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Impayés : comment les éviter et les gérer ?

La clé pour éviter un impayé repose avant tout sur une bonne gestion de vos fichiers clients et commerciaux. Voici les 4 conseils de Maud Liegey-Campion, expert juridique MMA pour éviter cette situation délicate et les difficultés de trésorerie engendrées.

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Se renseigner sur ses clients

Le meilleur moyen pour éviter les impayés est de vérifier au préalable la solidité financière du client. Pour cela, vous pouvez consulter différentes sources :

  • Les greffes des tribunaux de commerce, sur lnfogreffe.fr (identité des entreprises, comptes annuels, endettement, dépôts de bilan…) ;
  • Le Service de la Publicité Foncière, ex « Conservation des hypothèques » (fichier immobilier d’identité des propriétaires, état hypothécaire des immeubles, …) ;
  • Les entreprises de renseignements juridiques commerciaux et financiers (étude de bilans, score de paiement…) accessibles sur des sites spécialisés tels que societe.com ;
  • Les agences de détectives (pour toute investigation sur la solvabilité…).

Remplir ses obligations

Pour maîtriser les risques clients, pensez à rédiger avec soin les documents contractuels nécessaires à une vente établie en bonne et due forme en intégrant dans vos devis, bons de commande et de livraison, vos conditions générales de ventes, le détail de vos prestations et les modalités de paiement (acompte, dates de paiement et pénalités de retard...).

De plus, demandez impérativement à votre client de les signer avant toute réalisation. Nous vous conseillons de demander également le versement d’arrhes ou d’acomptes à la signature du devis ou du bon de commande. Cela n’évitera pas les impayés mais en réduira l’impact sur votre trésorerie. Si vous constatez une fragilité ponctuelle, vous pouvez aussi demander un paiement avant livraison.

Plusieurs fintechs proposent à cet égard la mise en place de solutions de paiement en plusieurs fois, sur le même principe que les paiements fractionnés offerts aux particuliers. Le coût pour vous est en général proportionnel aux volumes d’affaires concernés. 

Relancer ses clients et mettre en place un fichier des encours

Maîtrisez au maximum le facteur temps et suivez au plus près votre facturation. Si votre client ne respecte pas les délais de paiement, vous pouvez le relancer ainsi :

  • À la date de paiement, si votre client n'a toujours pas réglé, appelez-le pour faire le point.
  • Faites des relances écrites, datées et suffisamment circonstanciées et gardez les copies.
  • Vous pouvez alterner relance téléphonique et écrite, toutefois, ne laissez jamais trop de temps s'écouler entre les relances.

Pensez à tenir un suivi précis des encours, avec indication des factures émises et des impayés à date. Ainsi, il vous sera plus facile de détecter les mauvais payeurs et donc de refuser, à l’avenir, de contracter à nouveau avec des clients potentiellement à risque. 

Bon à savoir

Selon la taille de votre entreprise, il peut être intéressant de s’équiper de solutions automatisées de pilotage de trésorerie, avec alertes et déclenchement automatiques de relance quelques jours avant la date d’échéance. De nombreuses start-ups ou groupes plus établis proposent des solutions sur abonnement, en mode SaaS.

Trouver des solutions amiables 

Malgré toutes ces précautions, le client ne vous règle pas ?

Premier cas de figure, vous pouvez trouver un accord en le contactant afin de connaître les motifs de son non-règlement et trouver une solution amiable. Si votre client éprouve des difficultés pour honorer ses factures, et s’il est de bonne foi, proposez-lui par écrit un échéancier daté et précis. Vous veillerez à le compléter d’une clause exigeant le paiement immédiat du montant intégral de la somme due en cas de non règlement de l'une des mensualités.

Deuxième cas de figure, aucun accord amiable n’aboutit. Vous pouvez alors entamer une procédure plus formalisée. Si c’est une personne physique ou un professionnel qui n’est pas en redressement, ni liquidation judiciaire, vous devez lui adresser un courrier recommandé avec accusé de réception en rappelant et en détaillant la situation. Indiquez un délai de réponse raisonnable, 15 jours par exemple, pour vous faire une proposition de règlement. Sans réponse dans le délai imparti, vous pouvez envisager une procédure d’injonction de payer. Cette procédure est simple, rapide et gratuite ! Vous disposez d’un délai de 2 ans pour la faire auprès d’un particulier et de 5 ans auprès d’un professionnel.

Le juge examinera votre demande. S’il estime que votre requête est justifiée, il rendra une ordonnance d’injonction de payer que vous devrez faire remettre par un huissier de justice au débiteur. S’il estime qu’elle n’est pas justifiée ou qu’elle nécessite un débat contradictoire, il rejettera votre demande et vous devrez alors engager une procédure classique dite « assignation au fond ».

Sachez enfin que si l’impayé concerne un professionnel en redressement ou liquidation judiciaire, vous ne disposez que d’un délai de 2 mois à compter de la publication au BODACC(1) pour déclarer votre créance auprès du mandataire désigné par le tribunal.

Vous pouvez également confier le recouvrement de vos impayés à un cabinet de recouvrement en privilégiant une structure adhérant à une fédération de professionnels du secteur. Il faut compter environ 20% de frais sur chaque facture recouvrée. Enfin, il existe des solutions (encore peu développées néanmoins en France) de rachat de créances. Toutefois le montant est un peu élevé (15% au maximum du montant de la facture), ce qui en fait l’option de la dernière chance avant de passer votre créance en perte.

 (1) BODACC : Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales.

Bon à savoir

Selon le dernier rapport de l’observatoire des paiements, publié en juin 2022, le niveau des retards de paiements s’établissait à 12,4 jours fin 2021, soit un jour de plus qu’en 2019. Seules 41% des grandes entreprises paient dans les délais impartis contre 75% des PME. En l’absence de retards de paiement, les PME récupéreraient 12 milliards d’euros de trésorerie et les ETI 4 milliards… Un dépôt de bilan sur 4, en moyenne est dû, à un impayé.

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