule dans un cadre privé est strictement interdit.

Le véhicule de service ne représentant pas un élément de revenu pour vos salariés, vous êtes en droit de le leur retirer à tout moment, sans besoin de consentement.

Fiscalité

L’utilisation d’un véhicule de service par un salarié est soumise à une taxe annuelle que vous, employeur, devez payer. Il s’agit de la « taxe sur les véhicules de sociétés » (Article 1010 du Code général des impôts). Cette taxe est applicable à toutes les sociétés, et concerne également les véhicules de tourisme utilisé à l’étranger, dès lors qu’ils sont immatriculées en France.

BON À SAVOIR

Depuis janvier 2023, la Taxe sur les véhicules des sociétés (TVS) est remplacée par deux nouvelles taxes :

La taxe annuelle sur les émissions de CO² ;
La taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques.

Les modalités de paiement restent inchangées. Elles concernent les voitures particulières (destinées au transport de passagers) ou à usage multiple (destinées principalement au transport de personnes).

Usage personnel d’un véhicule professionnel : les responsabilités

Si l’un de vos salariés commet une infraction au Code de la route, qu’il s’agisse d’une voiture de fonction ou d’un véhicule de société, c’est à vous en tant que titulaire de la carte grise du véhicule d’en assumer les conséquences financières (Article L.121-3 et L.121-2 du Code de la route), et ce même si le véhicule est loué ou sous loué et que vous n’êtes pas titulaire de la carte grise.

Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2017, si une infraction est commise au volant d’un véhicule immatriculé au nom de votre entreprise, vous êtes tenu de communiquer aux autorités l’identité et l’adresse du salarié ayant commis la faute par lettre recommandée avec avis de réception, sous 45 jours à partir de l’avis de contravention.

En cas de non-respect, vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros, en plus de l’amende pour l’infraction elle-même.

LA QUESTION DE L’ASSURANCE

Le véhicule professionnel est obligatoirement assuré par son propriétaire. Il s’agit donc soit de l’entreprise qui possède un ou plusieurs véhicules pour ses salariés, soit de la société de location qui les met à disposition de l’entreprise.
En pratique, tous les véhicules (voitures, camionnettes, camions, engins…) peuvent être regroupés sur un seul et même contrat « flotte ». Les charges administratives sont ainsi allégées. Les contrats proposés sont généralement des contrats d'assurance multirisque professionnelle comportant non seulement la protection des collaborateurs, mais aussi la couverture du matériel et des marchandises, le bris de glace, le risque de panne et ses conséquences…

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