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Quels outils utiliser pour digitaliser votre entreprise ?

Page mise à jour le 23/09/2024

8 outils pour la transformation digitale de votre entreprise

À l'heure du tout-numérique, la transformation digitale de votre entreprise est capitale, notamment pour répondre aux nouvelles attentes des consommateurs et optimiser vos processus. Découvrez notre sélection d’outils indispensables pour réussir la digitalisation de votre entreprise.

La numérisation de l’économie peut aider votre entreprise à condition que vous anticipiez les changements qu’elle peut entraîner.
© iStock

Transformation numérique : quels avantages pour votre entreprise ?

La digitalisation consiste à transformer – via l'adoption de solutions numériques – toutes les composantes de l'entreprise : les process internes, les métiers, la culture d'entreprise ou encore l'organisation et les méthodes de travail. Aussi appelée transformation numérique ou digitale, elle implique de faire profondément évoluer la stratégie de l’entreprise à l’aune du numérique.

Il n'existe pas de recette unique pour réaliser la transformation numérique de son entreprise : les processus à déployer diffèrent selon les organisations. Quoi qu’il en soit, la digitalisation présente plusieurs atouts :

Gagner en visibilité auprès des clients et des prospects, notamment en étant présent sur Internet ;
Faciliter le dialogue avec vos partenaires et clients, via l'utilisation d'un service de messagerie en ligne par exemple ;
Développer de nouveaux canaux de vente, via la création d'un site e-commerce par exemple ;
Répondre aux nouvelles demandes des consommateurs (paiement en ligne, click & collect, etc.) ;
Optimiser la gestion de l'activité (gestion des stocks, comptabilité, facturation, etc.) ;
Renforcer la collaboration interne, notamment en utilisant une application de suivi de projet par exemple.

PLUS DE 3 ENTREPRISES SUR 4

sont convaincues des bénéfices apportés par le numérique⁽¹⁾.

Quels outils utiliser pour digitaliser votre activité ?

1. Les solutions pour être présent en ligne

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est bien souvent indispensable d'être présent en ligne afin d'améliorer votre visibilité auprès des consommateurs. Pour preuve, 84 % des TPE et PME disposent d'au moins une solution de visibilité en ligne⁽¹⁾.

Selon votre objectif et/ou vos moyens, vous disposez de plusieurs leviers pour être référencé sur Internet.

Créer un site web : il peut prendre la forme d'un site vitrine présentant simplement votre activité ou d'un site e-commerce vous permettant de vendre vos produits et services en ligne ;
Être actif sur les réseaux sociaux : vous pouvez également créer un compte sur un réseau social, dont Facebook et Instagram, pour permettre à vos clients de se renseigner sur votre activité et sur votre actualité ;
Créer une fiche Google : à défaut d’avoir un site Internet, vous pouvez créer une fiche établissement sur Google. Celle-ci permet aux internautes de connaître toutes les principales informations liées à votre activité (adresse, horaires, numéro de téléphone, etc.) ;
Vendre sur une place de marché : à condition d’avoir une activité commerciale, vous pouvez vous créer un profil de vendeur sur une marketplace (Amazon, Ebay, etc.). Vous pourrez y vendre vos produits en ligne, sans avoir à gérer de site e-commerce.

2. Les outils de gestion de la relation client

Les logiciels de gestion de la relation client, aussi appelés CRM (customer relationship management), sont indissociables de votre transformation digitale. : ils vous permettent de centraliser tous les outils et informations nécessaires au management de la relation client.

Le déploiement d'un logiciel CRM au sein de votre entreprise peut présenter plusieurs intérêts :

Centraliser toutes les données de vos clients et prospects, les analyser et vous aider à prendre des décisions appropriées (relancer un client, etc.) ;
Mesurer vos performances commerciales grâce à des tableaux de bord et des reporting ;
Piloter toutes les étapes du cycle de vente, de la prospection à la fidélisation client ;
Gérer vos campagnes marketing tout support (e-mail, sms, etc.).

3. Les suites collaboratives

La transformation numérique de votre entreprise passe également par le développement du travail collaboratif à l'interne : c'est ce que permettent les suites collaboratives. Ces solutions permettent de créer une digital workplace, permettant à vos collaborateurs de gérer leur activité et d'échanger en ligne via des outils communs et connectés.

En la matière, on peut citer les deux principaux du secteur :

G Suite de Google qui propose notamment Gmail, Google Docs, Google Calendar ou encore Drive pour le stockage ;
Microsoft Office 365 qui regroupe la suite bureautique du même nom (Word, Excel, etc.), Outlook pour les e-mails ou encore Teams pour la visio.

4. Les outils de communication en ligne

Les solutions de communication en ligne simplifient les échanges entre vos équipes, mais aussi avec vos partenaires et vos clients. En plus de centraliser tous les organes de discussion, ces outils sont indispensables si vos salariés ont adopté le télétravail.

Ils fonctionnent à la manière d’un service de messagerie instantanée : vos collaborateurs peuvent y accéder depuis n'importe quel support connecté à Internet, tout en bénéficiant de fonctionnalités additionnelles (visioconférence, partage d'écran, etc.).

En la matière, les outils les plus réputés sont notamment Slack, Microsoft Teams et Google Hangouts.

5. Les solutions de gestion de projet

Complémentaires d'une suite collaborative, les outils de gestion de projet servent à piloter toutes les étapes nécessaires à la concrétisation d'un projet : concevoir un nouveau service, mettre un produit sur le marché, produire une campagne marketing, etc.

