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Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur
Publié le 26/01/2017, mis à jour le 24/02/2023
ANI : les documents obligatoires
Depuis janvier 2016, chaque employeur a l’obligation de proposer une mutuelle d’entreprise à l’ensemble de ses salariés. À chaque étape de la démarche, vous devez transmettre et recevoir de nombreux documents. Êtes-vous en règle ? Petit rappel des documents à conserver pour éviter d’être exposé à des recours contentieux.
La complémentaire santé collective est obligatoire, et implique un certain nombre de documents administratifs à envoyer ou recevoir. Décryptage de la documentation relative à vos obligations juridiques.
© nenetus - Adobestock
La copie de l’acte fondateur : un document essentiel
Pour mettre en place la complémentaire santé obligatoire, vous devez vous appuyer sur l’un des trois actes fondateurs suivants.
La décision Unilatérale de l’Employeur (ou DUE)
Lorsque vous décidez, seul, de la mise en place des garanties santé collective, vous devez en informer par écrit tous vos salariés qui doivent justifier de la réception du règlement du régime à mettre en place, par la signature d’une feuille d’émargement ou un accusé réception de recommandé. L’information des salariés est indispensable pour que les dispositions de la DUE puissent s’appliquer.
BON À SAVOIR
Le salarié employé dans une entreprise avant la mise en place de la DUE en santé et prévoyance est en droit de demander une dispense d’adhésion. Il devra pour cela formuler par écrit une dispense d’adhésion au jour de la mise en place des garanties ou au jour de la modification du dispositif préexistant remettant en cause le financement intégral des garanties par l’employeur.
L’accord d’entreprise
Si vous avez négocié la mise en place de la couverture santé collective avec les organisations syndicales, l’accord collectif s’impose à l’ensemble des salariés visés par l’accord. Vous devez remettre un exemplaire au greffe du conseil des prud’hommes et le déposer sur la plateforme numérique TéléAccords qui le transmettra automatiquement à la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
L’accord référendaire
Pas de formalité à respecter pour ce mode de mise en place. Il suffit de conserver la copie de l’accord et le procès-verbal de ratification par vos salariés.
À NOTER
L’acte fondateur de la complémentaire santé doit nécessairement prévoir les cas de dispenses d’adhésion et préciser que la dispense entraîne une absence de couverture santé.
Le contrat collectif santé obligatoire
Vis-à-vis de l’assureur
Conservez précieusement tout au long de la vie du contrat :
- Le contrat collectif que vous aurez conclu avec votre assureur : conditions générales, conditions particulières que vous avez datées et signées, ainsi que tout document remis par votre assureur ;
- L’acte de mise en place du régime ;
- La liste d’émargement.
Après l’adhésion de vos salariés, vous devrez transmettre à votre assureur tous les bulletins individuels d’adhésion et une liste récapitulative des salariés.
Vis-à-vis de vos salariés
Tous vos salariés doivent être informés des spécificités du contrat mis en place. Vous devrez notamment leur remettre :
- Le bulletin d’adhésion. Pour être assuré, chaque salarié doit le remplir et le signer. Vous devez conserver un double de cet élément, ainsi que la liste de tous les salariés concernés ;
- La notice d’information du contrat. Chaque salarié doit signifier par écrit l’avoir bien reçue – signature d’une feuille d’émargement, accusé de réception de recommandé… – et les preuves de réception sont à conserver ;
- Le tableau de garanties.
Les salariés doivent aussi avoir à disposition, via intranet, autre…, les textes conventionnels, telle la convention collective dont relève l’entreprise.
Quels documents demander en cas de dispenses d’adhésion ?
Vos salariés peuvent refuser la mutuelle santé obligatoire de votre entreprise s’ils répondent aux critères des cas de dispense prévus par la loi ou prévus dans l’acte instituant le régime frais de santé.
À NOTER
Les justificatifs sont à réclamer aux salariés concernés et à archiver tout le long de la vie du contrat.
Si des salariés bénéficient déjà par ailleurs d’une assurance santé collective et obligatoire, un justificatif annuel de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
- Les salariés concernés ;
- Les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers.
S’ils bénéficient par ailleurs d’une assurance santé individuelle, un justificatif de couverture est à demander et à conserver par l’entreprise pour :
- Les salariés concernés. Le justificatif doit alors mentionner la date d’échéance du contrat individuel car, à son terme, le salarié devra être assuré par l’assurance collective de l’entreprise.
- Les ayants droit de salariés, en cas de contrat à adhésion obligatoire de ces derniers, dans les mêmes conditions que ci-dessus.
Enfin, si des salariés bénéficient de la CSS, un justificatif de couverture est à demander et à conserver, pour les salariés et les ayants droit des salariés concernés par cette couverture.
Pourquoi faut-il conserver ces documents ?
Que se passerait-il si un salarié déclarait ne pas être intégré à la complémentaire santé collective ? C’est l’entreprise qui devra apporter la preuve de la dispense d’adhésion. Si les documents ne peuvent être fournis, vous devrez dédommager le salarié des frais de santé qui auraient dû être remboursés par l’assureur.
L’Urssaf peut aussi vouloir vérifier le caractère collectif et obligatoire de votre complémentaire santé d’entreprise. En cas de contrôle, les bulletins individuels d’affiliation de tous les salariés, ainsi que les justificatifs de dispense, vous seront notamment demandés.
Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, les cotisations patronales qui avaient bénéficié d’une exonération, seront réintégrées dans le montant des cotisations de Sécurité sociale. Un coût non négligeable pour votre entreprise.
À noter
En cas de non-conformité du contrat au cadre réglementaire, l’entreprise prend le risque de perdre ses exonérations sociales et fiscales.
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