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3 questions pour savoir comment faire une visioconférence

En raison de la crise sanitaire actuelle, les outils de visioconférence et les réunions à distance ont le vent en poupe. L’exercice ne doit cependant pas s’improviser car il ne répond pas aux mêmes règles que les réunions en présentiel. Choix d’un logiciel de visioconférence, préparation de la réunion et animation : découvrez comment faire une visioconférence et la rendre productive.

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Avec le déploiement du télétravail, la visioconférence devient un biais incontournable pour communiquer avec ses équipes. Découvrez nos conseils pour la réussir.
©Adobe Stock

Quels outils de visioconférence choisir ?

La période de confinement l’a démontré : les réunions à distance sont indispensables pour maintenir le lien avec ses collaborateurs, ses collègues, ses partenaires, voire ses clients. Malgré la reprise progressive en présentiel, les visioconférences restent une bonne solution pour les personnes en télétravail mais aussi pour les équipes réparties sur différents sites. Pour que l’exercice soit productif, il est important de savoir comment faire une visioconférence, d’autant plus que son organisation ne répond pas aux mêmes impératifs que les réunions en présentiel. Pour y parvenir, votre premier réflexe doit être de bien choisir vos outils de visioconférence.

Il n’existe pas à proprement parler un outil de visioconférence meilleur que les autres. Toutefois, vous pouvez sélectionner vos solutions softwares en fonction de vos besoins et de l’objet de la réunion.

  • Si vous souhaitez délivrer une information à vos collaborateurs, vous pouvez vous tourner vers des outils de visioconférence gratuits. C’est le cas du logiciel Skype, voire même de WhatsApp si la réunion se fait via Smartphone. Mais certains applicatifs de visioconférence en ligne peuvent aussi se montrer intéressants, à l’image de Google Meet (gratuit jusqu’à 100 personnes), Whereby (acceptant seulement 4 participants) ou encore Zoom (gratuit pendant 40 minutes) ;
  • Si vous voulez ouvrir le dialogue avec les participants en évitant les échanges cacophoniques, les solutions de chat sont des bons compléments du logiciel de visioconférence (ou de l’applicatif web). Disposer d’un service de chat permet de discuter par écrit et de transférer des fichiers à vos interlocuteurs. En la matière, Slack (disponible en applicatif web et en logiciel) se montre incontournable et très pratique. Teams peut constituer une solution alternative intéressante, notamment car il ne nécessite aucune installation préalable ;
  • Si vous devez recueillir les avis des participants, qu’ils s’agissent de collègues ou de clients, vous pouvez privilégier des outils de questionnaire en complément de votre logiciel de visioconférence. C’est le cas par exemple de l’incontournable Google Forms ou du très complet Klaxoon. Mais Zoom est aussi très pratique car il propose – en un seul et même outil - de la visioconférence et un module dédié aux questionnaires ;
  • Si vous organisez une visioconférence pour co-créer avec les participants, tournez-vous vers des outils additionnels. Ces outils peuvent prendre la forme de tableaux blancs virtuels (Stormz, Klaxoon, etc.), de cartographies pour animer et organiser la réunion (Trello, Planner, etc.), de fichiers pour écrire à plusieurs (Google Docs, Dropbox, etc.) ou encore d’outils de brainstorming (Mindmeister, Mindmanager, etc.). Bien entendu, ils ne se substituent pas au logiciel de visioconférence mais apportent une fonctionnalité additionnelle.

Quels outils hardwares sont nécessaires pour la visioconférence ?

En plus de vos outils de visioconférence softwares (logiciel), vous ne devez pas négliger les équipements hardwares (matériel). Bien qu’un Smartphone suffise, il est préférable d’opter pour un ordinateur pour des réunions longues. En complément, assurez-vous que les participants disposent d’une webcam et d’un micro intégrés. 

Comment préparer une visioconférence en ligne ?

Une fois les besoins identifiés et les outils de visioconférence choisis, vous devez préparer la réunion à distance de A à Z. Pour cela, un travail en amont s’avère indispensable.

