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Verser une prime à ses salariés : mode d’emploi
Pour valoriser le travail de vos salariés, leur ancienneté au sein de l’entreprise, les associer à la réussite de l’entreprise… les raisons de verser une prime sont nombreuses. Quelles sont les différents types de gratification possibles et leurs modalités d’octroi ?
Renseignez-vous avant de verser une prime à vos salariés.
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Pourquoi verser une prime à ses salariés ?
En tant qu’employeur, le versement d’une gratification est un argument fort de motivation et de fidélisation des salariés. En effet, ces primes, qui viennent compléter les salaires de base, sont un moyen de :
- Récompenser une grande productivité, l’atteinte d’un résultat, l’assiduité, l’ancienneté… ;
- Reconnaître et compenser des conditions d’exercice pénibles (éloignement géographique, travail dominical ou de nuit…) ;
- Encourager la cooptation et faciliter vos recrutements ;
- Associer vos collaborateurs à la performance de l’entreprise (prime d’intéressement, participation)…
- Soutenir vos salariés lors d’un événement personnel (prime de naissance ou de mariage).
Certaines primes ont un caractère obligatoire, elles sont appelée prime « contractuelles ». C’est le cas par exemple de :
- Celles inscrites dans les contrats de travail de vos salariés ;
- Ou celles prévues par un accord d’entreprise, une convention collective ou un engagement unilatéral de l’employeur.
Vous devez alors suivre les modalités d’attribution telles qu’elles ont été définies lors de leur négociation. Ces primes obligatoires font partie du salaire et ne peuvent être supprimées ou modifiées par l’employeur.
D’autres, en revanche, restent à votre entière discrétion, sous réserve de respecter certaines conditions.
Vous souhaitez verser une prime ponctuelle ?
Vous avez la possibilité de verser des gratifications à titre exceptionnel à vos salariés, et cela quelle que soit la nature de leur contrat (CDI, CDD, temps partiel…). Ces primes dites « bénévoles » vous autorisent à fixer vous-même, unilatéralement :
- La date de versement de la prime ;
- Son montant ;
- Les conditions d’octroi…
Vous êtes libre également de la modifier ou de la supprimer. Néanmoins, il est nécessaire d’adopter une stricte objectivité pour être en mesure de justifier vos règles d’attribution. L’objectif est d’éviter toute accusation de discrimination, notamment vis-à-vis de collaborateurs effectuant des missions similaires.
Le versement d’une prime peut-il devenir obligatoire ?
Il convient d’être vigilant. En effet, une prime facultative peut devenir obligatoire dès lors qu’elle cumule trois critères :
- La généralité, à savoir, la prime est accordée à tous vos collaborateurs ou à une catégorie déterminée ;
- La régularité, elle est attribuée au moins trois ans de suite ;
- La fixité, elle est calculée selon des conditions précises. Il s’agit par exemple d’un pourcentage du salaire annuel déterminé.
Si une prime cumule ces trois points, elle devient un « usage d’entreprise ». Dans une telle hypothèse, sachez qu’il est toujours possible de remettre en cause le versement de la prime, sans motivation ni justification. Vous devez alors, impérativement, en informer suffisamment tôt chacun de vos salariés et vos représentants du personnel. Si vous ne respectez pas cette procédure, le maintien de la prime pourrait être exigé.
À noter : pour ménager les relations sociales au sein de votre entreprise, il est fortement conseillé de favoriser le dialogue et la communication avant de supprimer toute prime.
Quel traitement comptable pour les primes ?
Obligatoires ou non, les primes versées à vos salariés sont en principe soumises à cotisations sociales. Il est nécessaire de les faire figurer sur les bulletins de paie (sauf cas particuliers, tel que la prime d’intéressement).
Les primes facultatives ne doivent pas être prises en compte pour :
- Calculer si le salaire d’un collaborateur est bien supérieur au Smic (le minimum légal),
- Estimer le montant des indemnités de congés payés ou la majoration des heures supplémentaires.
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