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Dématérialisation des factures : quelles obligations et surtout, quels avantages ?

Dématérialisation des factures clients, factures électroniques… Vous n’êtes pas sûr de ce qui est imposé par la loi ou de l’intérêt pour votre PME d’avoir recours à ce mode de facturation ? Voici quelques éléments de réponses pour guider votre réflexion !

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L’obligation de dématérialisation des factures entre en vigueur en 2019 pour les PME et en 2020 pour les TPE.
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Dématérialisation des factures : le point sur les obligations légales

Vous êtes en prestation de services, vous vendez des marchandises aux organismes publics (État, collectivités territoriales, établissements publics…) ? Vous êtes donc concerné par cette loi.  Voici le  calendrier prévoyant l’obligation de dématérialisation des factures :

  • depuis le 1er janvier 2017, pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques ;
  • depuis le 1er janvier 2018, pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 et 5 000 salariés) ;
  • à partir du 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés) ;
  • à partir du 1er janvier 2020, pour les TPE (moins de 10 salariés).

Le même calendrier s’applique pour la réception de factures électroniques émises par des entreprises privées à destination d’autres entreprises privées, bien qu’aucune loi ne prévoie encore d’obligation pour l’émission de ces documents. Autrement dit, en tant que patron de PME ou TPE, vous serez donc bientôt obligé d’accepter les factures électroniques de la part de fournisseurs privés, mais rien ne vous force à en envoyer vous aussi.

Quelles sont les mentions à faire figurer sur une facture électronique ?

Pour émettre des factures électroniques valables, vous devez utiliser des solutions techniques permettant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document, tels que :

  • la signature électronique ;
  • l’échange de données informatisées (EDI)… ;

Par ailleurs, n’oubliez pas les mentions obligatoires qu’il convient de préciser dans toute facture, qu’elle soit dématérialisée ou non, à savoir :  

  • l’identité du professionnel et du client ;
  • le numéro individuel d’identification à la TVA ;
  • la date d’émission ;
  • le numéro de la facture ;
  • la date de vente ou de prestation de services ;
  • la quantité ;
  • la dénomination précise ;
  • le prix unitaire hors TVA ;
  • les éventuelles réductions de prix ;
  • le taux de TVA et le montant total de la TVA ;
  • le montant total à payer HT et TTC ;
  • les conditions de règlement et d’escompte en cas de paiement anticipé ;
  • le taux de pénalités en cas de retard ;
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Au-delà de l’obligation, quels avantages à passer à la facture dématérialisée ?

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les TPE et PME. Du point de vue :

  1. financier tout d’abord : une facture dématérialisée vous coûtera moins cher qu’une facture papier et accélèrera le processus de paiement. Un atout non négligeable si, comme de nombreuses petites entreprises, vous ne disposez pas toujours d’une marge de manœuvre confortable au niveau de la trésorerie !
  2. gestion : l’intégration à des logiciels de facturation facilitera votre quotidien tout en réduisant les risques d’erreurs ;
  3. archivage : vous optimisez vos espaces de stockage, tout en gagnant les moyens de retrouver plus facilement vos anciennes factures.

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