À l'image de Trello, Notion ou encore Asana, ces outils permettent à vos équipes de créer des tâches, définir un planning, assigner des responsabilités ou encore suivre la progression du projet. Vos équipes disposent ainsi d'un espace de travail favorisant le travail collaboratif et l'atteinte des objectifs.

6. Les outils de gestion des ressources humaines

La digitalisation de votre entreprise passe également par l’adoption d’outils permettant de piloter toute la fonction RH. Ils vous offrent de nombreuses fonctionnalités permettant de mieux gérer certains aspects administratifs de votre activité, notamment en ce qui concerne :

La gestion des candidatures ;
L'intégration des nouveaux collaborateurs ;
L'édition des fiches de poste ;
La formation et la montée en compétences ;
La gestion des congés et des absences ;
Le suivi du temps de travail ;
L’édition des bulletins de paie.

Vous avez le choix entre de très nombreux logiciels RH, notamment selon les pans de votre activité que souhaitez dématérialiser (paie, recrutement, intégration, suivi du temps de travail, etc.).

7. Les outils de comptabilité digitale

Bien qu'elle soit chronophage, la bonne gestion de la comptabilité est essentielle à la viabilité économique de votre activité. En la matière, les solutions digitales de gestion comptable proposent de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion du poste, dont :

Une aide pour l'édition des devis, des bons de commande et des factures ;
La mise à jour automatique de l'outil, notamment au regard des évolutions réglementaires ;
L’automatisation des tâches les plus basiques, évitant les erreurs de ressaisie ;
La sécurisation des données, notamment grâce à leur enregistrement dans le cloud ;
L’édition automatique des documents comptables.

8. Les logiciels de gestion intégré

Un logiciel de gestion intégré, aussi appelé ERP (Enterprise resource planning), est une suite d'applications permettant de gérer la plupart des processus métiers du quotidien. Prenant le plus souvent la forme d'une solution Cloud, il peut permettre de piloter les achats, la comptabilité, les stocks, les approvisionnements ou encore les outils de planification et d'analyse financière.

Pour votre entreprise, le principal avantage d'un système ERP est d'optimiser les principaux pans de votre activité. À titre d'exemple, cette solution digitale peut permettre :

D'obtenir une vision unique de toute votre activité grâce à la centralisation de l'ensemble des informations propres à votre activité (chiffre d'affaires, rotation des stocks, fonds de roulement, etc.) ;
D'automatiser toutes les tâches répétitives pour allouer vos équipes à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
De favoriser la prise de décisions grâce à la production d'indicateurs chiffrés sur l'activité.

Comment réussir la digitalisation de votre activité ?

Identifier les objectifs de votre transformation digitale

Avant d'adopter certains outils numériques, vous devez identifier vos objectifs et vos besoins en matière de digitalisation : améliorer vos process internes (comptabilité, relations clients, gestion des ressources humaines, etc.), augmenter votre chiffre d'affaires, développer de nouveaux marchés, lancer de nouveaux produits ou services, automatiser certaines tâches ou encore créer de nouveaux canaux de ventes.

Cette réflexion préalable doit vous permettre de définir les technologies vous permettant d'atteindre ces objectifs : par exemple, le déploiement d'un logiciel CRM est pertinent si vous souhaitez améliorer la gestion de la relation client.

Dès lors, vous pourrez mettre en œuvre les actions nécessaires à l’utilisation de ces technologies : choisir une solution adaptée, former vos salariés à l’usage des outils, modifier les process internes, évaluer l’efficacité des technologies déployées, etc.

Être accompagné dans la digitalisation de votre entreprise

Le déploiement de solutions digitales au sein de votre entreprise peut constituer un chantier d’envergure, tout particulièrement si vous manquez de compétences à l'interne. C’est pourquoi, il est souvent judicieux d’être formé et accompagné dans la digitalisation de votre activité. En la matière, plusieurs dispositifs et interlocuteurs peuvent se montrer utiles.

France Num : dédié à la transformation numérique des entreprises, tout particulièrement des TPE et PME, ce portail fournit de très nombreux conseils pour faire évoluer vos process. Il vous propose aussi des outils pour identifier les aides financières auxquelles vous pouvez prétendre, suivre des formations et faire appel à des experts du numérique ;
Ma TPE gagne avec le numérique : il s'agit d'une formation en ligne (Mooc), conçue pour les dirigeants de petites entreprises. Sur une période de 3 semaines, il vous permet d'optimiser le déploiement et l'usage des outils technologiques au sein de votre entreprise ;
Les aides numériques aux entreprises : le site Aides Entreprises regroupe notamment les aides en faveur de la transformation numérique des entreprises. Il vous permet d'identifier les dispositifs auxquels vous êtes éligible, notamment selon votre région et la taille de votre entreprise ;
La transformation numérique des commerces : cette plateforme, gérée par la Chambre de commerce et d'industrie (CCI), propose aux entreprises commerciales des conseils, des actions de sensibilisation et des dispositifs d'accompagnement pour favoriser leur digitalisation ;
Performa Numérique : proposé par la Chambre de métiers et de l'artisanat (CMA), ce dispositif permet aux entreprises artisanales de réaliser un diagnostic de leurs pratiques numériques et de bénéficier d'un accompagnement gratuit pour assurer leur transformation digitale.

25 % DES DIRIGEANTS DE PME FRANÇAISES

considèrent que le manque de compétences constitue le principal frein à la transformation numérique de leur entreprise⁽²⁾.

^{(1) Source : Baromètre France Num 2023 : où en sont les TPE PME (0 à 249 salariés) avec le numérique ? - France Num - 2024

(2) Source : Baromètre de la sérénité numérique 2023 : Enjeux, défis et perspectives de la transformation numérique au sein des PME - Konica Minolta – 2024}

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