Connexion Pro

Conseils pour votre quotidien d'entrepreneur

Déplacement professionnel avec un véhicule personnel : ce que vous devez savoir

Visites clients ou chantiers, achats, livraisons… : vos salariés doivent se déplacer dans le cadre du travail ? Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas leur mettre à disposition un véhicule d’entreprise, vous pouvez leur demander d’utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Il conviendra alors de prendre quelques précautions.

Young man driving in the modern car

Vous pouvez demander à vos salariés d’effectuer des déplacements professionnels avec leurs véhicules privés, mais quelques précautions sont nécessaires.
© Boggy / AdobeStock

1- Dans les contrats de travail, inscrivez une clause sur les déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel

Vous ne pouvez pas contraindre vos salariés à effectuer des déplacements professionnels avec leur véhicule privé si cet usage n’est pas inscrit au contrat de travail. Autrement dit :

  • pour vos nouveaux salariés, il est conseillé d’y inscrire une clause spécifiant qu’ils pourraient être amenés à utiliser leur voiture personnelle pour des déplacements professionnels ;
  • pour les collaborateurs déjà en poste, il est possible de rédiger un avenant au contrat de travail mais sachez qu’ils sont en droit de refuser de le signer.

À noter : si un salarié refuse la modification de son contrat de travail, vous pouvez :

  • soit renoncer à cette modification ;
  • soit procéder à son licenciement.

Mais attention, le licenciement étant strictement encadré par la loi, il convient de vous faire accompagner par un professionnel du droit.  En effet, le licenciement doit être justifié par un motif économique ou personnel, c’est-à-dire par le motif qui vous a poussé à modifier le contrat de travail. Le refus du salarié de voir modifier son contrat de travail ne constituant pas en lui-même une cause réelle et sérieuse de licenciement.

2- Établissez un barème de remboursement des frais kilométriques

Vous devez établir un barème de remboursement des frais kilométriques engagés par vos salariés dans le cadre de l’utilisation de leur voiture personnelle à des fins professionnelles.

Ce barème peut être celui de votre convention collective. Vous pouvez aussi fixer vos propres règles, en prenant en compte :

  • le coût de l’assurance ;
  • la décote de la voiture ;
  • les frais de carburant ;
  • l’usure de la voiture ;
  • les réparations éventuelles.

Veillez aussi à ce que les mêmes remboursements s’appliquent bien à tous les salariés, quels que soient leur fonction, leur grade ou leur ancienneté.

Enfin, autre solution pour fixer le niveau des indemnités kilométriques : recourir au barème fiscal. Il varie selon la puissance administrative du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus chaque année. Pour des distances annuelles de moins de 5 000 kilomètres, l’indemnité kilométrique s’échelonne entre 0,451 et 0,595 €/km.

L’utilisation de ce barème fiscal est très encadrée. Soyez vigilant par exemple à ne pas faire passer une partie de la rémunération de votre salarié en indemnités kilométriques, sous peine de vous voir infliger des pénalités par l’Urssaf.

À noter : les remboursements de péage et parking viennent en complément.

3- Pensez au contrat mission pour vos salariés en déplacement

Dans le cas de déplacements fréquents, vous pouvez souscrire un contrat d’assurance mission pour le compte de vos salariés.

Vous pouvez choisir, en  plus de la Responsabilité Civile Auto obligatoire, des prestations d'assurance ou d'assistance que vous souhaitez pour vos salariés : garantie du conducteur, dépannage 0km, véhicule de remplacement...

En cas de sinistre, vous disposez ainsi de quelques leviers pour en limiter les conséquences pour vos salariés et pour l'entreprise.

Si toutefois, vous ne souhaitez pas souscrire de contrat d’assurance mission, vérifiez que chacun d’eux aient bien souscrit une extension de garantie auprès de leur assureur.

Assurez votre outil de travail avec l’assurance véhicules pro !

Driver © AboutLife/stock.adobe.com

Vous avez véhicule professionnel ? Cet outil de travail est indispensable. Sans lui, c’est l’interruption inévitable de votre activité et une éventuelle perte financière. Vous devez le protéger des imprévus. C’est pourquoi MMA vous propose 3 formules d’assurance auto professionnelle, ainsi qu’une gamme de garanties spécifiques à votre activité.

Assurance véhicule pro