  • L’organisation temporelle : en raison de stimuli potentiellement plus nombreux, le temps d’attention des participants est moins important en visioconférence qu’en présentiel. Raison pour laquelle il est recommandé de limiter les réunions à 1h ou 1h30. Il faut également prévoir des pauses toutes les 30 à 45 minutes, permettant aux participants de se changer les esprits (aller aux toilettes, prendre un café, etc.) ;
  • Le choix des participants : Le nombre de personnes à inviter dépend de l’objectif de votre réunion à distance. Si vous faites une visioconférence pour informer tous vos collaborateurs, vous pouvez tous les convier en mettant à disposition un chat pour poser leur question durant la réunion. En revanche, si vous souhaitez organiser une réunion de travail, privilégiez plutôt un petit nombre de personnes – 4 à 6 personnes idéalement ;

Contrairement au présentiel, la prise de parole peut être compliquée à dans les réunions de travail à distance. Pour permettre à chacun de prendre la parole, n’hésitez pas à inviter individuellement à donner son avis ;

  • La mise à disposition des accès : pensez à envoyer le lien vers la solution de visioconférence en ligne au moins 48 ou 72 heures avant la réunion. Communiquez également les éventuels codes d’accès et le guide d’utilisation de l’applicatif ou du logiciel. Vous laissez ainsi le temps à chacun de découvrir l’outil de visioconférence et de régler les éventuels problèmes ;
  • La définition des rôles : pour rendre la réunion à distance aussi efficace qu’en présentiel, vous pouvez aussi attribuer des fonctions à chaque participant. Animation principale, distribution de la parole, prise de note, gestion du temps... autant de rôles que vous pouvez dispatcher pour optimiser l’organisation durant la visioconférence.

Comment faire et animer une visioconférence ?

Malgré une bonne préparation, savoir comment faire une visioconférence n’est pas toujours évident. C’est pour cette raison qu’il est important de fixer un certain nombre de règles à suivre durant la réunion à distance, que les participants soient en télétravail ou sur différents sites. 

  • Laissez le temps de corriger les derniers détails : une fois tous les participants connectés, accordez quelques minutes pour permettre à chacun de se préparer (vérification de l’arrière-plan, du son, de la qualité de la connexion, etc.) ;
  • Démarrez correctement la réunion : dans le même temps, notez la présence des participants au fur et à mesure et plongez-vous dans le déroulé de la réunion une dernière fois. Profitez des débuts de la réunion pour présenter le déroulé, rappeler les bonnes pratiques (micro coupé en fonction du nombre, utilisation du chat), ou encore montrer les outils utilisés au cours de la visioconférence ;
  • Adaptez les modes de communication : le ton adopté en visioconférence est encore plus important qu’en présentiel car il est possible de paraître facilement agressif. Rappelez donc à chacun de rester courtois. Vous pouvez aussi mettre en place une communication non verbale pour faciliter les échanges et les prises de parole (une main levée pour demander la parole, un pouce lorsqu’on est d’accord, une croix lorsqu’on est perdu, etc.) ;
  • Suivez les prises de parole : Pour faire participer le plus grand nombre de personnes et équilibrer le temps de parole, vous pouvez demander à ceux qui parlent peu leur opinion. N’hésitez pas à les relancer afin d’offrir un temps de parole homogène à chacun ;
  • Ne sous-estimez pas les outils annexes : à l’image du chat, les outils complémentaires peuvent se montrer utiles pour mieux organiser vos réunions à distance. Utilisez-les pour transmettre des documents, poser une question individuelle, diffuser des questionnaires ou encore ordonner les différents sujets du jour ;
  • Concluez la réunion : avant de mettre un terme à la visioconférence, prenez quelques minutes pour récapituler les grandes lignes de l’échange, définir les actions que chacun doit entreprendre, fixer les prochains objectifs et demander si chacun est bien d’accord avec ce compte-rendu final ;
  • Pensez à l’après-réunion : encore plus qu’en présentiel, vous devez revenir vers les participants à l’issue de la visioconférence. En plus de transmettre un compte-rendu écrit de ce qui a été dit et des prochaines étapes, n’hésitez pas à leur adresser un questionnaire - via Google Forms par exemple - afin d’avoir leur ressenti sur la réunion et vous améliorer pour la prochaine.

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