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Publié le 16/11/2018, mis à jour le 02/12/2020
RGPD : avez-vous pensé à vos sous-traitants ?
François Carlach, expert juridique MMA, précise vos responsabilités dans le cadre du RGPD si vous sous-traitez la gestion des données personnelles de vos clients.
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Suite à l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, vous avez
– normalement – revu vos procédures afin de sécuriser le traitement des données à caractère personnel, qu’elles soient numériques ou papiers (mailing, gestion de paie, etc.).
Toutes les entreprises, administrations ou associations, établies sur le territoire de l’Union Europénne ou dont l’activité cible des résidents européens sont aujourd’hui concernées. Mais qu’en est-il si vous avez délégué le traitement des données personnelles de vos clients à un sous-traitant ?
Vous restez responsable car le RGPD a mis en place une responsabilité solidaire, c’est-à-dire une co-responsabilité avec le sous-traitant, renforcée par une obligation de collaboration entre vous et lui. Le sous-traitant doit ainsi notifier votre responsable de traitement de toute tentative de violation de données personnelles « dans les meilleurs délais ». Selon la gravité de la violation, votre responsable devra ensuite notifier l’autorité de contrôle et les personnes concernées.
A SAVOIR
On considère qu’il y a une violation des données à caractère personnel s’il y a une violation de la sécurité qui entraine, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non-autorisé à de telles données(1). Cela peut donc être, par exemple, la suppression accidentelle de données médicales conservées par un établissement de santé, ou la perte d’une clé USB contenant les informations clients d’une société. Il peut aussi s’agir d’une introduction malveillante dans une base de données afin de les modifier ou les copier.
(1) Article 4.12 du RGPD
Nous vous recommandons donc de renforcer le contenu de vos contrats de sous-traitance, en incluant par exemple une clause stipulant que le sous-traitant devra effectuer pour votre compte cette notification à la CNIL et aux clients concernés. Mais même dans ce cas, vous devrez mettre à jour le registre des violations et rester maître de la décision de notifier ou non à l’autorité de contrôle, en fonction du risque estimé.
De manière générale, le contrat de sous-traitance doit clairement définir et délimiter les missions du sous-traitant, son périmètre d’intervention, ses obligations et ses responsabilités.
Enfin, n’oubliez pas que désormais votre sous-traitant a obligation d’assistance, d’alerte et de conseil envers vous. Il doit donc :
- Vous prévenir si une de vos instructions constitue une violation des règles en matière de protection des données ;
- Vous aider à donner suite à la demande d’un client d’exercer ses droits sur ses données ;
- Et vous apporter la bonne information en cas de violation de données, notamment en précisant les impacts éventuels.
Ne prenez pas ce sujet à la légère en précisant bien les termes du contrat !
Pour rappel, en cas de violation ou d’utilisation abusive de données, la CNIL peut ordonner la suspension ou la suppression de services et/ou prononcer des condamnations financières pouvant aller jusqu’à 20 millions € ou 4 % du chiffre d’affaires annuel.
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