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Publié le 26/01/2017, mis à jour le 16/09/2020
ANI : les formalités et obligations pour l’employeur
Depuis janvier 2016, chaque employeur a l’obligation de proposer une mutuelle d’entreprise à l’ensemble de ses salariés. À chaque étape de la démarche, vous devez transmettre et recevoir de nombreux documents. Êtes-vous en règle ? Petit rappel pour éviter d’être exposé à des recours contentieux.
La complémentaire santé collective est obligatoire, et implique un certain nombre de documents administratifs à envoyer ou recevoir. Décryptage de la documentation relative à vos obligations juridiques.
© Gary Ombler/Thinkstock
Conserver une copie de l’acte fondateur
Pour mettre en place la complémentaire santé obligatoire, vous devez vous appuyer sur l’un des trois actes fondateurs suivants :
- Décision Unilatérale de l’Employeur (ou DUE), vous devez garder une copie du document. La DUE doit être remise à chaque salarié et sa bonne réception doit être constatée par écrit, par signature d’une feuille d’émargement, un accusé de réception de recommandé… ;
- Accord d’entreprise, vous devez conserver une copie de l’accord et le récépissé de dépôt auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) ;
- Accord référendaire, vous devez conserver la copie de l’accord et le procès-verbal de ratification par vos salariés.
À noter : l’acte fondateur de la complémentaire santé doit nécessairement prévoir les cas de dispenses d’adhésion et préciser que la dispense entraîne une absence de couverture santé.
Le contrat collectif santé obligatoire
- Vis-à-vis de l’assureur
Conservez précieusement le contrat collectif que vous aurez conclu avec l’assureur : conditions générales, conditions particulières et annexes.
Après l’adhésion de vos salariés, vous devrez transmettre à votre assureur tous les bulletins individuels d’adhésion et une liste récapitulative des salariés.
À noter : les conditions particulières du contrat doivent toujours être signées par l’assureur et par vous, le souscripteur. Si vous avez souscrit un contrat par l’intermédiaire d’un Agent MMA, il vous faut aussi conserver un exemplaire de la fiche-conseil qu’il vous remet.
- Vis-à-vis de vos salariés
Les salariés doivent être informés des spécificités du contrat mis en place. Les documents à remettre à chacun des salariés sont, a minima :- Le bulletin d’adhésion. Pour être assuré, chaque salarié doit le remplir et le signer. Vous devez conserver un double de cet élément, ainsi que la liste de tous les salariés concernés ;
- La notice d’information du contrat comportant le tableau des garanties souscrites. Chaque salarié doit signifier par écrit l’avoir bien reçue – signature d’une feuille d’émargement, accusé de réception de recommandé… – et les preuves de réception sont à conserver.
Quels documents demander en cas de dispenses d’adhésion ?
Vos salariés peuvent refuser la mutuelle santé obligatoire de votre entreprise s’ils répondent aux critères des cas de dispense prévus par la loi ou prévus dans l’acte instituant le régime frais de santé.
- Lorsque la complémentaire santé collective est mise en place par une DUE, et que l’entreprise demande une participation financière des salariés, ceux qui étaient présents dans l’entreprise peuvent refuser d’y adhérer. Ils doivent le notifier par écrit à l’employeur et vous devez archiver chaque document de refus.
A noter : d’autres dispenses d’adhésion peuvent être prévues en amont dans l’acte fondateur de la complémentaire santé collective. En cas de demandes, les justificatifs sont à réclamer aux salariés concernés et à archiver.
- Si des salariés bénéficient déjà par ailleurs d’une assurance santé collective et obligatoire, un justificatif annuel de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
- Les salariés concernés ;
- Les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers.
- S’ils bénéficient par ailleurs d’une assurance santé individuelle, un justificatif de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
- Les salariés concernés. Le justificatif doit alors mentionner la date d’échéance du contrat individuel car, à son terme, le salarié devra être assuré par l’assurance collective de l’entreprise.
- Les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers, dans les mêmes conditions que ci-dessus ;
- Durée supérieure à un an. Il en est de même pour les apprentis dont le contrat est d’un an ou plus si la cotisation est inférieure à 10% de son salaire.
- S’ils bénéficient de la CSS, un justificatif de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour les salariés et les ayants droit de salariés concernés par cette couverture.
Pourquoi faut-il conserver ces documents ?
Que se passerait-il si un salarié déclarait ne pas être intégré à la complémentaire santé collective ? Si cela arrivait, c’est votre entreprise qui devrait apporter la preuve de l’information et de l’adhésion, ou à défaut de la dispense d’adhésion, du salarié.
Si les documents ne peuvent être fournis, votre entreprise devra dédommager le salarié concerné des frais de santé qui auraient dû être remboursés par l’assureur.
L’Urssaf peut aussi vouloir vérifier le caractère collectif et obligatoire de votre complémentaire santé d’entreprise. En cas de contrôle, les bulletins d’adhésion de tous les salariés, ainsi que les justificatifs de dispense, vous seront notamment demandés.
Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, toutes les cotisations patronales qui avaient bénéficié d’une exonération, pourraient être réintégrées dans le montant des cotisations de Sécurité sociale. Un coût qui peut être non négligeable pour votre entreprise.
À noter : en cas de non-conformité du contrat au cadre réglementaire, l’entreprise prend le risque de perdre ses exonérations sociales et fiscales.
© contrastwerkstatt/AdobeStock
Mutuelle collective d’entreprise : Prenez soin de la santé de tous vos salariés
Choisir la complémentaire santé collective la plus adaptée à vos besoins et à ceux de vos salariés vous revient en tant que dirigeant. Respect des obligations légales, optimisation de votre budget… notre Agent MMA vous conseille.
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