Page mise à jour le 22/08/2024

Bien deviser pour bien facturer

Du bon de commande à la mise en recouvrement, différentes étapes sont nécessaires pour éviter les risques de litiges avec votre client et garantir le règlement de vos prestations. Explications en 3 étapes.

Mentions obligatoires, gratuits ou payants… prenez toutes les précautions nécessaires pour établir un devis ou un bon de commande dans le cadre juridique et fiscal prévu par la loi.
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1. Établir un devis ou un bon de commande en bonne et due forme

Avant l’achat d’un produit ou d’une prestation de service, le consommateur doit être informé de ses caractéristiques essentielles : prix, date, délai de livraison du produit ou d’exécution du service. Ces informations précontractuelles sont souvent intégrées dans un devis.

Qu’est-ce qu’un devis ?

Le rôle du devis est multiple, il permet de clarifier les bases de l'échange entre le client et le professionnel et de sécuriser la relation entre les deux parties prenantes en cas de litiges. Sa signature engage mutuellement les parties tant sur la chose que sur le prix.

En principe le devis est facultatif, il devient toutefois obligatoire pour certaines activités comme :

Les travaux et dépannage du secteur du bâtiment et de l’équipement de maison ;
Les prestations de déménagement ;
La location de voiture ;
L’optique médicale ;
Les opérations funéraires ;
Les appareillages auditifs ;
Les actes de chirurgie esthétique ;
Les prestations de services à la personne ;
Les produits et prestations de services destinées à compenser la perte d'autonomie.

BON À SAVOIR

Le devis devient obligatoire dès que la prestation réalisée, la vente dépasse 1 500 €.

Tout manquement à l’obligation d’information précontractuelle du consommateur est passible d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.

Quelles informations intégrer dans le devis ?

Le devis doit à minima comporter les mentions suivantes :

« Devis reçu avant l’exécution des travaux » écrit, daté et signé du consommateur ;
Date du devis et durée de validité de l’offre ;
Nom, raison sociale et adresse de l’entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
Statut et forme juridique de l’entreprise ;
Pour un commerçant : numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation ;
Pour un artisan : numéro au répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d’immatriculation), mention de l’assurance, si obligatoire ;
Numéro individuel d’identification à la TVA du prestataire ;
Nom et adresse du client ;
Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
Descriptif détaillé (quantité et prix) de chaque prestation (fournitures et/ou services) ;
Prix horaire ou forfaitaire de main-d’œuvre ;
Frais de déplacement, éventuellement ;
Modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat ;
Modalités des réclamations et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

S’il s’agit de prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager, vous devez indiquer le caractère gratuit ou payant du devis. Pour les prestations des déménageurs, le devis doit également comporter l’indication du volume du mobilier et le type de voyage prévu (organisé ou spécial).

Combien coûte un devis ?

Le devis est toujours gratuit quand il est obligatoire. Dans les autres cas, rien ne vous interdit de proposer des devis payants, notamment en cas de déplacement et/ou d’études approfondies. Mais vous devez informer votre clientèle du prix avant l’établissement du devis. Le montant du devis pourra être déduit du prix de la prestation.

À quoi vous engage un devis ?

Le devis est une offre de contrat. À ce titre, il vous engage fermement de manière très précise concernant l’étendue des travaux, leur coût, les délais prévus, etc. Au contraire, le devis n’engage le client qu’à partir du moment où il a exprimé sa volonté de faire exécuter les travaux, par une signature au bas du devis « bon pour travaux ».

2. Éditer une facture

Dans quel cas établir une facture ?

La facture est obligatoire pour :

Toute prestation de service ou toute vente de matériel entre professionnels ;
Toute vente de marchandise par un professionnel à un particulier, si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance ;
Toutes les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA ;
Toute prestation de service par un professionnel à un particulier lorsque le montant dépasse 25 euros TTC. Et quel que soit le montant, si le client le demande.

BON À SAVOIR

Les manquements à l’obligation de facturation entre professionnels sont sanctionnés par une amende de 75 000 euros pouvant aller jusqu’à 50 % du montant de la facture omise.

A quoi sert la facture ?

La facture est un document commercial, comptable et juridique détaillant la nature, la quantité et les conditions des achats et ventes de marchandises ou prestations de services, elle sert notamment à :

Prouver l’existence de la prestation rendue ou de la vente de la marchandise, elle fait naître la créance ;
Détailler les conditions de la vente ou de la réalisation de la prestation ;
Justifier les opérations pour la comptabilité, assurer le reversement ou la déductibilité de la TVA.

BON À SAVOIR

Vous devez conserver vos factures pendant au moins 10 ans, car ce sont des pièces comptables (article L123-22 du Code de commerce).

Facture : y a-t-il un format obligatoire ?

La facture doit être écrite en français et établie en deux exemplaires. L’original doit être délivré au client.

BON À SAVOIR

Initialement prévue au 1^er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir du 1^er septembre 2026.

Peut-on annuler ou corriger une facture ?

Erreurs de montant, dans les descriptions des produits ou les coordonnées du destinataire..., les raisons de vouloir modifier ou annuler une facture peuvent être nombreuses. Attention toutefois, la loi française vous interdit formellement de supprimer ou modifier une facture préalablement émise au nom du principe d’inaltérabilité. Si vous souhaitez corriger une facture, il vous faudra éditer une facture rectificative ou une facture d’avoir :

La facture rectificative doit être émise si votre client n’a pas encore réglé le montant. Elle doit comporter :

La mention "annule et remplace”, accompagnée du numéro de la facture erronée ainsi que sa date d’émission ;
Un nouveau numéro de facture, distinct de celui de la facture antérieure.

La facture d’avoir est une facture rectificative avec un montant négatif qui vient annuler tout ou partie de la facture d’origine. Elle doit être émise si votre client a déjà réglé le montant de la facture et doit comporter :

La mention “facture d’avoir” ou “avoir” ;
Un nouveau numéro de facture, distinct de celui de la facture antérieure ;
Les modalités de remboursement (virement bancaire, déduction sur la prochaine facture, etc.).

3. Assurer le suivi et le recouvrement de vos factures

Éviter les impayés

Assurer le suivi de vos facturations est le meilleur moyen pour en garantir le recouvrement et éviter les impayés. Les difficultés économiques ne facilitent pas le règlement spontané de leurs factures par les débiteurs, qu’ils soient particuliers ou professionnels.

Passé le délai initialement prévu dans la facture, relancez sans attendre : un coup de fil, un courrier simple, puis une lettre recommandée.

Enfin, sans nouvelle, passez à la procédure de mise en demeure toujours par courrier recommandé, avant d’envisager la voie contentieuse : procédure simplifiée pour les petites créances ou injonction de payer devant le tribunal pour les montants supérieurs à 4 000 € en cas d’échec de la procédure simplifiée.

Quels délais de paiement ?

Les délais de paiement entre professionnels sont réglementés : sans dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement est fixé au 30^e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Mais si c’est précisé dans le contrat, le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois).

BON À SAVOIR

Pour les ventes de biens destinés à faire l'objet d'une livraison hors de l'Union Européenne effectuées par un professionnel en franchise en base de TVA, le délai ne doit pas dépasser 90 jours à partir de la date d'émission de la facture. Ce délai doit être mentionné dans le contrat.

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