Voiture de fonction conduite par un tiers : tout ce qu’il faut savoir

Vous mettez une voiture de fonction à disposition de vos salariés pour leurs déplacements professionnels et personnels, hors du temps de travail ? Leur famille et leurs amis peuvent y prendre place, comme s’il s’agissait de la voiture familiale. Mais un tiers a-t-il le droit de conduire ce véhicule ? À quelles conditions ? Et que se passe-t-il en cas d’infraction routière ou d’accident ? Ce qu’il faut savoir.

Certaines conditions préalables sont nécessaires à la conduite d’un véhicule de fonction par un second conducteur.
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Un tiers peut-il conduire la voiture de fonction de votre salarié ?

Un second conducteur est autorisé à faire usage du véhicule de fonction, à certaines conditions :

votre salarié doit avoir votre accord (un accord inscrit dans le contrat de travail). Sans votre autorisation, l’assurance considère votre collaborateur comme le seul et unique conducteur autorisé du véhicule ;
le conducteur tiers de la voiture de fonction peut être soit le conjoint ou le concubin (civilement déclaré) de votre salarié, soit toute autre personne conduisant en sa présence ;
vous devez signaler l’existence d’un conducteur tiers auprès de votre assurance, pour permettre sa prise en charge ;
le tiers ne peut utiliser le véhicule qu’en dehors des heures de travail de votre salarié.

En cas d’infraction routière commise par un tiers, que se passe-t-il ?

Si un conducteur tiers commet une infraction, votre salarié doit le dénoncer auprès de sa direction, qui répercutera l’information auprès des services publics concernés. À défaut, le salarié sera désigné comme responsable de l’infraction.

Rappelons que depuis le 1^er janvier 2017, les entreprises ont l’obligation de dénoncer, dans les 45 jours, les salariés responsables d’une infraction routière. L’amende ne peut pas être retenue par l’employeur sur le salaire, mais l’employé doit la régler directement à l’administration. Et le retrait de points sera effectué sur le permis du conducteur responsable de l’infraction. Si la société s’acquitte de l’amende, il s’agit alors d’un avantage en nature : son montant doit être intégré dans l’assiette des cotisations sociales.

En cas de sinistre impliquant la voiture de fonction, qui paye quoi ?

La notion de conducteur autorisé ne s’applique par principe qu’au salarié. Autrement dit, si vous n’avez pas autorisé de conducteur tiers pour les voitures de fonction, l’assurance ne jouera pas en cas d’accident causé par ce dernier.

La franchise retenue est à la charge de l’entreprise, sauf en cas de faute lourde (ce qui suppose que le salarié ait eu une intention de vous nuire). Toutefois, il faut distinguer l’usage privé de l’usage professionnel : votre collaborateur et vous-même pouvez convenir que le paiement de la franchise sera à sa charge en cas de sinistre survenu hors du temps de travail.

2 conseils pour prévenir tout litige concernant les voitures de fonction

Pour éviter toute difficulté en cas d’incident, il est conseillé :

d’inscrire la voiture de fonction au contrat de travail de vos salariés. Vous y définirez par écrit les modalités et conditions d’utilisation du véhicule de fonction, y compris dans le cadre d’un usage personnel (en soirée, pendant les week-ends et les périodes de congés ; autorisation de conduite par un tiers ou pas…) ;
d’informer précisément vos collaborateurs de leurs droits et devoirs.

À noter : une voiture de fonction ne doit pas être confondue avec une voiture de service. Cette dernière est destinée à un usage exclusivement professionnel, avec une tolérance pour les trajets domicile-travail. Aucun usage privé n’est prévu pour un véhicule de service.

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