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ANI : documents de référence

Votre complémentaire santé d’entreprise doit être en place depuis le 1er janvier 2016. En tant qu’employeur, vous devez transmettre et recevoir de nombreux documents à chaque étape de la démarche. Quels sont ceux à communiquer aux salariés et à l’assureur ? Quels éléments pouvez-vous recevoir de leur part ? Que vous faut-il archiver ? MMA vous dit tout.

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© Gary Ombler/Thinkstock

L’acte fondateur

Le premier document important à conserver peut prendre différentes formes selon la méthode que vous aurez choisie pour mettre en place la complémentaire santé obligatoire dans votre entreprise.

Ainsi, en cas de mise en place par :

  • Décision Unilatérale de l’Employeur (ou DUE), vous devez garder une copie du document. La DUE doit être remise à chaque salarié et sa bonne réception doit être constatée par écrit, par signature d’une feuille d’émargement, un accusé de réception de recommandé…
  • Accord d’entreprise, vous devez conserver une copie de l’accord et le récépissé de dépôt auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).
  • Accord référendaire, vous devez conserver la copie de l’accord et le procès-verbal de ratification par vos salariés.

À noter : l’acte fondateur de la complémentaire santé doit nécessairement prévoir les cas de dispenses d’adhésion et préciser que la dispense entraîne une absence de couverture santé.

Le contrat collectif santé obligatoire

  1. Vis-à-vis de l’assureur
    Conservez précieusement le contrat collectif que vous aurez conclu avec l’assureur : conditions générales, conditions particulières et annexes.
    Après l’adhésion de vos salariés, vous devrez transmettre à votre assureur tous les bulletins individuels d’adhésion et une liste récapitulative des salariés.
    À noter : les conditions particulières du contrat doivent toujours être signées par l’assureur et par vous, le souscripteur. Si vous avez souscrit un contrat par l’intermédiaire d’un Agent Général, il vous faut aussi conserver un exemplaire de la fiche conseil qui vous est remise par ce dernier.
     
  2. Vis-à-vis de vos salariés
    Les salariés doivent être informés des spécificités du contrat mis en place. Les documents à remettre à chacun des salariés sont, a minima :
    • Le bulletin d’adhésion. Pour être assuré, chaque salarié doit le remplir et le signer. Vous devez conserver un double de cet élément dans vos archives, ainsi que la liste récapitulative des salariés concernés. Rappelons que ces documents doivent aussi être communiqués à l’assureur.
    • La notice d’information du contrat comportant le tableau des garanties souscrites. Chaque salarié doit signifier par écrit l’avoir bien reçue – par signature d’une feuille d’émargement, un accusé de réception de recommandé… – et les preuves de réception sont à archiver.
       
    Les salariés doivent aussi avoir à disposition, via intranet, autre…, les textes conventionnels, telle la convention collective dont relève l’entreprise.

Les dispenses d’adhésion

  1. Lorsque la complémentaire santé collective est mise en place par une DUE, et qu’il y a participation financière des salariés, ceux alors présents dans l’entreprise peuvent refuser d’y adhérer. Ils doivent le notifier par écrit à l’employeur et vous devez archiver chaque document de refus.
    ​A noter : d’autres dispenses d’adhésion peuvent être prévues en amont dans l’acte fondateur de la complémentaire santé collective. En cas de demandes, les justificatifs sont à réclamer aux salariés concernés et à archiver.
     
  2. Si des salariés bénéficient déjà par ailleurs d’une assurance santé collective et obligatoire, un justificatif annuel de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
    • les salariés concernés,
    • les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers.
       
  3. S’ils bénéficient par ailleurs d’une assurance santé individuelle, un justificatif de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
    • les salariés concernés. Le justificatif doit alors mentionner la date d’échéance du contrat individuel car, à son terme, le salarié devra être assuré par l’assurance collective de l’entreprise.
    • les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers, dans les mêmes conditions que ci-dessus.
    • les salariés saisonniers ou sous contrat à durée déterminée (CDD) d’une durée supérieure à un an.
    A noter : aucun justificatif n’est requis pour les salariés saisonniers ou sous contrat à durée déterminée d’une durée inférieure à un an, souhaitant continuer à bénéficier d’une assurance santé individuelle souscrite par ailleurs
     
  4. S’ils bénéficient de la CMU-C ou d’une aide à l’acquisition d’une complémentaire santé (ACS), un justificatif de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour les salariés et les ayants droit de salariés concernés par cette couverture.

La non-conservation des documents

Que se passerait-il si un salarié déclarait ne pas être intégré à la complémentaire santé collective ? Il appartiendrait alors à votre entreprise d’apporter la preuve de l’information et de l’adhésion, ou à défaut de la dispense d’adhésion, du salarié.

Si les documents ne peuvent être produits, votre entreprise devra dédommager le salarié concerné des frais de santé qui auraient dû être remboursés par l’assureur.

L’Urssaf peut aussi vouloir vérifier le caractère collectif et obligatoire de votre complémentaire santé d’entreprise. En cas de contrôle, les bulletins d’adhésion de tous les salariés, ainsi que les justificatifs de dispense, vous seront notamment demandés.

Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, toutes les cotisations patronales qui avaient bénéficié d’une exonération, pourraient être réintégrées dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. Un coût qui peut être non négligeable pour votre entreprise…

Le conseil MMA

Pour toute question complémentaire sur les documents à fournir, à rassembler et à archiver dans le cadre de la mise en place d’une assurance santé collective au sein de votre entreprise, votre Agent Général MMA se tient à votre disposition.

Parfaitement au courant des dispositions prévues par la loi (panier minimum de soins, contrat responsable, montant minimal de participation de l’entreprise, avantages fiscaux et sociaux...), il est là pour étudier avec vous la situation détaillée de votre entreprise et vous donner le meilleur conseil.

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